Материал по теме 3

 

Тема  № 3. «Бухгалтерские документы»

  

 

 

 

 

1. Понятие и виды бухгалтерских документов.

 

 

В Советском энциклопедическом словаре (гл. ред. А.М. Прохоров; ред. кол. : А.А. Гусев и др.- изд. 4-е. – М.: Сов. Энциклопедия, 1987) на с. 404 дано следующее понятие документа: «Документ (от лат. Documentum – свидетельство), материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента и т.д.) с записанной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д. В узком смысле – деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то».

С правовой точки зрения документ является одним из видов материальных носителей зафиксированной в нем информации, имеющей значение для принятия организационных, управленческих, правовых, поисковых и познавательных решений.

Особенности документа определяются следующими обстоятельствами:

·                   документ всегда представляет собой результат целе­направленной деятельности человека, следовательно, в нём остаются специфические следы этой деятельности конкретного человека;

·                   данная деятельность связана с регистра­цией, фиксацией какого-либо реально прошедшего, существующего факта, события, действия или определенных сведений о чем-то, а ино­гда и то и другое вместе;

·                   осуществляются эти действия различными способами с помощью специ­альных знаний, навыков, умений и доступных технических средств;

·                   регистрация (фиксация) отражаемого факта, события осуществляется на специально изготовленном, пригодном для этих целей материале (бумага, электронные носители информации и т.д.).

Информация, зафиксированная в документе, предназначена для передачи, распространения во времени и пространстве, использование в различных целях.

В большом бухгалтерском словаре (под ред. А.Н. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. – 574 с.) на с.95 дано следующее определение бухгалтерского документа: «Письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или право на ее совершение. Бухгалтерские документы, как правило, составляются по установленным формам на бланках, отпечатанных типографским способом».

Следовательно, исходя из требований бухгалтерского законодательства, единственным основанием для регистрации хозяйственной опе­рации в бухгалтерском учете являются первичные учетные документы – письменное свидетельство о совершении той или иной хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями законодательства. С по­мощью первичных документов впервые регистрируется данная хозяй­ственная операция.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» в ст. 9 «Первичные учетные документы» определяет следующее: факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который состав­ляется ответственным исполнителем, совместно с другими участни­ками операции. Далее в той же статье говорится о том, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением Совета министров Республики Беларусь от 15.10.2001 г. № 1493 (НРПА РБ. 2001. № 5/9193) все субъекты хозяйствования должны перейти на использование унифицированных форм первичной учетной документации по формам, которые находятся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Этим же постановлением предписывалось республиканским ор­ганам управления до 01.12.2001 г. утвердить альбомы унифицирован­ных форм первичной учетной документации, их электронные версии для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и до 01.01.2002 г. по одному экземпляру этих альбомов представить в Мини­стерство финансов, Министерство экономики, Министерство стати­стики и анализа, Министерство труда и социальной защиты, Мини­стерство по налогам и сборам.

Далее этим же постановлением обязывались юридические лица, независимо от формы собственности, и индивидуальные предприни­матели применять с 1.01.2002 г. альбомы унифицированных форм пер­вичной учетной документации, регистров бухгалтерского учета и их электронные версии для соответствующих видов деятельности и от­раслей экономики, если иной порядок ведения бухгалтерского учета не установлен законодательством.

Выполняя Постановление Совета Министров Республики Бела­русь от 29.04.1999 г. № 620 (НРПА РБ 1999. № 38.5/744) в части госу­дарственного регулирования бухгалтерского учета и отчетности в го­сударстве, а также разработки и утверждения типовых унифицирован­ных форм первичной учетной документации, Министерство финансов Республики Беларусь своим Постановлением от 19.04.2001 г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации» утверждает бланки унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, в дальнейшем разрабатываются и утверждаются другие бланки.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» ст. 9 и Указ Президента Республики Беларусь от 15 марта 2011 года № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» п. 1.4 указывают на то, что если используются первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифициро­ванных форм первичной учетной документации, то эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

·                   наименование, номер документа, дату и место его составле­ния;

·                   содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

·                   должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи, позволяющие однозначно идентифицировать участ­ников хозяйственной операции.

Кроме того, указанный закон позволяет в зависимости от харак­тера хозяйственной операции и системы обработки данных в первич­ные учетные документы вносить дополнительные реквизиты, и указы­вает на то, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операций, а если это не представляется возмож­ным, то непосредственно после ее совершения.

Что касается вопроса исправления и стирания записей в первич­ных учетных документах, Закон «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» регулирует в ст. 9 и в частности: «В первичных учетных докумен­тах стирание записей и не оговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправления в кассовые и банковские документы не допускается». Кроме того, по сложившейся практике исправления, в первичных документах под­тверждаются подписью лица, составлявшего этот документ и вносив­шего исправления.

Первичные учетные документы составляются на белорусском или русском языке, а если эти документы составлены на других язы­ках, то Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» обязывает, чтобы эти документы имели подстрочечный перевод на белорусский или русский язык.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетно­сти» определяет, что первичные учетные документы могут состав­ляться на бумажных и машинных носителях информации. А если пер­вичные учетные документы составлены на машинных носителях ин­формации, то организация обязана изготовить за свой счет копии та­ких документов на бумажных носителях для других участников хозяй­ственных операций, а также по требованию органов экономического контроля и правоохранительных.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных до­кументов, согласовывается с главным бухгалтером организации и ут­верждается руководителем этой организации. Но документы, которые связаны с оформлением хозяйственных операций по поступлению или выплате денежных средств, подписываются руководителем и главным бухгалтером организации или уполномоченными на то лицами ( ст. 9 Закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Должностные лица, ответственные за совершение хозяйствен­ной операции и правильность ее оформления в первичных учетных документах, составляющие и подписавшие эти документы, обеспечи­вают своевременное оформление и передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и достоверность информации в них.

Учитывая особую роль первичных учетных документов в про­цессе формирования бухгалтерского учета, Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» предъявляет особые требования к порядку оформления и содержания информации в этих документах, так как от их качества зависит достоверность бухгалтерского учета и отчетности, своевременность и законность управленческих решений.

 

Правовое регулирование создания альбомов первичной учетной документации.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» в ст. 9 определяет, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Самого понятия «альбом унифицированных форм первичных учетных документов» данный закон не дает.

Далее в Постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 15.10.2001 г. № 1493 (НРПА РБ 2001. № 5/9193) «О государственном регулировании бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь» в п. 11 указано, что Министерство финансов разрабатывает и утверждает типовые унифицированные формы первичной учетной документации, а в п. 1.2 этого постановления говорится, что республиканские органы государственного управления разрабатывают и утверждают по согласованию с Министерством финансов альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики.

