Глоссарий

Делопроизводство
и защита государственных секретов

электронный учебно-методический комплекс
 

Глоссарий

 

Автобиография - документ, содержащий основные данные о жизни и деятельности его автора.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Автор официального документа - юридическое или физическое лицо, от которого исходит официальный документ.

Автореферат - документ, представляющий краткое изложение автором своего научного труда.

Авторизованная копия - копия документа, удостоверенная автором.

Авторская рукопись - рукописный или машинописный текст документа, подготовленный автором для опубликования.

Авторское право - часть гражданского права, регулирующая отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы, искусства.

Адрес  -  документ,  содержащий  приветствие,  поздравление, благодарность отдельному лицу или организации.

Адресант - отправитель документа.

Адресат - получатель документа.

Адресование документа - указание получателя документа путем указания реквизита «Адресат» в правом верхнем углу документа.

Акт - организационно-распорядительный документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акт ревизии - официальный документ, которым оформляются результаты обследования финансово-хозяйственной деятельности организации.

Акты - 1) обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке, 2) в праве - решения, действия - или документы, имеющие юридическое значение (нормативные акты, акты экспертизы, акты гражданского состояния и др.).

Анкета - 1) документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них; 2) опросный лист для получения каких-либо сведений.

Аннотация - краткая характеристика содержания книги, статьи, отчета и т.п.

Аннотация документов - 1) краткое изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках (путеводителях, обзорах и т.п.) и информационных документах.

Анонимный документ - документ, в котором не указан его автор.

Архив - 1) совокупность архивных документов; 2) архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Аттестация объектов информатизации - комплексная проверка объектов информатизации в реальных условиях его размещения до начала эксплуатации.

Биографическая справка - архивная справка, содержащая сведения о конкретном лице (лицах).

Биография - документ, содержащий описание жизни и деятельности какого-либо лица.

Бланк документа - стандартный .лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и свободным местом, отведенным для переменной.

Бланки строгой отчетности - разновидности бланков документов, подлежащих специальному учету.

Вариантность   документной   информации   -   повторяемость документной   информации,   характеризующаяся   теми   или   иными несущественными различиями.

Варианты текста - два (или более) текста документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания текста.

Ведомственное хранение документов - хранение архивных документов какой-либо организации в течение установленного периода времени.

Ведомственный (межведомственный) архив - архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, государственного предприятия, учреждения, организации, осуществляющее прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение установленного периода времени.

Вид документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия.

Видеограмма документа - изображение документа на экране монитора.

Виды дел - первичные комплексы документов (дело, документы, переписка, книга, журнал и т.п.), в основу формирования каждого из которых положен определенный принцип.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визитная карточка - карточка, содержащая сведения о ее владельце.

Внешние признаки документа - форма и размеры документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них.

Внутренний документ - документ, предназначенный для использования в той организации, в которой он создан.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием их названий, дат, порядковых номеров (индексов) и номеров листов.

Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов государственными органами, а также предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности в создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение периода, установленного действующим законодательством.

Входящий документ - документ, поступивший в организацию.

Входящий номер документа - регистрационный номер (индекс) документа, проставленный адресатом.

Выписка - копия части текстового документа.

Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее гарантию чего-либо.

Государственная тайна - сведения, в результате разглашения или утраты которых могут наступить тяжкие последствия для национальной безопасности Республики Беларусь.

Государственный архив - архивное учреждение, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в установленном законодательством порядке.

Государственные секреты (сведения, составляющие государственные секреты) - сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, защищаемые государством в соответствии с Законом «О государственных секретах» и другими актами законодательства Республики Беларусь.

График - 1) графический или текстовой документ, отражающий состояние или динамику какого-либо явления; 2) план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф - 1) оттиск печати или штемпеля на документе; 2) надпись или специальный знак на документах, определяющий условия их хранения или использования.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации и ограничивающий круг пользователей документом (ограничительный гриф).

Гриф секретности - реквизит, проставляемый на носителе государственных секретов и (или) сопроводительной документации к нему, свидетельствующий о степени секретности содержащихся на этом носителе государственных секретов.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения или его органа, не являющегося автором документа.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата дела (даты дела) - год (годы) начала и окончания дела.

