| ||||||
|
|
| |||||
|
Материал по теме 7
1. Понятие и виды инвентаризации.
В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября Инвентаризации подлежит все имущество хозяйствующего субъекта (учреждения) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие хозяйствующему субъекту, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, комиссии, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация состоит из проверки фактического наличия средств (объектов учета) путем их подсчета, измерения, взвешивания, описания, оценки и проверки расчетов, сопоставления этих фактических остатков с данными бухгалтерского учета. Кроме Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 25.06.2001 г. проведение инвентаризаций, оформление результатов регулируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, которая утверждена Министерством финансов Республики Беларусь постановлением от 30 ноября В связи с спецификой хозяйственной деятельности в отдельных отраслях экономического комплекса государства, при проведении инвентаризации могут руководствоваться ведомственными нормативно-правовыми актами, так например при необходимости проведения инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней руководствуются Инструкцией о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.03.2004г. №34, при инвентаризации книг руководствуются Инструкцией по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь, утвержденной приказом Министерства культуры Республики Беларусь от 28.08.1998г. №300, при инвентаризации объектов интеллектуальной собственности руководствуются Методическими рекомендациями по оценке стоимости и учету объектов интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов, утвержденными приказом Государственного патентного комитета Республики Беларусь от 17.04.1998г.№20, Министерства экономики Республики Беларусь от 18.05.1998г.№41, Министерства финансов Республики Беларусь от 20.04.1998г. №109, Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь от 22.04.1998г.№75 и другими ведомственными нормативно-правовыми актами. Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем хозяйствующего субъекта или собственником имущества данного предприятия или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь. В тех случаях, когда вопросы недостачи, хищения материальных ценностей становятся предметом расследования правоохранительных органов, они определяют объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации перед руководителем хозяйствующего субъекта. При проведении инвентаризации выявляются изменения в составе средств хозяйствующего субъекта. Несоответствие наличия материальных ценностей учетным данным может быть вызвано двумя причинами – неправильным отражением в учете хозяйственных операций, объективность которых и проверяется инвентаризацией либо злоупотреблениями имущественного характера. В связи с этим можно сказать, что инвентаризация – есть способ фактического контроля за сохранностью материальных ценностей и средств. В этом качестве и проявляются защитные функции инвентаризации. Объективно проведенная инвентаризация превентивно воздействует на материально ответственных лиц, дисциплинирует их, способствует предупреждению хищений, незаконных списаний ценностей, выявлению излишков и недостач. Вместе с тем, если инвентаризационной комиссией в процессе контрольной деятельности допущены злоупотредления, некачественно проведена инвентаризация, то эти действия оставляют следы в документах по оформлению инвентаризации: - инвентаризационных описях; - актах контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей; - ведомости результатов, выявленных инвентаризацией; - инвентаризационной описи основных средств; - инвентаризационном ярлыке; - акте инвентаризации отгруженных товаров; - инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданых) на ответственное хранение; - акте инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути; - акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств; - акте инвентаризации будущих периодов; - акте инвентаризации наличных денежных средств; - инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности; - сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств; - сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. Качество инвентаризации определяется полнотой охвата инвентаризуемых материальных ценностей, правильным подсчетом, оценкой и описанием, своевременностью и точностью сопоставления натуральных (выявленных) остатков товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. По видам инвентаризации могут быть плановые и внеплановые, полные или частичные (выборочные), по организационному признаку – внешние и внутренние. В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», проведение инвентаризации обязательно: при смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения); при ликвидации предприятия (учреждения); при составлении годовой отчетности; при смене руководителя предприятия (учреждения) или иного материально ответственного лица; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по