| |||||||||
|
|
| ||||||||
2.1. Классификация и характеристика управленческих документовОбщие сведения о документировании информации в ОВДДокументирование является составной частью делопроизводства и представляет собой запись информации на различных носителях по установленным правилам. Различают документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную деятельность ОВД, документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит кадровая, статистическая, процессуальная и другая документация и документирование сведений, составляющих государственные секреты. Документирование осуществляется в строгом соответствии со следующими правовыми актами:
В зависимости от используемых способов документирования различают следующие виды документов.
Материальным носителем информации называется материальный объект, используемый для записи и хранения информации. Основными видами носителей информации являются:
Определение и функции документовДокументом называется зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности. Реквизит документа — элемент оформления документа. Документ (документированная информация) является частным случаем сообщения, которое используются для фиксации юридического факта при выражении регулируемых правом общественных отношений через информационные отношения. Сообщение — совокупность знаков, отображающих ту или иную информацию или сведения. Документ от сообщения отличается наличием внешних и внутренних документообразующих признаков. Внешние признаки отображают форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты). Внутренние признаки характеризуют язык, стиль, юридическую и управленческую силы, которые придаются документу действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологии его изготовления и оформления. Юридическая сила — свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления. Официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Документ — многофункциональный объект, выполняющий следующие основные взаимосвязанные социальные функции:
Классификация документовПод классификацией документов понимается деление документов на группы (классы) по наиболее общим признакам сходства и различия. Все документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам:
Состав организационно-распорядительной документацииОсобое место в управленческой деятельности ОВД занимают организационно–распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти организаций и должностных лиц и которые в равной степени представляют интерес для работников всех структурных подразделений ОВД. Организационно–распорядительные документы подразделяются на организационные, распорядительные и справочно–информационные документы. Организационные документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений. К организационным документам относятся. Устав — нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа внутренних дел, а также порядок деятельности должностных лиц и сотрудников органа внутренних дел в определенных сферах деятельности. Положение — правовой акт, определяющий статус государственного органа (организации) либо порядок осуществления деятельности в определенной сфере общественных отношений. Инструкция — правовой акт, детально определяющий содержание и методические вопросы регулирования определенной сферы общественных отношений. Утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем (руководителями структурных подразделений). Она может являться приложением к распорядительному документу. Распорядительные документы предназначены для оформления распорядительной деятельности должностных лиц (коллегиальных органов) и доведения письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам. В эту группу входят следующие документы. Приказ — правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем органа внутренних дел в пределах компетенции возглавляемого им органа внутренних дел в соответствующей сфере государственного управления. Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказами по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности учреждения или его структурных подразделений. Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа, приводится ссылка на документ, на основании которого издан данный приказ. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, устанавливаются сроки исполнения. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иного срока не указано в тексте. Право подписи приказа имеют руководитель и его первые заместители, а также некоторые должностные лица в соответствии с их обязанностям, полномочиями и компетенцией. Приказ обязателен для всех сотрудников данной организации, а в ряде случаев может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Выписка из приказа — это копия какой-либо части подлинного приказа. В выписке из приказа полностью воспроизводится констатирующая часть, а из распорядительной части берется только та часть, которая необходима для практической работы. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии. Распоряжение — правой акт, издаваемый единолично руководителем органа внутренних дел для решения оперативных вопросов основной деятельности. Указание — правовой акт, издаваемый руководителем органа внутренних дел по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Постановление — нормативный правовой акт, принимаемый коллегиально на основе и во исполнение нормативных правовых актов большей юридической силы в пределах компетенции соответствующего органа внутренних дел и регулирующий общественные отношения в сфере исполнительно-распорядительной деятельности. Решение — правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Справочно–информационные документы Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По способу и полноте записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными и краткими – без записи содержания выступлений. Протокол ведет секретарь или специально назначенное лицо, как правило, на заседании. Если заседание стенографируется или делается магнитофонная запись, протокол составляется после его расшифровки. Протокол нумеруются порядковым номером в пределах календарного года, подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Важным является указание в протоколе числа присутствующих, т. к. от числа присутствующих зависит кворум, наличие которого позволяет принимать решения. Выписка из протокола — это копия части подлинного протокола, предназначенная для ознакомления с решениями коллегиального органа должностных лиц или подведомственных организаций, а также в случаях служебной необходимости. Выписка из протокола подлежит заверению. Акт — документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом органа внутренних дел), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и другое). Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается основание составления акта, перечисляются состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части акта указываются установленные факты, делаются выводы, даются рекомендации. В конце текста перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены, а также делается отметка о наличии приложений, Акт подписывается председателем и членами комиссии. Доверенность является документом, который организация выдает должностным лицам на совершение каких-либо действий (представлять интересы, распоряжаться имуществом и т. д.). Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю органа внутренних дел в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Информационная докладная записка информирует руководство о ходе или развитии определенного процесса, отчетная — сообщает о завершении работ, планов, о выполнении указаний и т. д. Она адресуется вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения. Служебная записка является документом, аналогичным докладной записке, но направленным одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения. Справка — информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Расписка — документ, удостоверяющий получение чего–либо, заверенный подписью получателя. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). По содержанию и назначению различают письма: Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения. Во введении излагают причины и непосредственный повод, явившийся основанием для составления письма. В доказательствах — историю вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие материалы; В заключении — основную мысль–просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д. Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый Андрей Николаевич!» Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса. Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующими должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте. На втором экземпляре письма, остающемся в деле отправителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути излагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на подпись. Следует знать, что все письма, в которых содержатся финансовые вопросы, должен подписывать главный бухгалтер, а письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации. Одно из главных требований к письму — краткость. Оптимальный размер письма — одна–полторы страницы формата А4. В деловом письме следует избегать многосложных, непонятных слов и выражений. В нем не должно быть лишних прилагательных, наречий. Рапорт — документ, адресованный руководителю органа внутренних дел и содержащий изложение какого-либо вопроса. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
|
| © Академия Министерства внутренних дел Республики Беларусь | Электронный учебно-методический комплекс | ||||||