Дата официального документа - реквизит, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания или подписания, утверждения, принятия, опубликования.

Датирование документа - 1) проставление на документе даты его создания или подписания, утверждения, даты события, зафиксированного в документе; 2) установление не указанного на архивном документе времени его создания или подписания, утверждения.

Декрет - 1) постановление верховной власти по какому-либо вопросу, имеющее силу закона; 2) издаваемый в порядке управления акт президентской или правительственной власти.

Дело - 1) совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.) и помещенных в отдельную обложку; 2) единица хранения документов на бумажной основе.

Делопроизводственный индекс - индекс, включающий порядковый номер и различные условные обозначения, проставляемые на документе при его регистрации и указывающие место его составления, исполнения, хранения и т.п.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Депонирование документов - установленный порядок хранения документов, неизданных научных работ в справочно-информационном фонде с целью их дальнейшего использования

Директивный документ - документ вышестоящего органа, содержащий обязательные к исполнению указания.

Доверенность - документ, которым доверяется одним лицом другому действовать от его имени перед третьими лицами.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон о взаимных обязательствах.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов выводов, предложений, предназначенный для выступления перед кем-либо.

Докладная записка - документ информационного характера, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления организацией (см. также «делопроизводство»).

Документация - 1) совокупность документов по какому-либо вопросу, заявлению, лицу, учреждению и т.п.; 2) совокупность документов, оформленных по единым правилам.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация - информация, оформленная в установленном порядке и закрепленная на материальном носителе, обеспечивающем ее передачу во времени и в пространстве.

Документная информация - информация, содержащаяся в документе.

Документовед - специалист по документоведению.

Документоведение - научная дисциплина, изучающая закономерности образования документов и разрабатывающая способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документы по личному составу - документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, характеризующие трудовую деятельность работника.

Допуск к государственным секретам - право гражданина Республики Беларусь, иностранного гражданина, лица без гражданства или государственного органа, иной организации на осуществление деятельности с использованием государственных секретов.

Доступ к государственным секретам - ознакомление гражданина с государственными секретами или осуществление им иной деятельности с использованием государственных секретов.

Должностная инструкция - документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условий его эффективной работы.

Досье - комплект документов, относящихся к какому-либо вопросу, делу, лицу, организации.

Дублетный документ - один из экземпляров размноженного документа (копия).

Дубликат документа - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Жалоба - обращение гражданина, содержащее требования восстановления его прав и законных интересов, нарушенных действиями либо бездействием должностных лиц соответствующих органов, учреждений организаций и предприятий.

Журнал - документ, содержащий периодические записи определенных сведений, событий, операций, решений и т.п.

Журнал регистрации документов - учетный документ, содержащий сведения о поступивших и отправленных документах.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заверительная надпись дела - запись, содержащая указание количества и физического состояния листов дела, подлежащего постоянному или временному (свыше 10 лет) хранению.

Заверительная надпись к описи - запись, содержащая указание количества и физического состояния листов описи.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заключение - документ, содержащий оценку, выводы организации, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Закон - нормативный правовой акт, закрепляющий принципы и нормы регулирования наиболее важных общественных отношений.

Законодательные акты - законы и другие нормативные правовые акты, имеющие силу закона.

Законодательство - система нормативных правовых актов, регулирующих общественные отношения.

Законченное дело - дело, законченное делопроизводством.

Записка - справочно-информационный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (см. докладная записка, объяснительная записка).

Заявление - 1) документ, содержащий просьбу о чем-либо; 2) обращение гражданина, направленное на устранение конкретных правонарушений или реализацию его прав и законных интересов; 3) официальное сообщение по особо важному вопросу.

Извещение - справочно-информационный документ, содержащий официальное уведомление заинтересованных лиц о происшедших или предстоящих событиях.

Издание документа - публикация документа путем размножения его полиграфическими или другими техническими средствами.

Индекс - регистрационный порядковый номер и необходимые условные обозначения, которые присваиваются объекту регистрации и учета.

Индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексация - проставление индекса на документе.

Индексирование - присвоение документу индекса соответствующей информационно-поисковой системы для обеспечения его поиска.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция - 1) нормативный правовой акт, детально определяющий содержание и методические вопросы регулирования в определенной области общественных отношений;  2)  правовой акт, содержащий  правила, регулирующие научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности  организаций  их  подразделении, должностных лиц.

Интерполяция - позднейшая (не авторская) вставка слов или фраз в текст документа.

Интерпретация документа - истолкование смысла документа, вложенного в него автором.

Исходящий документ - документ, отправляемый из организации.

Исходящий номер (индекс) документа - регистрационный номер (индекс) документа, проставляемый отправителем.

Итоговая запись - запись в конце описи документов, дел или годового раздела описи дел, содержащая сведения о количестве единиц хранения, внесенных в опись или годовой раздел описи.

Картотека - совокупность карточек с информацией, систематизированных в определенном порядке (по алфавиту, темам, срокам исполнения документов и др.). Может вестись с использованием средств вычислительной техники или вручную.

Карточка - бланк, на который заносятся какие-либо сведения.

Категорирование объектов информатизации - дифференциация подхода к выбору необходимых технических мер по защите обрабатываемой (циркулирующей) на них секретной информации.

Квитанция - официальная расписка установленной формы, выдаваемая организацией в получении каких-либо материальных ценностей или денежных средств лиц, которому она выдана.

Классификация документов - распределение множества документов по классам (группам) на основании общности признаков в целях их научной организации и использования.

Ключевые слова - слова с предметным значением, выделяемые из текста (документа) и характеризующие содержание данного текста.

Код документа - идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.

Кодекс (кодифицированный нормативный правовой акт) - закон, обеспечивающий полное системное регулирование определенной области человеческих отношений.

Кодификация - вид систематизации нормативных правовых актов, сопровождающийся переработкой установленного ими содержания правового регулирования путем объединения нормативных правовых актов в единый нормативный правовой акт, содержащий систематизированное изложение правовых предписаний, направленных на регулирование определенной области общественных отношений.

Коллективный договор - локальный нормативный акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работниками.

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю.

Консервация документа - предохранение документа от разрушающего воздействия внешней среды.

Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль управленческих решений - одна из функций процесса управления, способствующая своевременному исполнению управленческих решений.

Копирование документов - воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа (копия) - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Корреспондент - юридическое или физическое лицо, с которым ведется переписка.

Корреспонденция - переписка между юридическими и физическими лицами.

Крайние даты дела - даты (число, месяц, год) начала и окончания дела.

Лист-заверитель дела - помещаемый в конце дела лист, содержащий заверительную надпись.

Лист-заверитель описи - помещаемый в конце описи лист, содержащий заверительную надпись к описи.

Личная карточка - документ, содержащий краткие сведения о работнике (образование, стаж, трудовая деятельность, семейное положение и т.д.) и используемый для анализа состава и учета движения кадров.

Личное дело - дело, содержащее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Личный документ - официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение; иногда может содержать другие сведения биографического характера.

Личный листок по учету кадров - документ, содержащий основные сведения о работнике организации.

Материальный носитель информации - материал с определенными физическими свойствами, который может быть использован для записи и хранения информации.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Методические указания - нормативный документ, устанавливающий методы (способы, приемы) проведения определенных работ.

Научно-техническая документация - документация, фиксирующая процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство.

Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, не имеющая юридической силы подлинника ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов.

Незаконченное дело - дело, незаконченное делопроизводством.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер входящего документа - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего документа - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Нормативный правовой акт - официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики  Беларусь процедуры и содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.

Носитель государственных секретов - материальный объект, на котором государственные секреты содержатся в виде символов, образов, сигналов и (или) технических решений и процессов, позволяющих их распознать и идентифицировать.

Нумерация листов дела - проставление на листах дела их порядковых номеров.

Обеспечение сохранности документов - обеспечение физической сохранности документов и их учет.

Обзор - документ, содержащий в сжатой форме информацию о работах в той или иной области или деятельности за определенный период (экономический обзор, обзор работы организации и т п.)

