Делопроизводство
и защита государственных секретов

электронный учебно-методический комплекс

1.2. Основные стадии документооборота в организации

Рациональная организация документооборота

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения или отправки. Целью документооборота является получение, обработка и хранение ранее созданной управленческой информации.

В организации документооборот осуществляется в виде потоков документов (документопотоков), циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, работники подразделений документационного обеспечсения (далее — ДО), исполнители) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиции, ПЭВМ, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, копировально-множительная служба и т.д.).

Различают три основных потока документации:

входящие — документы, поступающие из других организаций;
исходящие — документы, отправляемые в другие организации;
внутренние — документы, создаваемые внутри организации и не выходящие за ее пределы.

Схема документооборота организации приведена ниже.

Прием входящих документов.
Первоначальное рассмотрение документов подразделением документационного обеспечения.
Регистрация документов.
Предварительное рассмотрение и распределение документов.
Доклад руководителю и рассмотрение документов руководством.
Принятие решения руководителеми направление документов на исполнение.
Контроль исполнения документов.
Формирование документов в дело.
Использование документов в справочно-информационной работе.
Определение сроков хранения документов и их экспертиза.
Передача в архив.
Дальнейшее использование
Уничтожение документов

Рационально организованный документооборот соответствует следующим условиям:

прямоточность — перемещение документов по наиболее короткому пути;
непрерывность — непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение, что обеспечивает равномерную загрузку исполнителей;
ритмичность — равномерность движения потоков документов;
параллельность — выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения;
пропорциональность — возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям;
самостоятельность и ответственность — при всех действиях (направлении, распределении, согласовании, подписании и др.) необходимо строго руководствоваться функциями учреждения, компетенцией сотрудников.

Прием и обработка входящих документов

Движение входящих документов в организации происходит в определенной последовательности и включает в себя следующие стадии:

прием и первоначальная обработка входящей корреспонденции;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
рассмотрение руководителем организации и передача на исполнение.

Вся поступающая в организации корреспонденция в рабочее время принимается работниками, ответственными за ведение делопроизводства, а в нерабочее время — ответственным (оперативным) дежурным по органу, который обязан передать принятую им корреспонденцию в подразделение ДО для регистрации. Прием документов, поступающих в организацию по электронной почте, осуществляется уполномоченными работниками подразделений огргана.

До вскрытия конверта проверяется правильность ее доставки по адресу и целостность упаковки. В случае обнаружения доставленной корреспонденции не по адресу она возвращается с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено», а при повреждении корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной информацией направляется отправителю, а второй остается в организации.

Корреспонденция вскрывается работниками, ответственными за ведение делопроизводства, либо ответственным дежурным по организации за исключением конвертов (пакетов), присланных с пометкой «Лично», которые без вскрытия под роспись передаются по назначению.

Документы на машинных носителях, опечатанные в отдельные конверты (пакеты), передаются без вскрытия упаковки. При этом регистрируются только данные сопроводительного письма.

После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и приложений к ним, в также сверяются индексы документов с индексами, указанными на конверте. В случае отсутствия в конвертах приложений (отснятых листов и других элементов письма) отправителю направляется запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда:

дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
дата документа существенно отличается от даты его получения;
в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой на на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в органах внутренних дел:

Графики отпусков и дежурств личного состава.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Доклады, рапорты.
Документы первичного бухгалтерского учета.
Контрольные карточки, напоминания.
Научные отчеты по темам.
Отчеты о забракованных лекарственных средствах и наркотических веществах.
Периодические издания (газеты, журналы).
Печатные издания (книги, бюллетени, брошюры).
Поздравительные письма.
Поздравительные телеграммы.
Пригласительные письма и билеты.
Рекламные извещения, плакаты, проспекты, прайс-листы.
Сводки, информации и другие документы, присланные для сведения.
Планы подготовки проведения заседаний, совещаний, конференций.
Служебные задания.
Учебные планы и программы.
Ведомственная статистическая отчетность.

Не подлежащие регистрации документы направляются по назначению в подразделения органов внутренних дел.

Служебная корреспонденция, полученная работниками, минуя подразделение ДО, а также поступившая в пакетах с пометкой «Лично», обязательно направляется в подразделение ДО для регистрации.

Документы, поступившие в организации, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в день поступления, а поступившие в нерабочее время — в следующий рабочий день.

