• Главная

• Программный раздел

  • Учебная программа

• Теоретический раздел

  • Тема 1. Организация и ведение делопроизводства
    • 1. Общие сведения о делопроизводстве
    • 2. Основные стадии документооборота
    • Презентация по теме 1
  • Тема 2. Документирование управленческих документов с исп.комп.технологий
    • 1. Классификация и характеристика управленческих документов
    • 2. Основные правила оформления управленческих документов с исп.комп. технологий
    • Презентация по теме 2
  • Тема 3. Автоматизация делопроизводственной деятельности и электронного документооборота
    • 1. Обзор автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота
    • 2. Назначение, решаемые задачи и возможности АСДЭД
    • 3. Основные принципы построения и функционирования АСДЭД
    • Презентация по теме 3

• Практический раздел

  • Тестовые задания
    • Тест по теме 1
    • Тест по теме 2
    • Тест по теме 3
    • Тест для факультета права
  • ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

• Вспомогательный раздел

  • Глоссарий
  • Перечень реквизитов
  • Методические рекомендации по оформлению документов
  • Методические рекомендации по изучению дисциплины
  • Рекомендуемая литература
  • Материалы для аттестации
  • Видеоматериалы

 

Организация делопроизводства в организации

Под делопроизводством или документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческих действий.

При использовании термина «делопроизводство» («традиционное делопроизводство») подразумевается, что в процессе этой деятельности осуществляется документирование и организация работы с организационно-распорядительными документами. С помощью термина «документационное обеспечение управления» стараются подчеркнуть деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с новыми видами информации (информационными ресурсами) на основе широкого применения информационных технологий.

С точки зрения коммуникативного подхода в управлении делопроизводство или документационное обеспечение управления представляет собой письменные бизнес-коммуникации, направленные на взаимоотношения между людьми, группами, и организациями. При этом документ выступает как предмет труда и как его результат. Средством труда служит оргтехника, обеспечивающая обработку информации, качество и высокую производительность управленческого труда. В организации делопроизводство направлено на организационное и документационно-информационное обеспечение управления и является составной частью их деятельности по документированию и организации работы с документами (документообороту).

Документирование — процесс составления и оформления документов (подробно будет рассмотрено во второй лекции). Результатом документирования является документ.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Различают следующие виды делопроизводства:

• общее — в документах содержится общедоступная информация, доступ к которой, распространение и (или) предоставление которой не ограничивается;

• специальное — регламентируется отдельными правовыми актами (например, по обращениям граждан, административное, оперативно–розыскное, кадровое, следственное и др.);

• секретное.

В зависимости от характера деятельности, решаемых задач, организационной структуры учреждения (организации), объема документооборота и др. требований в организации могут использоваться следующие формы организации делопроизводства

• Централизованная. Применяется преимущественно в небольших организации при небольшом объеме документооборота и предполагает сосредоточение всех делопроизводственных операций в одном для всего учреждения подразделении или у секретаря. Позволяет обеспечить высокий уровень качества обработки документов, полную и равномерную загрузку исполнителей, освободить основные структурные подразделения от вспомогательных операций с документами;
• Децентрализованная. Все виды работ с документами осуществляются непосредственно в структурных подразделениях, т. е. каждое структурное подразделение ведет делопроизводство самостоятельно;
• Смешанная. Используется в крупных организациях со значительным объемом обрабатываемых документов. При этом наиболее трудоемкие процессы по приему, учету и отправке корреспонденции осуществляются делопроизводственными подразделениями централизованно, а другие - соответствующими структурными подразделениями. Достоинствами этой формы являются: полная механизация работы с документами; рациональное использование технических средств.

В учреждениях и организациях делопроизводство организуется и ведется делопроизводственными службами или службами документационного обеспечения управления. Делопроизводство в организации (общее, специальное, по делам и обращениям граждан, секретное) организуется и ведется специальными подразделениями по защите государственных секретов (ПЗГС), действующими на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Работа подразделений ЗГС регламентируется положением об этих подразделениях, а деятельность работников подразделений ЗГС - должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем подразделения ЗГС и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

В процессе организации и ведения делопроизводства на подразделения ЗГС возлагается решение следующих основных задач:

• внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
• разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики;
• контроль за соблюдением стандартов на документы;
• экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;
• регистрация документов и учетно-справочная работа;
• контроль исполнения документов;
• формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования;
• оформление, издание и рассылка документов;
• изготовление документов с помощью технических средств, копирование и размножение документов;
• организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

 

Краткая характеристика нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводство

Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

• Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 N 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве";
• стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• унифицированная система организационно-распорядительной документации : утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 28.11.2019 N 41 (с изм. и доп. от 23.06.2020 N 21).

Закон «Об архивном деле и делопроизводстве» определяет организацию и ведение архивного дела в Республике Беларусь:

• порядок хранения и передачи документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное государственное хранение;
• порядок создания архивов и их виды, права собственности на архивные фонды;
• порядок хранения, передачи, учета и уничтожения документов
• порядок организации и ведения делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях;
• использование документов Национального архивного фонда в правовой защите информации, содержащейся в его документах;
• финансовое и материально-техническое обеспечение учреждений системы Государственной архивной службы;
• международное сотрудничество в архивном деле;
• ответственность за нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 установлены:

• состав реквизитов на документе;
• требования к бланкам и текстам документов;
• оформление реквизитов;
• требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств.

В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов:

• по созданию, реорганизации, ликвидации организации (предприятия);
• приватизации государственных и коммунальных организаций (предприятий);
• распорядительной деятельности предприятий (организаций);
• организационно-нормативному регулированию предприятия (организации);
• оперативно-информационному регулированию деятельности организации (предприятия);
• переводу (перемещению) на другую работу;
• увольнению с работы;
• оформлению отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий.

Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь определены:

• номенклатура и формирование дел;
• экспертиза ценности документов, подготовка дел к передаче и передача их в архив;
• обеспечение сохранности документов архива;
• организация работы архива, порядок использования документов архива и др.

 

Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под подпись).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

Ответственность руководителя за неприятие мер по надлежащей организации деятельности юридического лица в виде штрафа от десяти до двухсот базовых величин установлена статьей 24.58 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях. Статья 24.25 КоАП устанавливает ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения в виде штрафа в размере до тридцати базовых величин.