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию, а также созданных ею за определенный период.

Объект информатизации - объект, предназначенный для проведения работ с использованием государственных секретов.

Объяснительная записка - 1) справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу, 2) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта)

Опубликование документа - доведение содержания документа до всеобщего сведения путем воспроизведения текста в печати или иных общедоступных средствах коммуникации.

Организационно-распорядительная документация - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Организационно-распорядительный документ - документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функции управления.

Оригинал документа - 1) документ, впервые созданный каким-либо индивидуальным или коллективным автором; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении производственных планов, мероприятий, поручений, заданий и т.п., представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Памятка - документ, содержащий краткую инструкцию по какому-либо вопросу.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.

Переписка - 1) система документальных связей организаций или лиц между собой; 2) вид дела, состоящего из документов-запросов и документов-ответов.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление других документов, предметов, объектов или работ.

Печать - оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами.

Повестка - официальное письменное сообщение частному лицу с приглашением явиться куда-либо

Повестка дня - перечень вопросов, подлежащих обсуждению на заседании, совещании, семинаре, собрании и т.п.

Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

Подлинник унифицированной формы документа - первый или единственный экземпляр утвержденной унифицированной формы документа.

Подлинный документ - документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности.

Подпись - реквизит документа, включающий в себя собственноручную роспись полномочного должностного лица, наименование его должности и расшифровку подписи.

Положение - 1) нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности государственного органа (организации), а также порядок деятельности государственных служащих и иных лиц в определенных сферах деятельности; 2) правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими органами коллегиального управления и общественными объединениями в целях разрешения наиболее важных задач; правовой акт, фиксирующий решение органов предварительного расследования, прокуроров, судей и т.д.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении.

Постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) хранение.

Пояснительная   записка   -   справочно-информационный   документ, поясняющий основной документ (план, отчет и т.п.) или его отдельные положения.

Правила - 1) кодифицированный нормативный правовой акт, конкретизирующий нормы более общего характера с целью регулирования поведения субъектов общественных отношений в определенных сферах и по процедурным вопросам; 2) совокупность обязательных для выполнения требований, норм.

Правила внутреннего трудового распорядка - документ, определяющий трудовой распорядок в организации.

Предложение - 1) документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу; 2) обращения граждан, направленные на совершенствование нормативного регулирования общественных отношений путем принятия новых актов законодательства или внесения изменений в действующие для улучшения деятельности органов управления, учреждений, организаций, предприятий.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, переводе или поощрении работника организации.

Претенциозное письмо - письмо, направляемое стороне, нарушившей условия договора, с требованием выполнить их или компенсировать причиненный ущерб.

Признаки заведения дел - формальные основания группировки документов в дела (номинальный, авторский, предметный, корреспондентский и др.).

Приказ - 1) нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления; 2) правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Примерная номенклатура дел - документ, устанавливающий примерный состав дел, типичных для какой-либо группы однородных организаций или их отдельных структурных подразделений, и носящий рекомендательный характер.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения

Протокол - 1) документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах; 2) международное соглашение договаривающихся сторон по отдельным вопросам, 3) документ, подписанный договаривающимися сторонами и фиксирующий результаты переговоров перед заключением договора; 4) совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, министерствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, другими организациями и официальными лицами в международном общении.

Протокол административный - официальный акт о нарушении общественного порядка или закона, составляемый с целью привлечения виновного к административной ответственности.

Размножение документов - неоднократное воспроизведение документа с помощью печатных форм

Разновидность документов - классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинаковое целевое назначение и формуляр (например, протоколы заседаний - одна разновидность, протоколы допросов - другая и т.п.).

Расписка - документ, удостоверяющий получение чего-либо, заверенный подписью получателя.

Распорядительная документация - совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями организаций в целях реализации возложенных на них функций

Распорядительный документ - правовой акт, издаваемый коллегиальным органом управления, а также руководителем организации в целях разрешения наиболее важных и оперативных вопросов их деятельности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) или его заместителем для решения оперативных задач основной деятельности.