Поступившие в организации телеграммы подлежат регистрации в первую очередь

Регистрация документов — фиксация факта поступления или создания документа путем построения на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс — это порядковый номер регистрации документа в регистрационной форме.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основной принцип регистрации — однократность присвоения регистрационного номера каждому документу.

В органах внутренних дел регистрация всех групп документов производится в регистрационно-контрольных карточках (далее – РКК) системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее – система «Дело»).

Установлен обязательный состав реквизитов для регистрации входящих документов в регистрационных формах. В качестве примера ниже приведены реквизиты подлежащие фиксации при журнальной форме регистрации документов:

дата поступления документа и индекс (номер) документа;
корреспондент, дата и индекс поступившего документа;
вид и краткое содержание документа;
количество листов и номера экземпляров основного документа (приложения);
резолюция или кому направлен документ, расписка в получении документа;
отметка об исполнении;
отметка о нахождении документа (номер дела, тома, страницы, акта об уничтожении).

Регистрация документов начинается ежегодно с первого номера.

Сведения о входящих документах вносятся в регистрационную форму, на всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием сокращенного наименования организации-получателя, даты получения и индекса.

Корреспонденция, поступившая в органы внутренних дел в нерабочее время, принимается оперативным дежурным, который проверяет целостность конверта и соответствие текста оттисков печатей на конверте наименованию отправителя, проставляет в реестре на рассылку корреспонденции или в разносной книге отправителя подпись и дату получения корреспонденции, а также, в случае необходимости, печать «Для пакетов». Полученные конверты регистрируются оперативным дежурным в журнале учета конвертов, пакетов.

С наступлением рабочего времени вся корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в нерабочее время, с информацией о проделанной работе по документу передается оперативным дежурным органа внутренних дел в одразделение ДО.

Регистрация входящих документов производится в следующие сроки:

документов с пометками «Срочно», «Весьма срочно», а также документов со сроками исполнения в текущий или следующий день – незамедлительно;
документов, поступивших в рабочее время, – в день поступления;
документов, поступивших в нерабочий день (нерабочее время), – на следующий рабочий день.

В день регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю органа внутренних дел. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководителем органа внутренних дел, передаются сотрудниками подразделения ДО исполнителям согласно компетенции.

Документы должны рассматриваться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, а результаты рассмотрения отражаются руководителем в РКК системы «Дело» в реквизите «Резолюция» либо в форме резолюции, размещаемой в правом верхнем углу первого листа документа с указанием: фамилии исполнителя (исполнителей), содержания поручения, срока исполнения (при необходимости), даты и подписи.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым либо обозначенному словами «Свод», «Созыв» или «Отв.».

Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам, после регистрации передаются исполнителям.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, подлинник документа передается лицу, ответственному за контроль документа.

Сведения об исполнении документа (ознакомлении с документом) вносятся исполнителем путем заполнения реквизита «Состояние исполнения» в РКК системы «Дело» либо проставления отметки об исполнении (ознакомлении) на самом документе (резолюции к документу).

На документе, не требующем исполнения или ответа, исполнителем проставляется отметка об ознакомлении (использовании) и о направлении документа для хранения в соответствующее дело.

Порядок работы с исходящими и внутренними документами

Все исходящие документы в ходе подготовки проходят следующие стадии обработки:

подготовка проекта документа и его печать;
согласование проекта;
рассмотрение руководством и подписание документа;
регистрация;
передача на отправку.

Подготовка документа исполнителем начинается с составления его проекта. Затем исполнитель согласовывает проект документа с руководителем и заинтересованными структурными подразделениями, вносит поправки и уточнения, докладывает о внесенных изменениях и передает документ на подпись. Право подписи исходящих документов в организации имеют руководители, а также руководители структурных подразделений исходя из их компетенции.

Подписанный документ с необходимым количеством копий передается исполнителем на регистрацию и отправку в подразделение ДО. Регистрация исходящих документов, их последующая обработка и отправка (рассылка) осуществляется, как правило, в день подписания документов.

Регистрации подлежат документы, являющиеся ответами на поступившую корреспонденцию, и документы инициативного характера после их подписания руководителем организации или одним из его заместителей

Регистрация исходящих документов осуществляется путем записи сведений о документе в журнале исходящих документов, в РКК или в ЭРКК. Например, в журнале исходящих документов фиксируется следующая информация:

Дата и индекс документа;
Корреспондент;
Вид и краткое содержание документа;
Количество листов и номера экземпляров основного документа (приложения);
Фамилия исполнителя и наименование подразделения;
Номер реестра или порядковый номер по разносной книге, под которым отправлен документ;
Отметка о нахождении (номер дела, тома, страницы, акта об уничтожении).