В п. 1.4 этого же постановления определено, что объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь разрабатывают альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, их электронные версии для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и представляют их для утверждения в министерство финансов.

В этом постановлении также нет определения альбома унифицированных форм первичной учетной документации бухгалтерского учета.

В Постановлении Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 г. № 62 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «учетная политика организаций» (в ред. постановления Минфина от 12.11.2003 г. № 152) во второй главе «формирование учетной политики» в п. 7: «учетная политика организации включает в себя…» и перечислено ряд составных элементов учетной политики, в том числе и такой как применяемые организацией формы первичных документов, если они отличаются от типовых, но ничего не сказано об альбоме форм первичных учетных документов, т.е. в Положении по бухгалтерскому учету «учетная политика организации» также не раскрывается, что же собой представляет альбом форм первичных учетных документов.

По нашему мнению, альбом унифицированных форм первичной учетной документации состоит из типовых унифицированных форм первичных учетных документов, разрабатываемых и утверждаемых Министерством финансов и унифицированных форм первичных учетных документов, разработанных министерствами, ведомствами и концернами с учетом отраслевого назначения и согласованные с Министерством финансов.

Выполняя свои обязанности по государственному регулированию бухгалтерского учета и отчетности в государстве, Министерство финансов Постановлением от 8.12.2003 г. № 168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов», утверждает 15 типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов.

Этим постановлением определено, что утвержденные типовые унифицированные формы первичной учетной документации подлежат применению организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности и индивидуальными предпринимателями.

Инструкция о порядке применения и заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов разрешает в случае, если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов с дополнительными реквизитами, не содержащихся в данных формах организации может внести их, оформить соответствующим организационно-распорядительным документом. В целом данная инструкция регулирует порядок использования и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов.

Следовательно, утвержденные типовые унифицированные формы первичной учетной документации Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.12.2003 г. № 168 «Об утверждении учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов» по учету основных средств и нематериальных активов должны в зависимости от направления и отрасли деятельности организации войти в альбом унифицированных форм первичной учетной документации.

Авторы рекомендаций по разработке и составлению рабочих альбомов бухгалтерских документов Ванкевич В.Е., Лапин А.К., Ревицкая Т.В. и Сушкевич А.Н. (Альбом типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов: Рекомендации по разраб. и сост. / В.Е. Ванкевич, А.К. Лопин, Т.В. Ревицкая, А.Н. Сушкевич. – Мн.: Фонд «Ред. журн. «Финансы, учет, аудит», 2004. – 56 с.) на странице 6 указывают на то, что «в практике работы организаций Республики Беларусь применяются два вида альбомов форм первичной учетной документации: первичной учетной документации; рабочие альбомы форм первичной учетной документации».

В этих же рекомендациях по разработке и составлению рабочих альбомов авторы на с. 7 дают пояснения, что собой представляют рабочие альбомы форм первичной учетной документации: «Рабочие альбомы форм первичной учетной документации включают всю первичную учетную документацию, применяемую в данной организации. Это типовые унифицированные формы, предложенные министерствами и другими органами государственного управления и формы первичной учетной документации, учитывающие специфику организации труда и управления на данном предприятии, утвержденные руководителем организации».

Изучивши предложенные рекомендации В.Е. Ванкевича, А.К. Лапатина, Т.В. Ревицкой, А.Н. Сушкевича по разработке и составлению рабочих альбомов напрашивается вопрос, какое количество альбомов форм первичной учетной документации должно быть у организации.

В законодательстве, регулирующем бухгалтерский учет ничего не сказано о рабочих альбомах форм первичной учетной документации. Следовательно, по нашему мнению в организации должен быть один альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который включает типовые унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные республиканскими органами государственного управления, указанные в п. 1.1., 1.2 и 1.4 Постановления Совета Министерства Республики Беларусь от 15.10.2001 г. № 1493 (НРПА РБ. 2001 № 5/9193), а также формы первичной учетной документации, которые учитывают специфику хозяйственной деятельности данной организации, утвержденные руководителем этой организации.

В тоже время ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» указывает на то, что «первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: ...» и дается перечисление этих реквизитов и снова нет упоминания о рабочих альбомах первичной учетной документации.

На наш взгляд, некоторые положения рекомендаций по разработке и составлению рабочих альбомов авторов В.Е. Ванкевича, А.К. Лапатина, Т.В. Ревицкой, А.Н. Сушкевича противоречат Закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Так, например, на с. 7 этих рекомендаций указано, что «использование в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для предъявления организации и ее руководителю санкций, предусмотренных законодательством Республики Беларусь», а это противоречит положениям ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

В заключение необходимо отметить то, что в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» в ст. 6 четко сказано, что учетная политика организации включает в себя: и идет перечисление составных элементов учетной политики, в том числе и «применяемые организацией формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых».

          Классификация бухгалтерских документов.

          В зависимости от характера хозяйственных операций, системы обработки данных первичных учетных документов и информации о финансово-хозяйственной операции бухгалтерская документация классифицируется на несколько видов по следующим признакам:

-по назначению;

-по содержанию хозяйственной операции;

-по способу отражения операции;

-по степени обобщения учетной информации;

-по месту составления;

-по технике (способу) заполнения;

-по основанию носителя;

-по срокам хранения.

По назначению бухгалтерские документы могут быть;

-организационно-распорядительные, включают в себя положения, приказы, распоряжения, инструкции, указания, доверенности, платежные поручения и т.д.;

-оправдательные – это те документы, которые оформляют уже совершенную хозяйственную операцию (различные накладные на отпуск товара, получение товара, кассовые чеки и т.д.) и служат основанием для отражения этой хозяйственной операции в учете;

-комбинированные документы содержат в себе сочетание распорядительного и оправдательного характера (расходный кассовый ордер, платежная ведомость и другие), т.е. одновременно содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции и одновременно оформляют совершение этой операции;

-документы бухгалтерского оформления – эти документы заполняются работниками бухгалтерии для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений, для дальнейшего использования в учете (справки об ошибках, выявленных в учетных записях, накопительные ведомости, калькуляция фактической себестоимости продукции, расчет реализованной торговой надбавки, ведомости общехозяйственных расходов и др.).

По содержанию хозяйственных операций бухгалтерские документы подразделяются на:

-материальные документы, содержат информацию о движении товарно-материальных ценностей (накладные на поступление, отпуск товарно-материальных ценностей, списание материалов и основных средств, акты приема-передачи материальных ценностей и др.);

-денежные документы, содержат информацию о движении денежных средств (чек на получение денежных средств, платежные ведомости, платежное поручение и др.);

-расчетные документы, содержат информацию о расчетных взаимоотношениях хозяйствующих субъектов с другими юридическими и физическими лицами (счета-фактуры, расчетные чеки, вексель и др.).