другим причинам (пожар, аномальные явления природно-космического характера); по решению контролирующих, судебных, следственных и иных уполномоченных на то органов. Проведение инвентаризации обязательно при выбытии более 50% коллектива, если применяется коллективная (бригадная) материальная ответственность, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). В соответствии с п.6 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, инвентаризация проводится на дату, определенную принимающей и передающей сторонами в договоре (решении), в случае купли – продажи активов в виде имущественных комплексов; передачи активов организации в аренду, безвозмездное пользование; передачи активов по решению уполномоченного органа управления; на дату, установленную соответствующим решением собственников или уполномоченных органов управления, в случае передачи предприятий в виде имущественных комплексов. Инструкция также поясняет, что инвентаризация может проводиться в два этапа – предварительно и непосредственно при передаче имущественных комплексов. Также инвентаризация проводится на день приема- сдачи дел в случае смены руководителя или материально ответственных лиц или перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса при реорганизации или ликвидации организации. Далее Инструкция в п.7 поясняет, что пере тем как составить годовую бухгалтерскую отчетность необходимо провести инвентаризации в следующие сроки: основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товары на складах, товары в розничной торговле, тара под товаром и порожняя, покупные изделия, продукция подсобного сельского хозяйства) – не ранее 1 ноября; незавершенного производства и полуфабрикатов - не ранее 1 ноября; денежных средств – не ранее 1 декабря; обязательств и других активов- не ранее 1 декабря. Периодичность инвентаризации основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации ( в том числе товаров на складах, товаров в розничной торговле, тары под товаром и порожней, покупных изделий, продукции подсобного хозяйства) Инструкция определяет не мене одного раза в год, а незавершенного производства и полуфабрикатов не менее двух раз в год; животных на выращивании и откорме (в том числе и молодняка животных), денежных средств, обязательств и других активов – не менее одного раза в год. В соответствии с п.10 Инструкции, субъекты малого предпринимательства которые применяют упрощенный порядок налогообложения, проводят инвентаризации активов и обязательств один раз в год, кроме случаев, когда в соответствии с бухгалтерским законодательством поведение инвентаризации обязательно больше одного раза. В крупных организациях, с большим наличием материальных ценностей, для проведения инвентаризаций бухгалтерское законодательство разрешает создавать постоянно действующие центральные инвентаризационные комиссии и рабочие инвентаризационные комиссии. Глава 2 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств указывает на то, что центральная инвентаризационная комиссия оказывает методическую помощь рабочим инвентаризационным комиссиям, проводит контрольные проверки инвентаризаций, рассматривает результаты инвентаризаций поведенных рабочими инвентаризационными комиссиями, готовит предложения по регулированию результатов инвентаризаций и представляет их руководству. Что касается рабочих инвентаризационных комиссий, то они проводят инвентаризации, оформляют результаты инвентаризаций, проводят необходимые проверки с получением объяснений по причинам образования излишков или недостач, порчи имущества, принимают решения по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации, все материалы передают в центральную инвентаризационную комиссию для дальнейшего рассмотрения. Центральная инвентаризационная комиссия возглавляется руководителем организации или его заместителем, в состав комиссии входят главный бухгалтер или его заместитель, начальники структурных подразделений, другие работники организации. Рабочие инвентаризационные комиссии создаются в составе представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (заместителя, начальника структурного подразделения - председатель комиссии), специалистов- товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерии и других должностных лиц. Инвентаризации проводятся при полном составе инвентаризационных комиссий. Инструкция в п.13 запрещает назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии материально - ответственных лиц и работников ревизионных подразделений, кроме того запрещается назначать два раза подряд одного и того же работника председателем рабочей инвентаризационной комиссии по проведению инвентаризаций у одних и тех же материально - ответственных лиц. При этом необходимо учитывать, что материально - ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не включаются. Инструкция в п.16 поясняет, что члены инвентаризационной комиссии несут ответственность за правильность проведения инвентаризации, объективность представленных результатов проведенной ими инвентаризации.