Документы отправляет ответственный работник подразделения ДО, который проверяет правильность оформления документа: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров, соответствие даты отправки (рассылки) дате подписания и регистрации. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.

На заказную корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах, в котором отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Один экземпляр реестра со штемпелем отделения связи подшивается в дело.

Отправка (рассылка) документов на электронных носителях (дискетах, магнитооптических дисках и других) производится в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации, при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело.

Внутренние документы создаются и используются внутри организации. Подготовка и оформление внутренних документов осуществляется аналогично порядку прохождения исходящих документов, а исполнение — входящих документов. Регистрация приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, протоколов осуществляется раздельно.

Контроль и сроки исполнения документов, поручений

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководителей органов внутренних дел.

Система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов, поручений и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов, поручений осуществляют ответственные исполнители, сотрудники подразделений ДО, сотрудники штабных подразделений либо сотрудники, на которых в соответствии с поручением руководителя органа внутренних дел или должностной инструкцией возложен контроль (далее – контролирующие сотрудники).

Для формирования контрольной картотеки используются РКК системы «Дело».

В штабных подразделениях контрольная картотека формируется путем выставления контрольных карточек, которые в ПДО не регистрируются.

Контролирующие сотрудники ежедневно просматривают контрольную картотеку с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов.

Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за два-три дня до истечения установленного срока.

Документ, поручение снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Свидетельством исполнения документа, поручения является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем органа внутренних дел или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК системы «Дело» либо на самом документе в виде справки о результатах исполнения.

В контрольных карточках штабных подразделений исполнителем на обороте указывается:

в каком объеме выполнено мероприятие и в какой срок;
ход выполнения;
информация о переносе срока исполнения документа;
регистрационный индекс, дата и название итогового документа, свидетельствующего о выполнении;
фамилия и телефон исполнителя.

После заполнения оборотной стороны контрольная карточка штабного подразделения возвращается исполнителем контролирующему сотруднику.

Сроки исполнения документов, поручений исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в органе внутренних дел, если иное не установлено актами законодательства.

Сроки исполнения документов, поручений могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов, поручений устанавливаются правовыми актами.

Индивидуальные сроки исполнения документов, поручений указываются в тексте документа или в резолюции.

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 календарных дней.

Если крайняя дата исполнения документа, поручения приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня.

В случае, когда срок исполнения документа, поручения определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа, поручения.

Срочными являются документы, поручения, срок исполнения которых приходится на день их поступления либо на следующий за ним день. В этом случае на документах, поручениях могут проставляться пометки «Весьма срочно» или «Срочно».

Изменение срока исполнения документа, поручения для индивидуальных сроков производится лицом, его установившим. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки либо рапорта) или устно лицу, установившему срок, как правило, не менее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа, поручения или сразу же после получения поручения (задания).

Изменение документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись, в РКК системы «Дело» (журнале) отражается новый срок исполнения документа, поручения.

Систематизация документов и формирование дел

Систематизация документов и формирование дел производится на основании Перечня документов, образующихся в процессе деятельности органов внутренних дел и государственных организаций, входящих в систему органов внутренних дел, с указанием сроков хранения.

Перечень следует руководствоваться при составлении номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению, формировании и описании дел, формировании архивов, переработке описей дел архивных фондов.

Группирование исполненных документов в дела, систематизация учёта и индексация дел, а также определение сроков хранения дел осуществляется на основании номенклатуры дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, а также определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, а также используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

В номенклатуру дел включаются дела, в том числе с грифом ограничения доступа «Для служебного пользования» и грифом «Коммерческая тайна», постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также учетно-регистрационные формы (журналы, книги).

В номенклатуру не включаются печатные издания, сброшюрованные материалы и другие вспомогательные документы.

Номенклатура составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении ДО, второй передается в архив органа внутренних дел, в котором осуществляется хранение дел, в качестве учетного документа.

При составлении номенклатуры руководствуются следующими принципами:

единство подхода к учету, систематизации, описанию, и поиску документов;
применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений, исправлений;
стабильность индексов дел;
сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Схема номенклатуры строится в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) органа внутренних дел. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений органа внутренних дел.