По способу отражения операций документы могут быть:

-разовые, которые регистрируют в документе единовременно одну или несколько однородных хозяйственных операций в момент их совершения (накладные на отпуск материальных ценностей, расходные и приходные кассовые ордера и др.);

-накопительные документы содержат информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный период – день, неделю, месяц (журнал учета подачи воды водопроводными станциями за месяц, журнал учета подъема воды за месяц, справка об оказанных коммунальных услугах, алфавитный журнал регистрации граждан, проживающих в гостинице и др.).

По степени обобщения информации документы могут быть:

-первичные, которые оформляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, являются первым свидетельством о хозяйственной операции (накладные, приходные и расходные ордера и др.). Название их определяется тем, что они являются основанием для первичного этапа в бухгалтерском учете;

-сводные документы – составляются на основе первичных документов с целью контроля, обобщения, оценки и дальнейшего анализа хозяйственных операций, что позволяет контролировать сохранность материальных ценностей и денежных средств.

По месту составления документы могут быть:

-внутренние – сопровождают (оформляют) хозяйственные операции, совершаемые в пределах одного хозяйствующего субъекта (организации, имеют юридическую силу только на данной организации (авансовые отчеты, платежные ведомости, товарные отчеты, журналы-ордера, инвентаризационные описи и др.);

-внешние – документы, которые поступают в организацию от других субъектов хозяйствования или направляющие им (товарно-транспортные накладные, платежные поручения, счета-фактуры и др.).

По технике (способу) заполнения (оформления) документы могут быть:

-оформленные вручную, т.е. заполняются от руки или с помощью пишущей машинки или компьютера;

-оформленные машиной, заполняются при помощи компьютерной техники, автоматически регистрируют информацию в момент совершения хозяйственной операции.

Вместе с тем, в системе документооборота хозяйствующего субъекта существуют значительный массив других не менее важных для хозяйственной деятельности документов, зависящих от целей хозяйственной деятельности и структуры хозяйствующего субъекта, так например:

организационные документы, которые являются основополагающими в создании и организации хозяйственной деятельности субъекта, в конкретном хозяйствующем субъекте обладают нормами административного права,  являются высшей юридической силой в организации, служат правовой основой существования хозяйствующего субъекта как юридического лица, участника гражданско-правовых, хозяйственно-правовых, трудовых, налоговых, социальных и других отношений.

     Организационные документы определяют организационно-правовую форму юридического лица и его структуру управления, штатную численность и номенклатуру должностей, права, обязанности и ответственность всех членов коллектива, компетенцию совещательных органов управления организации, порядок работы аппарата управления, трудовой распорядок, порядок охраны организации, правила организации и оценки труда членов коллектива, а также правила реорганизации и ликвидации хозяйствующего субъекта.

    К организационным документам относятся: устав организации; положение о структурном подразделении организации; положение о персонале организации; различные инструкции; регламент; штатное расписание; распорядительные документы (постановления, решения, указания, приказы, распоряжения); информационно-справочные документы (протоколы, выписки из протоколов, докладные записки, предложения, объяснительные записки, заявления, акты, сводки, заключения, отзывы, перечни и списки).  

В заключение необходимо отметить, что лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и достоверность информации в них. Если документы не отвечают хотя бы одному из перечисленных требований в ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», то они являются недоброкачественными. Для отличия документов бухгалтерского учёта по качественным признакам используют критерий достоверности.

В соответствии со ст.9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» первичные учётные документы  должны:

соответствовать типовым формам, утверждённым в соответствии с законодательством регулирующем бухгалтерские правоотношения;

 содержать обязательные реквизиты и должен быть подписан лицом, которое имеет право подписи первичного учётного документа;

 документы по денежным операциям подписываются руководителем и главным бухгалтером организации или уполномоченными на то лицами;

первичные учётные документы должны быть составлены в момент проведения хозяйственной операции или непосредственно после её совершения;

 лица, составившие и подписавшие первичные учётные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление и передачу их для отражения в бухгалтерском учёте и достоверность информации в этих документах;

стирание записей и неоговорённых исправлений в первичных учётных документах не допускается;

 в кассовые и банковские документы вносить исправления запрещается;              первичный учётный документ должен быть составлен на белорусском или русском языке, если на ином языке, то должен иметь подстрочный перевод на белорусский или русский язык.

Если первичные учётные документы не соответствуют выше перечисленным требованиям, они считаются недоброкачественными, Недоброкачественные документы, в зависимости от того какой критерий достоверности нарушен могут быть классифицированы на следующие группы:

- неправильно оформленные первичные учётные документы, нарушен формальный критерий, использованы не те типовые формы первичного учётного документа для сопровождения хозяйственной операции, не все необходимые реквизиты заполнены или указаны лишние реквизиты или ненадлежащие реквизиты;

- первичные учётные документы, сопровождающие не законные хозяйственные операции, группа этих первичных учётных документов оформлена правильно, но хозяйственные операции по своей сути не законны;

- первичные учётные документы, содержащие информацию не соответствующую фактически (реально) выполненным хозяйственным операциям, не указана в первичном документе информация о фактически проведённой хозяйственной операции или указанна не правильная, фиктивная информация о проведённой хозяйственной операции, или исказили (фальсифицировали) часть информации об отдельных сторонах реально проведённой хозяйственной операции.

Происхождение недоброкачественного первичного учётного документа (умышленное или случайное, связанное с ошибкой) может быть установлено в процессе проверки (исследования) первичных учётных документов с помощью специальных методов и приёмов.

          Понятие бланков строгой отчетности, используемых в бухгалтерском учете

В соответствии со ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» – факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, кроме того, эти документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Следовательно, исходя из этих положений ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», первичный учетный документ может быть составлен как на простом унифицированном типовом бланке, так и на унифицированном типовом бланке (документе) строгой отчетности.

В большом бухгалтерском словаре (Большой бухгалтерский словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – М.: Институт экономики, 1999.- с.41) дано следующее определение бланков строгой отчетности – «разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается регистрационный номер, который наносится на бланк. Учет осуществляется в регистрационных книгах на основе регистрационных номеров. Большинство из таких бланков являются денежными документами (лотерейные и проездные билеты, санаторные путевки, бланки ценных бумаг и др.)».

Иное определение бланков строгой отчетности было дано в «Положении о порядке использования бланков строгой отчетности» утвержденном постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №21 от 21.02.2002г. (в настоящее время данное постановление Минфина Республики Беларусь заменено постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008г. №196, которым утверждена Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь), «К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определенным Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь.