Регистр - 1) список, указатель, книга записей, учетный документ, имеющий правовое значение; 2) особый орган, осуществляющий функции надзора в специальной области управления.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документа в делопроизводстве организации.

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) - карточка, предназначенная для регистрации и контроля за ходом исполнения документа.

Регистрационный индекс документа - цифровое или цифробуквенное обозначение, которое присваивается документу при его регистрации.

Регистрационный штамп - штамп, воспроизводящий официальное наименование организации, дату и регистрационный индекс. Проставляется на документе, поступившем в организацию.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационных формах, фиксирующее дату его создания, получения или отправления.

Регламент - 1) правовой акт, устанавливающий порядок деятельности органа   управления,   коллегиального   или   совещательного   органа;              2) нормативный правовой акт, принятый (изданный) Главой государства, органами законодательной, исполнительной, судебной власти, а также органами местного управления и самоуправления и содержащий совокупность правил, определяющих процедуру деятельности соответствующих органов;     3) порядок проведения заседании, совещании, конференций.

Реестр - документ, представляющий собой список (перечень), каких-либо объектов, составленный для их учета или в справочно-информационных целях.

Режим секретности - установленный нормами права единый и обязательный для всех министерств и ведомств, организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц порядок обращения с государственными секретами.

Режимно–секретная деятельность - деятельность по реализации правовых, организационных, технических, программных и иных мер по предотвращению несанкционированного распространения сведений, составляющих государственные секреты.

Резолюция на документе - письменное указание руководителя по исполнению или использованию документа.

Реквизит документа (реквизит) - элемент официального документа.

Рекламационное письмо - документ об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Реферат- краткое письменное изложение первоисточника.

Решение - 1) правовой акт, принимаемый коллегиальными или совещательными органами организации в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности; 2) совместный распорядительный документ, принимаемый двумя и более неоднородными органами и организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.

Решение органов местного управления и самоуправления - нормативный правовой акт, принимаемый местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения и имеющий обязательную силу на соответствующей территории.

Решение референдума - нормативный правовой акт, направленный па урегулирование важнейших вопросов государственной и общественной жизни, принятый республиканским или местным референдумом.

Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма нанесены от руки.

Секретное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с секретными документами (изделиями, работами) в органах внутренних дел.

Сводка -документ, содержащий обобщенные данные по одному вопросу.

Сводная номенклатура дел - объединенные в один документ номенклатуры дел всех структурных подразделений организации.

Система документации - совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Система документирования - совокупность норм, правил, средств и способов создания документов.

Система защиты секретной информации - совокупность объектов защиты информации, органов защиты информации (отдельных исполнителей, подразделений технической защиты информации), используемых ими средств защиты информации, организованных и функционирующих по правилам, установленным соответствующими правовыми, организационно-распорядительными и нормативными документами по защите информации.

Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) - структурное подразделение организации, подчиняющееся непосредственно руководителю и осуществляющее организацию документационного обеспечения управления.

Служебная тайна - сведения, в результате разглашения или утраты которых может быть причинен существенный вред национальной безопасности Республики Беларусь. Служебная тайна может являться составной частью государственной тайны, не раскрывая ее в целом.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между различными организациями, а также организациями и частными лицами.

Согласование документа - 1) предварительная оценка проекта документа; 2) получение согласия на издание документа.

Сообщение - краткий доклад на совещании, заседании.

Сопроводительное письмо - письмо, составленное для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части.

Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке.

Средства защиты государственных секретов - технические, программные, криптографические и другие средства, используемые для защиты государственных секретов, а также средства контроля эффективности защиты государственных секретов.

Срок исполнения документа - индивидуальный срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.      .                       '

Стандарт - 1) технический нормативный правовой акт, устанавливающий комплекс норм, правил, требовании к объекту стандартизации; 2) образец, эталон, с которым сравниваются подобные объекты.

Стенограмма - дословная запись методом стенографии докладов сообщений, выступлений на собраниях,  совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Степень секретности - показатель важности государственных секретов, определяющий меры и средства защиты государственных секретов.

Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Тезисы - кратко изложенные основные положения документа, доклада, выступления и др.

Текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом, письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию.

Телеграмма - справочно-ннформационный документ, текст которого передастся по телеграфу.

Телефонограмма -- обобщенное название различных по содержанию официальных сообщений, которые передаются по каналам телефонной связи и записываются (печатаются) получателем.

Типовая номенклатура дел – нормативных документ, устанавливающий типовой состав дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре.

Типовые документы - 1) нормативные документы, определяющие порядок работы организаций (типовой устав, типовая структура, типовая номенклатура дел и т.п.) или отдельных ее сторон (типовой договор, типовой контракт и т.п.) и являющиеся образцами для составления организациями одноименных документов с учетом специфики их деятельности; 2) документы образующиеся в организациях при выполнении функций, свойственных большинству организации независимо от их ведомственной принадлежности (планирование, учет и т.п.).

Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющий его конкретное содержание.

Удостоверение - 1) официальный документ, свидетельствующий личность предъявителя (удостоверение личности); 2) документ, подтверждающий определенные факты или права; 3) юридические действия органов и лиц, имеющих право проверять и констатировать подлинность документов или законность совершения сделок.

Указ - нормативный правовой акт Главы государства, издаваемый в целях реализации его полномочий и устанавливающий (изменяющий, отменяющий) определенные правовые нормы.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными по ним.

Уникальный документ - 1) документ особой ценности, не имеющий себе подобных по содержанию или оформлению; 2) документ, единственный в своем  роде,  содержащий  невосполнимую  информацию,  имеющую исключительное значение для истории и культуры страны; ценность его определяется прежде всего содержанием, автографичностью, редкостью и антикварно-букинистической ценой.

Унификация документов - установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Управленческая документация - система документации, обеспечивающая управленческие процессы в обществе.

Устав - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности государственного органа (организации), а также порядок деятельности государственных служащих и иных лиц в определенных сферах деятельности.

Учет секретных документов - регистрация и контроль за сохранностью секретных документов в органах внутренних дел.

Факсимиле - 1) точное воспроизведение техническими средствами оригинала документа, рукописи, подписи; 2) клише - печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного) на бумажном носителе, полученная по каналам факсимильной связи.

Физическое лицо - отдельный гражданин, являющийся субъектом (участником) гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и коллекциям.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Характеристика - 1) официальный документ, содержащий сведения о служебной, общественной или иной деятельности лица; 2) документ, содержащий описание отличительных качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого (чего)-либо.

Ходатайство - письмо с просьбой о положительном решении какого-либо вопроса.

Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Хранение секретных документов – установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности секретных документов на рабочих местах и в специальных хранилищах; порядок, предотвращающий порчу секретных документов, их утрату и несанкционированное копирование.

Шифр документа - 1) условный регистрационный знак, наносимый на документы для организации их поиска и хранения; 2) систематизированная совокупность условных знаков, применяемых для сокращения или замещения первичной информации.

Штамп - вид печати, обычно прямоугольный, воспроизводящий официальное наименование организации на документах.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, наименование должностей работников организации с указанием их окладов.

Экспертиза - изучение специалистом (экспертом) или группой специалистов вопросов, правильное решение которых требует профессиональных исследований и специальных знаний в той или иной сфере.

Экспертиза ценности документов - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение документов на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия - совещательный орган в организациях, осуществляющий экспертизу ценности документов.

Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и ассоциированный со специальной (особенной) частью документа, который обеспечивает однозначную идентификацию создателя и неоспоримость происхождения содержательной (общей) части документа.

Электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим листом.

Эмблема - 1) условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи; 2) графическое изображение.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридический адрес - официально зарегистрированный адрес юридического лица, внесенный в регистр при его регистрации.

Юридическое лицо - предприятие, учреждение, организация, фирма (коллективный субъект гражданских прав), которые обладают обособленным имуществом, могут от своего имени приобретать имущественные и личные преимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитраже или третейском суде; имеют самостоятельный баланс или смету.

© Академия Министерства внутренних дел Республики Беларусь
Электронный учебно-методический комплекс