В первый раздел включаются дела (документы) подразделения ДО. Дела (документы) профсоюзных организаций и других общественных организаций органа внутренних дел указываются в конце сводной номенклатуры самостоятельным разделом.

В номенклатуре в конце каждого раздела предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заведенных в течение делопроизводственного года.

Дела, в которые группируются документы в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом и заголовком.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и другое) и название темы (содержание) дела.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, или содержание вопроса, по которому ведется переписка.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и тому подобное), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и так далее)

графа «Количество дел (томов, частей)» заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов), заведенных в органе внутренних дел в течение года под соответствующим заголовком. Если дело является переходящим, количество дел (томов) указывается только в случае его закрытия и не может превышать одного дела (тома).

в графе «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню» указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно нормативным правовым актам, локальным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, с указанием сроков хранения и (или) Перечня документов, образующихся в процессе деятельности органов внутренних дел и государственных организаций, входящих в систему органов внутренних дел, с указанием сроков хранения (далее – перечни документов с указанием сроков хранения). Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются экспертной комиссией (далее — ЭК) органа внутренних дел по согласованию с ЭК вышестоящего органа внутренних дел.

в графе «Примечание» проставляются отметки о сотрудниках, ответственных за ведение дел, переходящих и незаведенных делах, об уничтожении (с указанием регистрационного индекса и даты акта), передаче в архив (с указанием архивного шифра), наличии электронных дел и другие. Если номенклатурное дело является переходящим на следующий год, в графе «Примечание» указывается: «Переходящее с___г. на ___г.». Если переходящее дело подлежит закрытию, в графе «Примечание» указывается: «Переходящее с___г. по ___г.». Если номенклатурное дело в течение делопроизводственного года не заводилось, в графе «Примечание» указывается: «Не заведено», отметка о лице, ответственном за хранение не проставляется.

В конце номенклатуры перед реквизитом «Подпись» указываются названия правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел. Номенклатура регистрируется как внутренний документ и в качестве самостоятельного дела включается в номенклатуру.

В течение года номенклатуры могут уточняться путем внесения необходимых изменений. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись.

Формирование дел — это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Дела формируют сотрудники, ответственные за их ведение. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками подразделений ДО органа внутренних дел.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и повторные экземпляры. Приложения (за исключением сброшюрованных материалов) формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Формирование (группирование) документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и другой.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров. Уставы, положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле размещают в хронологическом порядке по номерам в порядке возрастания и группируют вместе с документами, которые явились основанием для их подготовки (план проведения, повестка дня, доклады, решения и другие). Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия. Отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.

Дела в органах внутренних дел подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится сотрудниками органов внутренних дел, ответственными за их ведение.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством, а также дела с ограничительным грифом «Для служебного пользования» либо грифом «Коммерческая тайна».

Частичное оформление предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой. На обложке дела указываются:

наименование вышестоящего органа внутренних дел;
наименование органа внутренних дел;
наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) органа внутренних дел;
индекс дела по сводной номенклатуре;
заголовок дела;
год, в котором заводится дело;
срок хранения дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения их делопроизводством остаются частично оформленными: документы дел могут храниться в скоросшивателях, при этом пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, внутренняя опись и заверительная надпись не составляются.

Полное оформление дела предусматривает:

систематизацию документов дела;
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела;
составление листа-заверителя дела;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются за левое поле в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и другое) из документов удаляются.

На обратной стороне листа-заверителя дела два свободных конца нити опечатываются с помощью бумажной наклейки с оттиском печати «Для пакетов» органа внутренних дел.

Листы документов в деле, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другими) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.

Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно. Резолюция, составленная на отдельном листе, подшивается и нумеруется как самостоятельный лист.

К делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также делам временного (до 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (дела с ограничительным грифом «Для служебного пользования» либо «Коммерческая тайна», личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела

В конце внутренней описи документов дела делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и другое) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости к внутренней описи документов дела составляется новая итоговая запись и заверительная надпись.

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись, которая составляется на отдельном листе-заверителе дела или проставляется с помощью штампа, содержащего все реквизиты заверительной надписи. Заверительная надпись помещается в конце дела (тома). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя дела, составленный по установленной форме лист-заверитель дела подклеивается ко внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи документов дела, наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи документов дела указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;
в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
если в дело включены документы за более ранний период чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»;
из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;
при передаче дела в архив органа внутренних дел на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

Главная

Программный раздел

Теоретический раздел

Практический раздел