Следовательно, бланк (документ) строгой отчетности, используемый в бухгалтерском учете отличается от простого бланка первичного учетного документа тем, что имеет специальную систему защиты от подделки, идентификационный номер и серию, нанесенные при изготовлении, соответствующие требованиям определяемым Министерство финансов, Министерство внутренних дел и Министерство юстиции Республики Беларусь.

Круг унифицированных бланков (документов) строгой отчетности в бухгалтерском учете весьма широк и разнообразен. В их качестве выступают самые различные по характеру, содержанию и назначению бланки документов первичного учета, изготовленные государственной организацией, имеющей специальное разрешение (лицензию) на их изготовление.

В данном случае идет речь о документах, возникающих в пределах процесса бухгалтерского учета, следовательно, в бухгалтерском учете бланк документа строгой отчетности выполняет, как и простой первичный документ бухгалтерского учета, различные функции и выступает в различных качествах, организационно-распорядительные, оправдательные, комбинированные, материальные или денежные документы и т.д.

В структуре документов функционирующих в бухгалтерском учете, доминируют типовые унифицированные формы первичных учетных документов, не относящихся к бланкам строгой отчетности.

Использование в бухгалтерском учете унифицированных типовых бланков (документов) строгой отчетности способствует наряду с двойной записью, усилению защитных функций бухгалтерского учета.

Под защитными функциями учетного процесса, обеспечивающими экономическую безопасность государства, имущественные интересы собственника, инвестора необходимо понимать способность всей системы бухгалтерского учета объективно отражать хозяйственные процессы и противоправную деятельность в экономике государства и адекватно, своевременно на эти процессы реагировать.

По отношению к противоправной деятельности в экономике государства, защитные функции унифицированных типовых бланков (документов) строгой отчетности можно разделить на следообразующую, охранительную и профилактическую.

Следообразующая функция проявляется в способности бланка документа строгой отчетности, используемого в учетном процессе, при взаимодействии с противоправной хозяйственной операцией формировать в себе информацию, признаки и следы этой противоправной деятельности. Изучая содержание отраженной хозяйственной операции в документе первичного учета (простые унифицированные формы первичной учетной документации и бланки строгой отчетности) позволяет обнаружить разнообразные признаки и следы противоправной деятельности.

Охранительная функция проявляется в способности контрольных функций бухгалтерской системы, своевременно обнаруживать и использовать для выявления противоправной деятельности информацию, которая находится в первичных учетных документах, в том числе и бланках строгой отчетности.

Владея механизмом использования в контрольном процессе, защитных функций унифицированных форм первичной учетной документации и в целом защитных функций бухгалтерского учета, позволяет своевременно  обнаружить противоправные операции и разработать рекомендации по предупреждению, выявлению, преобразованию в доказательства замаскированные следы противоправной деятельности, которые могут находиться в системе бухгалтерской информации.

Профилактическая функция типовых унифицированных форм первичной учетной документации в том числе и бланков строгой отчетности заключается в познании связей между реальными защитными возможностями первичных учетных документов бухгалтерского учета в целом и возможностью организации и проведения конкретной противозаконной хозяйственной операции. Лица, совершающие экономические правонарушения всегда принимают во внимание состояние бухгалтерского  учета, системы контроля, системы документирования хозяйственных операций, то есть состояние защитных функций бухгалтерского учета.

Следовательно, реальное состояние защитных функций типовых унифицированных форм первичной учетной документации (в том числе и бланков (документов) строгой отчетности) определяется сопоставимостью отражаемой информации в этих документах и контрольным процессом в бухгалтерском учете.

В деятельности государственной системы экономического контроля Республики Беларусь часто встречаются факты, когда в информации первичных учетных документов были сведения о совершенных противоправных хозяйственных операциях, но существующая система контроля в бухгалтерском учете конкретного субъекта хозяйствования не смогла обнаружить эту информацию.

 Иногда на оборот, стремясь упростить и рационально организовать процесс бухгалтерского учета, уменьшают количество информации в первичном учетном документе, но это не компенсируют контрольными функциями бухгалтерского учета, что также снижает защитные функции в целом бухгалтерского учета, и первичных учетных документов в частности.

Следовательно, изучение механизма взаимодействия информации, отражаемой в первичных учетных документах, в том числе в бланках (документах) строгой отчетности о хозяйственной операции с противоправной деятельностью в экономическом комплексе государства, необходимо для выявления и распознания следов незаконных хозяйственных операций, которые причиняют  вред экономической безопасности государства, собственнику имущества или инвестору.

Порядок использования бланков форм первичных учетных документов строгой отчетности, а также круг организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов, где должны использоваться также бланки для оформления хозяйственных операций регулируются «Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности» утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №196 от 18.12.2008г. (НРПА РБ.о5.02.2009г., №30, 8/202854) В дальнейшем Инструкция), а также Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Положением «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» утвержденным Министерством финансов СССР 29.07.1983г. №105, которое продолжает действовать на территории Республики Беларусь.

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, порядок их использования определяется приказом руководителя хозяйствующего субъекта, при этом должна быть обеспечена сохранность этих бланков.

В соответствии с «Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности» утвержденной  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 196 от 18.12.2008г., все бланки строгой отчетности, которые используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, должны соответствовать типовым или специализированным формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или иными республиканскими органами государственного управления в области бухгалтерского учета в соответствии с законодательством (п.2 Инструкции).

При заполнении бланков строгой отчетности должны соблюдаться следующие правила:

-                    все экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью);

-                    реквизиты бланков строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно, подчистки, помарки не допускаются;

-                    исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание поправки и лицо, ее осуществляющее;

-                    исправления не должны препятствовать прочтению первоначальной записи (п.4 Инструкции).

Передача бланков строгой отчётности, используемых в организации в качестве первичных учётных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим запрещена кроме бланков строгой отчётности, предназначенных для приёма платежей в бюджет (п.5 Инструкции).

Кроме того, на порядок заполнения бланков строгой отчетности при оформлении хозяйственных операций распространяются общие правила оформления первичных учетных документов, изложенные в ст. 9 «Первичные учетные документы» Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Бланки строгой отчетности выдаются в подотчет материально ответственным лицам, по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера  юридического лица или индивидуального предпринимателя, при этом указывается серия и номер бланков строгой отчетности (п.11 Инструкции).

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также несут ответственность за достоверность информации, содержащейся в этих документах.

На каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии хозяйствующего субъекта ведется карточка-справка по выданным и использованным «бланкам строгой отчетности» (п.12 Инструкции).