2. Порядок проведения инвентаризации.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации, устанавливается руководителем хозяйствующего субъекта (учреждения), кроме случаев, предусмотренных ст. 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и пунктом 6 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств. Инвентаризация включает ряд последовательных действий. Инвентаризация проводится специальной инвентаризационной комиссией хозяйствующего субъекта, которая создается приказом или распоряжением и действует на постоянной основе (Инструкция, Глава 2, Организация проведения инвентаризаций). Состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий утверждает руководитель хозяйствующего субъекта. Его приказ (распоряжение) регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации хозяйствующего субъекта (учреждения), работники бухгалтерии, экономисты, товароведы, инженеры, технологи и т.д. Кроме того, в состав инвентаризационных комиссий могут быть включены специалисты внутреннего аудита хозяйствующего субъекта и независимых аудиторских организаций. Кроме перечисленных мероприятий подготовительный этап включает: · сбор всех членов инвентаризационной комиссии и инструктаж по организации и проведению инвентаризации; · заготовка необходимого количества бланков инвентаризационных описей основных средств, товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, актов инвентаризации отгруженных товаров, материалов и товаров, находящихся в пути и т.д., канцелярских принадлежностей; · подготовка и проверка измерительного оборудования. После этого инвентаризационная комиссия приступает к непосредственной инвентаризации.
Выявление, подсчет и описание материальных ценностей в натуре Второй этап – проверка фактического наличия материальных ценностей. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии или работник контролирующего органа, принимающий участие в инвентаризации, визирует все приходные и расходные документы, приложения к реестрам (отчетам), с указанием (надписью на документе) «до инвентаризации» и датой. Это должно служить для бухгалтерии основанием по определению остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. После этого материально ответственные лица, у которых проводится инвентаризация, дают расписку (специальные графы в инвентаризационной описи основных средств или нематериальных активов, активов, принятых (сданных) на ответственное хранение, ценных бумаг, бланков строгой отчетности о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию и все активы, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и кассиры хозяйствующих субъектов, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение материальных ценностей. Информация о фактическом наличии материальных ценностей и реальных учетных финансовых обязательств получается путем выявления, подсчета, измерения, взвешивания и описания материальных ценностей в натуре и записывается в инвентаризационные описи, причем не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность охвата инвентаризацией всех материальных ценностей и объективность данных о фактических остатках материальных ценностей и денежных средств, внесенных в инвентаризационную опись, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, допускается определять по сопроводительным документам при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих материальных ценностей. Определение объема или веса навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Во время инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости подсчета отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевески, данные этих ведомостей сличают, и, выверенный итог, вносят в инвентаризационную опись. Акты обмеров, технические расчеты, ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи. Инвентаризация материальных ценностей обязательно проводится в присутствии (участии) материально ответственных лиц. Запрещается подсчитывать материальные ценности по количеству мест (мешков, ящиков, бочек и т.д.) без проверки их содержимого. Выявленные во время инвентаризации непригодные, испорченные материальные ценности (товары) в общую опись не включаются, на них составляется отдельный акт, в котором указывают причины порчи материальных ценностей, фамилии лиц, отвечавших за сохранность товара. При проведении инвентаризации категорически запрещается вносить в инвентаризационную опись данные бухгалтерского учета, учета кладовщика (материально ответственного лица) с картотек складского учета, амбарных книг, выдавая их за натуральные (фактические) остатки товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации. При нахождении материальных ценностей в нескольких хранилищах (складах), все помещения, за исключением того, в котором проводится инвентаризация, на данное время должны быть закрыты на ключ, опечатаны или опломбированы. Ключи от складских помещений (хранилищ) во время перерывов в работке инвентаризационной комиссии должны находиться у материально ответственного лица, а печать или пломбир – у председателя инвентаризационной комиссии, а если в инвентаризации участвует ревизор – то у него. Данное мероприятие исключает возможность несанкционированного проникновения в помещение, где хранятся материальные ценности, материально ответственного лица без соответствующего контроля со стороны председателя инвентаризационной комиссии или ревизора, а вместе с этим гарантирует права материально ответственного лица. При проведении инвентаризации все операции, связанные с отпуском и приемом материальных ценностей, прекращаются. Товары, другие материалы, поступившие в адрес хозяйствующего субъекта во время инвентаризации, хранятся в отдельном помещении, в инвентаризационную опись не включаются, приходуются бухгалтерией после окончания инвентаризации. Вместе с тем Инструкция в п.49 поясняет, что при поступлении оборотных активов во время инвентаризации, они принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии, заносятся в отдельную опись под названием «Активы, поступившие во время инвентаризации» и приходуются после инвентаризации. С целью недопущения нарушения нормального процесса хозяйственной деятельности субъекта, во время инвентаризации, Инструкция в п.50 указывает на то, что при длительной инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации активы могут быть отпущены ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти оборотные активы заносятся в отдельную опись под наименованием «Активы, отпущенные во время инвентаризации». Все обнаруженные при инвентаризации материальные ценности записываются в опись.