Если произошла утрата или хищение бланков строгой отчётности, материально ответственное лицо обязано об этом сообщить руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). Руководитель организации назначает комиссию по проверке данного факта, проводится инвентаризация бланков строгой отчётности, составляется акт о результатах инвентаризации и указываются обстоятельства связанные с утратой или хищением бланков строгой отчётности с перечисление серий и номеров пропавших бланков строгой отчётности. Инвентаризационная комиссия акт инвентаризации представляет руководителю организации для принятия решения в соответствии с законодательством (п.13 Инструкции).

 

 

2. Методы проверки бухгалтерских документов.

 

Большое значение в профессиональной подготовке юриста имеет четкое представление о комплексе способов и приемов исследования бухгалтерских документов, которые способствуют выявлять, пресекать, предупреждать и расследовать экономические преступления, собирать доказательственную базу. Группа приемов, которые образуют методы проверки документов, способствует выявить на первоначальном этапе признаки противоправной деятельности путем изучения документов, которыми оформлена какая-либо хозяйственная операция или несколько операций.

При совершении экономического преступления, маскировка его признаков может проявляться в основном в следующих формах:

а) противоречия в содержании отдельного документа;

б) противоречия между содержанием нескольких документов затрагивающих одну и ту же хозяйственную операцию;

в) отклонение от обычного порядка прохождения документов и ценностей.

 

В сложившейся практике выделяют три группы методов документальной проверки такие как, проверка отдельного документа; проверка нескольких документов затрагивающих одну и ту же операцию или взаимосвязанные операции; проверка документов отражающих однородные операции.

Методы поверки отдельного документа:

формальная проверка- представляет собой внешний осмотр документа который состоит из двух этапов:

1-анализ соблюдения установленной формы документа для данной хозяйственной операции;

2-анализ реквизитов документа.

Формальные требования к документу выражают защитные функции документа, это значит, что оформление хозяйственной операции должно быть проведено конкретным документом в соответствии с законодательством. Несоблюдение формы документа может быть вызвано противоправной деятельностью, преступник пытался преодолеть защитные функции документа.   Эти действия могут проявляться в составлении документа на хозяйственную операцию на бланке не надлежащей формы, отсутствие в документе отдельных реквизитов, наличие в документе не надлежащих реквизитов, дополнительных реквизитов. На втором этапе формальной проверки выясняют нет ли документе сомнительных реквизитов, то есть сопоставляют различные реквизиты одного и того документа (цена и количество, вес и количество и т.д.). В практике различают два вида противоречий- формальные и логические. Формальные противоречия выявляют, сопоставляя тождественные элементы разных реквизитов (название организации в штампе и печати, на бланке в одном и том же документе).

Логические противоречия устанавливают путем сопоставления сочетания реквизитов с общепринятыми представлениями о законной предпринимательской деятельности хозяйствующего субъекта. Сомнительными можно признать документ с информацией о закупке молока у граждан, живущих в городской местности, инвентаризационную ведомость с информацией об остатках материальных ценностей нескольких тысяч наименований, в складском помещении не больших размеров. Обнаружение логических противоречий требует от проверяющего большой внимательности, в связи с этим они в большинстве своем остаются не замеченные. При выявлении сомнительных реквизитов необходимо сопоставлять реквизиты проверяемого документа с аналогичными реквизитами других документов затрагивающих одну и ту же хозяйственную операцию.

Нормативная проверка заключается в детальном изучении информации о зарегистрированной хозяйственной операции в документе, на соответствие ее действующему законодательству, инструкциям. С помощью этого метода выявляют правильно оформленные хозяйственные операции, но незаконные по своему содержанию. Нормативное несоответствие хозяйственной операции может указывать не только на подлог в этом учетном документе, но становится поводом для проверки других документов, в других организациях которые связаны хозяйственными отношениями.

Арифметическая проверка документов – проверка разных цифровых показателей в составленном бухгалтерском документе. Наиболее распространенные арифметические несоответствия, в виде которых проявляется фальсификация, устанавливаются при анализе итоговых показателей,  посчитанных как по вертикали, так и по горизонтальным строчкам (например, умножение цены на количество). С помощью арифметической проверки выявляются не только несоответствия итоговых показателей, но другие подлоги, проявляющие в несоответствии двух и более цифровых показателей одного проверяемого документа. Достоинство этих методов в их высокой поисковой возможности при проведении ревизии.

Методы проверки взаимосвязанных документов. Часть экономических правонарушений не создают противоречий в отдельном документе, но это правонарушение оставляет следы в другой учетной документации, для их выявления используют метод встречной проверки. Под встречной проверкой понимают сравнение разных экземпляров одного и того же документа, которые находятся в разных местах. При правильном оформлении хозяйственной операции документы составляются в двух и более экземплярах, каждый из которых имеет разное назначение, но информация, содержащая в них должна быть тождественна. При совершении экономического правонарушения эти информационные связи   иногда нарушаются. Эта поверка может быть эффективной лишь тогда, когда хотя бы в одной из организаций сохранились документы или все экземпляры документа сохранились в организациях.

Метод взаимного контроля документов. При использовании этого метода сопоставляют различные документы, которые прямо или косвенно затрагиваю хозяйственную операцию (закупочная ведомость, платежная ведомость, табель учета рабочего времени, наряды, пробег транспортных средств, списание ТСМ и т.д.) Метод взаимного контроля может быть использован в совокупности с методом встречной проверки или самостоятельно при проверке таких учетных документов, которые составлены в одном экземпляре (платежная ведомость, кассовый расходный или приходный ордер, путевой лист и т.д.). Данный метод используется, прежде всего, для выявления признаков подлога в конкретных учетных документах. Сопоставлению могут подвергаться различные бухгалтерские документы одной организации или нескольких, а так же бухгалтерские документы и разнообразные не бухгалтерские документы которые могут храниться в организации в других подразделениях (плановый отдел, экономический, сбыта, транспортный, кадровая служба организации),. Особую ценность при сопоставлении бухгалтерских документов (взаимный контроль) представляют черновые записи материально ответственных лиц, другие материалы неофициального учета.

Методы проверки документов с информацией об однородных операциях. Проверка нескольких документов, в которых зарегистрирована одна и та же операция так же способствует выявлению правонарушения. Сравнивают документы складского учета с товарными накладными или с товаротранспортными накладными.

Метод контрольного сличения. При использовании этого метода анализируют данные первичной учетной документации об остатках материальных ценностей их движении за определенный инвентаризационный период. Сопоставляют информацию: 1-количество материальных ценностей на начало проверяемого периода (инвентаризационная опись, акт передачи); 2- приход материальных ценностей за проверяемый период по документам; 3- расход материальных ценностей по документам за этот же период; 4- остаток материальных ценностей по инвентаризационной описи на  конец проверяемого периода.

 Используя этот метод, мы можем выявить неучтенные материальные ценности, приписки в инвентаризационной описи с целью скрыть недостачу, бестоварные расходные документы, не включенные в инвентаризационную опись материальные ценности с целью сокрытия излишков, ошибки материально ответственных и членов инвентаризационной комиссии.

 

 

3. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.

 

В соответствии со ст. 16 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 1999. – № 4. – Ст. 2/11).

Необходимым условием для создания информационно-поисковой системы по документам организации и дальнейшей работы с документами является систематизация и хранение документов. Все документы организации комплектуются в дела. Дело  в соответствии с ГОСТ определяется как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Каждая обложка имеет надпись (название), например, «Должностные инструкции работников бухгалтерии» или «Годовой бухгалтерский отчет», или «Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности» и т.д.

Номенклатура дел определяет их классификацию, группировку обработанных и исполненных документов в деле, сроки их хранения, помогает в текущей работе, способствует быстрому поиску необходимых документов.

Номенклатура дел организации охватывает все документы, образующиеся в процессе хозяйственной деятельности, в том числе и органов (подразделений), действующих в организации на общественных началах, а также документы с грифами ограничения доступа к ним.

В соответствии с действующим законодательством в номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах или в научно-технических библиотеках.

Законодательством Республики Беларусь в области архивных фондов и архивов определяется, что номенклатура дел организации на следующий хозяйственный год должна определяться в последнем квартале текущего года, согласовывается с экспертной комиссией организации и с территориальной архивной службой, или с  архивом вышестоящей организации, после чего утверждается руководителем организации и для сотрудников этой организации является обязательной для исполнения.

Общий порядок оформления номенклатуры дел заключается в следующем:

- номенклатура дел оформляется на официальном бланке организации в необходимых количествах экземпляров;

- первый экземпляр номенклатуры дел постоянно хранится в службе документального обеспечения управления организации;

- второй экземпляр направляется в архивное учреждение, с которым согласовывается номенклатура дел и направляются материалы на хранение;

- количество рабочих экземпляров определяется структурой организации и конкретной технологией регистрации документов.

Номенклатура дел установлена Государственной архивной службой Республики Беларусь и является обязательной для всех хозяйствующих субъектов и учреждений, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

В соответствии с п.5.1. раздела 5 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (НРПА Республики Беларусь. – 1999. – №8/1163) (в дальнейшем Примерной инструкцией) различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения управления министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией и Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В соответствии с п.7.3. Примерной инструкции непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений организаций, методическую помощь и контроль оказывают работники архива  организации. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней (типового, ведомственного) документов с указанием срока хранения, путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (НРПА РБ. – 2001. – №8/6918) (в дальнейшем – Основные правила), п.3.3.1. определяет схему построения номенклатуры дел соответствующую структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием (уставными нормативными актами). Пункт 3.3.3. Основных правил приводит пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

01. Общий отдел;

02. Отдел экономического прогнозирования;

03. Производственно-технологический отдел;

04. Технический отдел;

05. Отдел капитального строительства;

06. Отдел техники безопасности;

07. Отдел главного механика и энергетика;

08. Отдел технического контроля;

10. Бухгалтерия;

11. Отдел труда и заработной платы;

12. Отдел кадров;

13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции;

14. Юрисконсульт;

15-20. Цеха;

21-25- Лаборатории;

26. Профсоюзный комитет.

В организациях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности, без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

01. Руководство;

02. Организационно-методическая работа;

03. Спортивно-массовая работа;

04. Тренерский совет;

05. Бухгалтерия;

06.Отдел кадров;

07. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:

01. Руководство;

02. Планирование;

03. Организация производственной деятельности;

04. Финансирование;

05. Учет и отчетность;

06. Кадры.

Номенклатура дел бухгалтерии организации может состоять примерно из следующих дел:

05-01. Приказы и постановления, распоряжения отраслевого министерства и вышестоящих органов управления;

05-02. Копии приказов руководителя организации по хозяйственной деятельности;

05-03. Копии приказов руководителя организации по кадровым вопросам;

05-04. Штатное расписание и должностные инструкции сотрудников бухгалтерий;

05-05. Годовой бухгалтерский отчет;

05-06. Месячные, квартальные отчеты организации для налоговой инспекции, фонда социальной защиты, статистики и внебюджетным фондам;

05-07. Договоры;

05-08. Отчеты кассира;

05-09. Банковские выписки;

05-10. Авансовые отчеты;

05-11. Товарно-транспортные накладные;

05-12. Путевые листы;

05-13. Акты документальных ревизий и т.д.

В соответствии с п.3.4. Основных правил работы архивов заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу документов дела, быть краткими, доступными для восприятия, четкими и конкретными.

Заголовок дела включает:

- название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.);

 - указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица);

- указание адресата или корреспондента документа;

- краткое содержание документов дела (с названием темы дела);

- географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела (колхоз, совхоз, сельскохозяйственный производственный кооператив, сельсовет, город, район, область);

- указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года (в заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию указывается месяц, квартал, год на (за) который составлены данные документы.

В заголовках дел нельзя использовать неконкретные формулировки (типа «разная переписка», «отчеты по вагонам», «натуроплата» и т.д.

В соответствии с разделом 3.5. Основных правил работы архивов формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование документов в дела осуществляют лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, под контролем и методическим руководством подразделения документационного обеспечения управления и архивного органа.

При группировке дел проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.

Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела, в дела включается только один экземпляр каждого документа. 

Приложения к документам в случае их значительного объема группируются в отдельные тома, небольшие приложения (отчет кассира с приложением, выписка из банка с приложением и т.д.) – вместе с документами, к которым они относятся.

Документы, помещаемые в дело, систематизируются в хронологическом порядке в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса: по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов, которые могут влиять в зависимости от особенности документов. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. В исключительных случаях объем дела допускается до 300 листов.

В зависимости от срока хранения  производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предполагает: подшивку (переплет) дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела и др.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела этой категории допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

В соответствии с разделом 9 Примерной инструкции по делопроизводству опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначен для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

В соответствии с разделом 10 Примерной инструкции по делопроизводству документы с момента оформления и до передачи в ведомственный архив хранятся в структурных подразделениях.

Главный бухгалтер, как руководитель подразделения, сотрудники, отвечающие за конкретные направления  бухгалтерского учета в соответствии с функциональными обязанностями, несут ответственность за  сохранность документов и дел.

Документы, с которыми работают, хранятся у исполнителя, в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в папках. На каждой папке должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, по окончании рабочего времени убираются в запирающиеся шкафы, которые обеспечивают их полную сохранность, предупреждают попадание на них влаги, пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Работа с документами, содержащими информацию закрытого типа, оговаривается специальной инструкцией. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Документы и дела, законченные делопроизводством, в конце календарного года сдаются в архив организации.