Назначение, организация и проведение инвентаризации работниками правоохранительных органов Важное значение в организации правильной работы сотрудников органов внутренних дел и Департамента финансовых расследований, Комитета Государственного Контроля, других правоохранительных органов имеют четкие представления о специальных приемах исследования хозяйственных операций. Комплекс приемов состоит из двух групп, первую образуют методы документальной проверки содержания операций, вторую – методы фактической проверки, т.е. специально организованные работником правоохранительных органов, которые включают инвентаризацию, контрольный обмер, контрольную приемку, отгрузку и т.д. С помощью приемов второй группы выявляют не документальное, а фактическое несоответствие, несоответствие содержания, возможно даже правильно оформленных документов, действительному содержанию реальной хозяйственной операции. Ведение бухгалтерского учета с нарушениями законодательства способствует снижению контроля за материально-ответственными лицами, запутанности в отражении хозяйственных операций, что затрудняет выявление преступлений по данным бухгалтерского учета. Противоречия между документами, которые, как правило, должны бы быть при налоговых преступлениях, хищениях, других экономических преступлениях, иногда отсутствуют из-за неправильно оформленных документов. Важным способом в установлении фактического состояния хозяйственных операций, определении подлога, недостачи или излишков, является инвентаризация. При предупреждении, выявлении экономических преступлений сотрудники МВД по борьбе с коррупцией и экономическими преступлениями, Департамента финансовых расследований первоначально самостоятельно, либо с помощью привлечения соответствующих лиц, изучают узкий круг заранее добытых учетно-бухгалтерских документов, отражающих хозяйственные операции. Впоследствии, если будет установлено, что имеются достаточные основания полагать о наличии преступления, по требованию правоохранительных органов проводится инвентаризация или ревизия с инвентаризацией. Инвентаризация материальных ценностей по требованию работников правоохранительных органов может назначаться сразу после осмотра места происшествия и составления протокола по осмотру места происшествия, так, например, кражи магазинов, баз, хранилищ, складов, поджога и т.д. Когда инвентаризация не носит формальный характер, в оценке хозяйственной деятельности субъекта используются материалы оперативно-розыскной работы, или расхитители пойманы с поличным – инвентаризация проводится внезапно. Не рекомендуется заранее ставить в известность о проведении инвентаризации должностных лиц субъекта хозяйствования. Это делается с той целью, чтобы предполагаемые правонарушители не смогли уничтожить следы своей противоправной деятельности. Для организации проведения инвентаризации необходимо подготовиться – составить и заготовить письмо на имя руководителя хозяйствующего субъекта о назначении инвентаризации (правовые основания – ст.24 Закона Республики Беларусь «Об органах внутренних дел Республики Беларусь» от17.07 2007г. и ст.173 УПК Республики Беларусь) в котором обосновать необходимость инвентаризации, указать сроки проведения, инвентаризацию полную или выборочную, т.е. то, что интересует правоохранительные органы, в каждом конкретном случае принимается индивидуальное решение. При проведении инвентаризации по требованиям правоохранительных органов рекомендуется сотрудникам правоохранительных органов присутствовать при инвентаризации или использовать для этих целей внештатных работников службы БЭП. Присутствие работников правоохранительных органов в значительной степени дисциплинирует членов инвентаризационных комиссий. Исходя из практики деятельности подразделения БКЭП, работнику правоохранительных органов рекомендуется не подписывать инвентаризационные описи, поскольку он официально не включен распоряжением руководителя хозяйствующего субъекта в инвентаризационную комиссию. Это впоследствии может исключить ряд нежелательных моментов в случае обмана работников правоохранительных органов инвентаризационной комиссией. При проведении параллельно с инвентаризацией ревизии в состав инвентаризационной комиссии включают ревизора. Во время инвентаризации материально-ответственные лица обязаны присутствовать в обязательном порядке при проверке материальных ценностей, за которые они несут ответственность. После окончания снятия остатков (т.е. проверки фактического наличия материальных ценностей), когда инвентаризации проходят по заданию правоохранительных органов, необходимо сотруднику правоохранительных органов изъять один экземпляр инвентаризационной описи до проведения сличения выявленных остатков материальных ценностей с данными бухгалтерского учета, так как возможна фальсификация в момент составления сличительной ведомости. После составления сличительной ведомости, учета пересортицы, списания материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, получают окончательный результат по инвентаризации. Работник правоохранительных органов после получения результатов инвентаризации, регистрирует материалы и принимает решения по ним с учетом всех имеющихся документов. Принятое решение на информации полученной по результатам инвентаризации по мере его реализации в дальнейшем позволяет собрать новую информацию и реализуя ее в комплексе с уже ранее добытой информацией, идти дальше по пути поиска и познания. Информация основа принятия управленческого решения, чем больше и объективнее поступает информации, тем точнее решения.
3. Оформление резульатов инвентаризации.
Во время проведения инвентаризации составляются инвентаризационные описи ручным способом (чернилами или шариковой ручкой) четко и ясно, без помарок и подчисток, либо с помощью средств вычислительной и другой организационной техники. Наименование инвентаризуемых материальных ценностей и объектов, их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Инвентаризационная опись должна составляться в момент проведения инвентаризации. Составление черновиков с последующей перепиской не допускается. Это предупреждает возможность совершения злоупотреблений во время инвентаризации. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Если при составлении инвентаризационной описи во время проведения инвентаризации допущены ошибки, их исправление производится во всех экземплярах записей путем зачеркивания неправильных записей и написания над зачеркнутым правильных. Данные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Каждая страница инвентаризационной описи и опись в целом подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку. После окончания проверки материальных ценностей и составления инвентаризационной описи, материально ответственное лицо (лица) дают расписку, текст которой имеется в описи, подтверждают объективность и правильность проведения инвентаризации в их присутствии, об отсутствии или наличии каких-либо претензий к членам инвентаризационной комиссии и принятия перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проведении инвентаризации возможна смена материально ответственных лиц. Тогда лицо, принявшее имущество, расписывается в описи о принятии, а сдавшей – в сдаче этого имущества. При инвентаризации арендованных или полученных для переработки материальных ценностей, которые находятся на ответственном хранении, составляются отдельные инвентаризационные описи. В случае если инвентаризация растянута во времени из-за большого наличия материальных ценностей, то хранилища с материальными ценностями при перерыве в работе инвентаризационной комиссии закрываются и опечатываются (выше данный вопрос рассматривается). Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в сейфе, шкафу помещения, где проводится инвентаризация. В случае обнаружения материально ответственным лицом, после окончания инвентаризации, ошибки в инвентаризационной описи, оно должно немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии, но открытие помещения с материальными ценностями не допускается. Инвентаризационная комиссия приступает к проверке указанных фактов, и при подтверждении их производит исправление ошибок в порядке, который был изложен выше. Если инвентаризация проводилась по инициативе правоохранительных органов, то после окончания проверки материальных ценностей (инвентаризации), работник правоохранительных органов должен изъять один экземпляр инвентаризационной описи, это позволит избежать возможной фальсификации данных об учете материальных ценностей в период проведения сличения данных, полученных при инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. После окончания инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они, как правило, должны проводиться с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц и обязательно до открытия складских помещений, других хранилищ материальных ценностей, где проводились инвентаризации. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом, который затем регистрируется в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В промежутке между годовыми инвентаризациями, по распоряжению руководителя хозяйствующего субъекта, могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей, с целью оперативного управления хозяйственной деятельностью или выявления потерь (ущерба) при нарушениях законодательства о хозяйственной и финансовой деятельности. После того, как материальные ценности пересчитаны (проверены) и записаны в инвентаризационную опись, инвентаризационная комиссия приступает к сравнению информации, записанной в инвентаризационной описи, с данными бухгалтерского учета, т.е. выявляет, есть ли расхождения данных бухгалтерского учета с фактическими остатками материальных ценностей.