Правовое регулирование документооборота в бухгалтерском учете организации

В бухгалтерском учете под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их использования или отправки.

Образующие документы в бухгалтерском учете являются составной частью документального фонда хозяйствующего субъекта в целом и должны быть включены в общий документооборот.

Главное требование, предъявляемое к документообороту – это прямоточность в движении документов, однократность и единообразие при их обработке.

В бухгалтерской службе организации возникают следующие потоки документов:  поступающие, отправляемые и внутренние документы (практики эти документы называют входящие, исходящие и внутренние).

В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. № 105, документооборотом называется создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету первичных документов, их обработка и передача в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который утверждается решением руководителя организации, так как он утверждает учетную политику организации (ст.6 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности»).

График документооборота должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать необходимое, оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным учетным документом, определять минимальный срок пребывания этого документа у исполнителя.

График документооборота включается в Инструкцию по делопроизводству в бухгалтерии или он может быть включен в Инструкцию по документальному обеспечению управления организацией в целом.

Схема прохождения учетных документов может быть представлена в виде перечня исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от ответственных работников, период их обработки и прохождения внутри учетного аппарата и прекращение работ за отчетный период, включая и составление баланса и отчетности, и передачу этих документов в архив.

График документооборота бухгалтерских документов разрабатывается главным бухгалтером в соответствии с учетной политикой организации.

График документооборота обязателен к исполнению для всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта, он должен способствовать улучшению учетной дисциплины в организации, усилению контрольных (защитных) функций бухгалтерского учета.

Работники организации (должностные лица подразделений, отделов, цехов, табельщики, кладовщики, заведующие складами, работники бухгалтерии и т.д.) создают и представляют документы, относящиеся к их компетенции по графику документооборота. Для  этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В этой выписке указываются документы, входящие в компетенцию исполнителя, сроки их представления, а также подразделения организации, в которые представляются эти документы. Лица, создавшие и подписавшие эти документы, несут ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременность и доброкачественность создания документа, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность информации, содержащейся в этих документах.

В соответствии со ст. 7 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», контроль за соблюдением документооборота (графиком документооборота) в организации осуществляет главный бухгалтер, так как главный бухгалтер осуществляет руководство бухгалтерским учетом в организации. Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников организации.

Поток входящих документов, как правило, составляют:

-документы органов власти, а также вышестоящих организаций;

-документы подведомственных организаций, представляющие первичную учетную и отчетную документацию, а также различные запросы;

-документы организаций – смежников, других организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

При прохождении входящих документов с ними могут выполняться следующие операции:

- прием документов;

- регистрация;

- первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение по подразде­лениям и исполнителям;

- рассмотрение документов руководством;

- передача документов в подразделения и исполнителям;

- исполнение документа;

- при необходимости отправка ответных документов.

Поступающая входящая корреспонденция в организацию независимо от способа доставки (факс, телетайп, почта, курьер) проходит обязательную первоначальную обработку в секретариате или канцелярии.

Первоначальная обработка включает сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу передаются для исполнения в подразделения. Документы бухгалтерского учета из-за своей специфики, как правило, не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются в бухгалтерию.

Все первичные документы бухгалтерского учета, поступившие в бухгалтерию организации подлежат обязательной формальной проверке, проверке по содержанию, а некоторые учетные документы подлежат встречной проверке (законность хозяйственной операции, сопоставление отдельных реквизитов между собой).

Учетные документы, прошедшие проверку и принятые к учету, систематизируются в хронологическом порядке по объектам учета и оформляются мемориальными ордерами.

Информация, содержащаяся в поступивших и принятых к учету первичных учетных документах, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, сосредотачивается и систематизируется в учетных регистрах. 

Исходящие бухгалтерские документы могут быть самой широкой тематики: от договоров, отчетов, счетов-фактур и других документов. Исходящие документы бухгалтерского учета отправляются и обрабатываются в общем потоке исходящих документов организации через канцелярию (секретариат).

Исходящий бухгалтерский документ проходит несколько этапов:

- составление проекта документа, согласование и оформление;

- визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- проверка документа;

- регистрация и отправка документа.

При обнаружении неправильного оформления документа, или представленного на отправление не в полном комплекте (без приложений), канцелярия возвращает его в бухгалтерию. Все документы, поступившие в канцелярию, должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию.

Внутренние первичные учетные документы поступают в бухгалтерию по графику документооборота и в обязательном порядке подвергаются формальной проверке и проверке по содержанию.

Внутренние организационно-распорядительные документы (приказы по личному составу, по основной деятельности, распоряжения), прежде чем поступить в бухгалтерию, проходят юридический отдел, а протоколы, докладные и служебные записки, справки и другие документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны, а затем с его резолюцией – в бухгалтерию.

Под регистрацией документа понимается совершение записи в соответствующих журналах учета документов по установленной форме о документе, фиксирующей факт его создания, отправления или получения (число, месяц, год, организация, куда направляется или откуда поступил, краткое содержание документа, кто исполнитель или подразделение куда направлен, количество листов и т.д.).

На основе регистрации документов создаются информационно-поисковые системы по всем документам организации.

В практической деятельности наиболее распространена регистрация документов в журналах, поскольку журнальная форма регистрации проста и надежна в оформлении, использовании и хранении информации.

Выдача и изъятие документов

Примерная инструкция по делопроизводству, п.10.2., определяет, что выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения главного бухгалтера или руководителя организации. На выданный документ заводится листок-заменитель документа, в котором указывается вид документа, дата выдачи, индекс, корреспондент, краткое содержание документа, дата выдачи, кому выдано, кто выдал и кто получил, их подписи. По данному листку – заместителю документа контролируется возврат документа.

На выданное дело заводится карта – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

В карте – заместителе дела указывается название организации, название архива, номер дела и заголовок, номер описи и название, номер фонда и название, дата выдачи, кому выдано, цели использования и время возвращения, наименование должности сотрудника, выдавшего дело, подпись и расшифровка подписи.

Также в соответствии с п.10.2 указанной инструкции изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта (протокола выемки) и постановления о выемке подлинника документа.

Изъятие (выемка) бухгалтерских документов производится на основании ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», а также на основании Законов Республики Беларусь «Об органах внутренних дел Республики Беларусь», «О прокуратуре Республики Беларусь», «Положения о порядке организации и проведения проверок», утвержденного Указом Президента Республики Беларусь 16 октября 2009года №510; Налогового кодекса Республики Беларусь; Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь и Хозяйственно-процессуального кодекса Республики Беларусь.

Изъятие бухгалтерских документов оформляется актом или протоколом, проводится в присутствии должностных лиц организации. Копия акта, протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицом организации под роспись.

Законодательство Республики Беларусь запрещает производство выемки в ночное время.

При пропаже или гибели  бухгалтерских документов, руководитель организации в соответствии с действующим законодательством по делопроизводству приказом назначает комиссию по служебному расследованию причин пропажи или гибели документов. При необходимости для разбирательства в состав комиссии могут быть приглашены (с их согласия), работники дознания или следствия, прокуратуры и МЧС.

Результаты служебного расследования комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Так в общих чертах выглядит документооборот в бухгалтерском учете, и порядок хранения документов в организации.                                                                         

Вместе с тем, также изъятие документов работниками правоохранительных органов  по делам которые находятся в их производстве регулируется  Инструкцией  о порядке изъятия, учёта, хранения и передачи вещественных доказательств, денег, ценностей, документов и иного имущества по уголовным делам, которая утверждена Прокуратурой Республики Беларусь 25.04.1995г. №07/09, Министерством юстиции Республики Беларусь 28.04.19995г. №4-н, Министерством внутренних дел Республики Беларусь 25.04.1995г. №18, Верховным судом Республики Беларусь, Государственным таможенным комитетом Республики Беларусь 28.04.1995г.№108-ОД, Главной государственной налоговой инспекцией при Кабинете министров Республики Беларусь 25.04.1995г.№5, Комитетом государственной безопасности Республики Беларусь 25.04.1995г№8, Главным управлением пограничных войск Республики Беларусь 26\041995г№12/1634  (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,1995, №859/12).

Учитывая, что при изъятии или истребовании документов бухгалтерского учёта, работниками органов внутренних дел, касающихся производственной и финансовой деятельности хозяйствующих субъектов, по делам и материалам которые находятся в их производстве допускались различные нарушения бухгалтерского и архивного законодательства, в целях наведения порядка при изъятии или истребовании документов, Министерство внутренних дел Республики Беларусь 16 апреля 2004г., постановлением №88 утверждает  «Инструкцию о порядке изъятия(истребования) документов, касающихся производственной и финансовой деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, и (или) их копий органами внутренних дел», (НРПА республики Беларусь,2004, №8/10933,далее Инструкция).

Данная Инструкция устанавливает единый порядок изъятия (истребования) документов  сотрудниками органов внутренних дел касающейся финансовой и хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, или их копий, необходимых для принятия решений  по материалам  или делам находящимся в их производстве. В частности это касается разрешение материалов органами внутренних дел в порядке ст.173 «Сроки рассмотрения заявлений и сообщений о преступлениях» и ст.174 «Решения принимаемые по заявлениям и сообщениям о преступлениях» Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, это также касается рассмотрения материалов и дел по административным и экономическим правонарушениям.

Данная Инструкция регулирует порядок изъятия оригиналов  следующих бухгалтерских документов: нарядов-заказов; актов; отчётов; калькуляций; счёт - фактур; товарных накладных; товарно-транспортных накладных; платёжных инструкций;  и иных первичных учётных документов, иных бухгалтерских и расчётных  документов,  договоров (контрактов) и иных документов, касающихся производственной и финансово-хозяйственно деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Инструкция определяет в каких ситуациях могут изыматься выше перечисленные документы, так указывает на следующие случаи:

если возникает необходимость проведения экспертизы документов в целях определения их подлинности;

в целях исключения возможности уничтожения, фальсификации документов, устранения ранее допущенных нарушений;

если осуществление органом внутренних дел необходимых процессуальных действий по находящихся в его производстве материалам и делам возможно только в отношении оригиналов документов;

если руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель (их представители) отказываются представить копии документов. Перечень случаев, по которым могут изыматься документы, не закрыт, законодатель указывает на то, что документы (их копии) могут изыматься и в иных случаях.

Процесс изъятия документов регулируется главой 2 данной Инструкции, в частности п.3 определяет, что изъятие документов осуществляется по мотивированному постановлению органа внутренних дел об изъятии документов, подписанного руководителем  или заместителем руководителя органа внутренних дел.  Указанное постановление предъявляется должностным лицом органа внутренних дел для ознакомления руководителю хозяйствующего субъекта или его представителю, факт ознакомления с постановлением удостоверяется подписью руководителя или его представителя на постановлении.

При возникновении ситуации, когда руководитель хозяйствующего субъекта или его представитель отказались ознакомиться с постановлением, или расписаться о ознакомлении на постановлении, данный факт удостоверяется на постановлении подписями работника органа внутренних дел и не менее двух  лиц с их согласия (свидетелей). Постановление об изъятии документов может быть обжаловано в вышестоящий орган внутренних дел или прокуратуру.

Работники органов внутренних дел перед изъятием документов должны определится с перечнем документов подлежащих изъятию, п.4 Инструкции запрещает  изымать документы не имеющих отношения  к находящимся в их производстве материалам или делам.

Прежде чем преступить к изъятию документов, работник органов внутренних дел, производящий изъятие  документов должен предложить руководителю хозяйствующего субъекта или его представителю добровольно выдать необходимые документы, в случае отказа в этом, проводит изъятие необходимых документов. Факт изъятия документов оформляется протоколом изъятия, образец протокола утверждён инструкцией. В случае, когда изымается большое количество документов, составляется отдельная опись изъятых документов, которая является приложением к протоколу изъятия. В описи указывается характеристика документов (название документа, дата составления, номер, количество листов документа), а также то, что изъят оригинал документа или его копия.

Протокол изъятия документов и опись составляются в двух экземплярах в присутствии должностных лиц хозяйствующего субъекта и не менее двух приглашённых лиц (свидетелей). После составления протокола изъятия документов и описи они предъявляются для ознакомления должностным лицам хозяйствующего субъекта, а также приглашённым лицам, им разъясняются их право делать заявления и замечания которые подлежат внесению в протокол. Все исправления и дополнения в протокол и опись должны быть оговорены и удостоверены подписями всех участников процесса изъятия документов. Протокол изъятия документов и опись подписывается работником органа внутренних дел, должностным лицом хозяйствующего субъекта или его представителем, приглашёнными лицами (свидетелями), копия протокола и копия описи изымаемых документов вручается должностному лицу хозяйствующего субъекта или его представителю, под роспись в первом экземпляре протокола изъятия.

Инструкция в п.8 указывает на то, что если изымаются оригиналы документов, хозяйствующему субъекту представляется возможность изготовить копии изымаемых документов, которые остаются у хозяйствующего субъекта в место изъятых, о чём делается отметка в протоколе изъятия.

 

© Академия Министерства внутренних дел Республики Беларусь
Электронный учебно-методический комплекс