Порядок составления сличительной ведомости по инвентаризации Для оценки результатов инвентаризации материальных ценностей, сравнения данных фактических (натуральных) остатков материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации, с данными, которые зафиксированы в бухгалтерских и складских учетах, составляется сличительная ведомость. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между данными, зафиксированными в бухгалтерских учетах, и данными инвентаризационной описи. В ходе проведения этой операции устанавливаются недостачи или излишки материальных ценностей, суммы в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой, отраженной в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На товарно-материальные ценности, которые не принадлежат хозяйствующему субъекту (учреждению), но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и т.д.), составляются отдельные сличительные ведомости. Перед составлением сличительной ведомости, данные бухгалтерского учета по остаткам материальных ценностей сверяются с данными складского учета материально ответственных лиц, устраняются все выявленные при этом неточности в учете. Сличительные ведомости могут составляться как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. Инструкция поясняет в п.70, что сличительные ведомости по активам, по которым в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных составляются в соответствии с приложениями 5, 20, 21. В каждом таком случае выявления отклонений комиссия берет объяснения от материально ответственных лиц. Далее в этом же пункте Инструкция указывает на то, что стоимость недостающих и излишне выявленных активов и обязательств в сличительной ведомости указывается в соответствии Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства Экономики Республики Беларусь от 24 .03.2003г. №9/69 (НРПА РБ, 2003г. №38,8/9304). На активы, которые числятся за балансом в организации, сличительные ведомости составляются отдельно. Порядок регулирования инвентаризационной разницы и оформление результатов инвентаризации В ходе проведения инвентаризации может возникнуть одна из следующих ситуаций: 1) инвентаризация не выявила расхождений в фактическом наличии материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. Данный факт свидетельствует о правильной организации работы с материальными ценностями и ведении бухгалтерского учета; 2) инвентаризация выявила расхождение фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета, т.е. обнаружила недостачу или излишки имущества. В данной ситуации инвентаризационная комиссия руководствуется Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 25.06.2001 г., в частности ст. 12 – стоимость обнаруженных при инвентаризации излишков материальных ценностей (основные средства, товары, сырье, денежные средства и т.д.) приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляется в коммерческих организациях на финансовые результаты, в некоммерческих организациях – на увеличение доходов.. Стоимость недостачи, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя хозяйствующего субъекта на в дебет счетов учета затрат на производство (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию», др.) в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактической недостачи. Естественная убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостачи ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, оказалась недостача материальных ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только к тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм естественной убыли на материальные ценности, недостача рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств, а также порча сверх норм естественной убыли, относятся на виновных лиц. Сумма недостач, включая недостачу денежных средств в кассе, а также порча активов сверх установленной естественной убыли в соответствии с п.73 Инструкции, отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с дебетом счетов: 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если по недостаче или порче установлено виновное лицо; 96 «Резервы предстоящих расходов», если в организации создается соответствующий резерв; 92 «Вне реализационные доходы и расходы», если виновное лицо не установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, других случаях выявления невозмещенных недостач. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества или его порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации – на увеличение расходов. Сумма излишков активов выявленных в ходе инвентаризации в соответствии с п. 73 Инструкции отражаются по дебету счета 92 «Вне реализационные доходы и расходы». Сумма недостачи и порчи активов, за исключением денежных средств на счетах в банках и дебиторской задолженности, отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов, на которых учитывались недостающие и испорченные активы. Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, решением руководителя организации списываются в коммерческих организациях на вне реализационные расходы либо за счет резерва по сомнительным долгам, в некоммерческих организациях – на увеличение расходов, (дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» (если резервный фонд создавался) или по счету 92 «Вне реализационные доходы и расходы»). Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, решением руководителя организации списываются на счет 92 «Вне реализационные доходы и расходы». Документы, предоставляемые для оформления списания недостач материальных ценностей или порчи сверх установленных норм естественной убыли, должны содержать сведения о решениях следственных или судебных органов об отсутствии состава преступления по данному факту или об отсутствии виновных лиц, т.е. противоправный факт на лицо, возбуждено уголовное дело, но лицо, совершившее данное преступление, не установлено, либо отказ на взыскание ущерба с виновного лица или заключение эксперта специализированных организаций о факте порчи товарно-материальных ценностей не по вине материально-ответственных лиц. Взаимный зачет излишков и недостач при пересортице может быть допущен только в виде исключения за один и то же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. По выявленной пересортице материальных ценностей в ходе инвентаризации проводится тщательная проверка, материально-ответственные лица предоставляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих материальных ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. В том случае, когда конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостача сверх норм естественной убыли и списываются за счет прибыли или резервов. При разнице в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, инвентаризационная комиссия должна в протоколах дать исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Если виновные лица в допущенной пересортице не установлены, то положительные суммовые разницы относятся на вне реализационные доходы, отрицательные суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх установленных норм убыли. Предложения по регулированию выявленных инвентаризацией расхождений фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета, представляются на рассмотрение руководителю хозяйствующего субъекта, который принимает окончательное решение о зачете. Расхождения фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета могут быть по следующим причинам: 1) ошибки при учете отпуска или приема материальных ценностей материально-ответственными лицами. Так, например, кладовщица склада комплектующих материалов выдала по неопытности на участок сборки бухту электрического кабеля с двойной изоляцией вместо электрического кабеля с одинарной изоляцией, и т.д. При изучении причин образования пересортицы необходимо учитывать возможность таких ошибок, особенно в тех случаях, когда изделия (товары) разного качества (сортов) оказавшихся одновременно в излишке и в недостаче, мало отличаются по внешнему виду; 2) целенаправленные действия материально-ответственных лиц на пересортицу и создание излишков за счет обмана клиентов. Эти действия нашли широкое распространение в сфере продовольственной и овощной торговли, общественного питания, где создаются излишки товаров с последующим хищением. Реализуя полученные товары 1-го и 2-го сорта, часто низший сорт реализуют за высший, разницу в цене присваивают, и т.д.; 3) неточные записи в бухгалтерском учете, которые могут быть по разным причинам, в основном из-за халатности; умышленное составление неправильных записей в первичных документах и в бухгалтерских учетах с целью искажения количественных и качественных учетных показателей. В данной ситуации после рассмотрения и исследования причин и размера пересортицы, инвентаризационная комиссия, при наличии злоупотреблений со стороны материально-ответственных лиц, обязана передать в правоохранительные органы материалы инвентаризации.
| ||||||
| ||||||
| © Академия Министерства внутренних дел Республики Беларусь Электронный учебно-методический комплекс | ||||||