| ||||||
|
|
| |||||
3.3. Основные принципы построения и функционирования АСДЭД "Дело"Основные принципы построения и функционирования автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота «Дело»Автоматизированная система электронного документооборота «Дело» разработана российской компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) (www.eos.ru) и предназначена для автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в государственных и коммерческих делопроизводственных службах, управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д. Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок. Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам). Система обеспечивает решение следующих основных задач:
Система включает в себя серверную и клиентскую части. Серверная часть содержит следующие компоненты:
Состав компонентов клиентской части:
Система «Дело» имеет модульную структуру, в которой каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами. Такими модулями (подсистемами) в составе системы «Дело» являются:
Подсистема "Документы" реализует основные функциональные возможности системы: регистрацию документов; исполнение документов; поиск документов в картотеках; рассылку исходящих документов. При входе в эту подсистему каждому пользователю предоставляется право работы только с теми картотеками, кабинетами, папками и функциями, которые при настройке системы были для него определены как доступные. Подсистема "Отчетные формы" обеспечивает формирование стандартных отчетов (стандартных печатных форм документов в соответствии с заранее определенными критериями):
Подсистема "Справочники" обеспечивает ввод значений в справочники системы, т. е. настройку системы на организационную структуру предприятия и правила делопроизводства (например, правила заполнения реквизитов). Подсистема "Пользователи" ведет список пользователей системы. При этом для каждого пользователя определяется:
Подсистема "Управление процессами" помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.). Подсистема "Сервер Электронного Взаимодействия" (СЭВ) предназначена для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота (самостоятельные системы электронного документооборота), а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях. Подсистема "Дело-WEB" полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet/Intranet. Подсистема "Сканирование" предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК. Для распознавания текста и преобразования файла в текстовый формат необходим пакет FineReader, если в распознавании нет необходимости, то для сканирования достаточно использовать TWAIN-драйвер сканера. Подсистема "Утверждение и согласование документов" обеспечивает подписание файлов, прикрепленных к регистрационной карточке, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте, системе межведомственного взаимодействия документов (СМДО) с использованием средств криптографической защиты информации. Подсистема "Мониторинг кабинетов" позволяет отслеживать появление новых документов в кабинетах, доступных пользователю системы "Электронное ДЕЛО". Подсистема "Оповещения и уведомления" данная опция служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д. Подсистема "Замещение должностей" обеспечивает возможность вести учет отсутствия сотрудников на работе (в связи с отпуском, болезнью, командировкой и т.д.), осуществлять замещение отсутствующих сотрудников другими и организовать документооборот в это время. Подсистема "Управление совещаниями"автоматизирует проведение совещаний на всех этапах – от формирования повестки и приглашения участников, до формирования протокола и контроля исполнения решений. Подсистема "Карма" - обеспечивает применения электронной цифровой подписи и шифрования, в том числе и в юридически значимом электронном документообороте; Рассмотрим некоторые основные принципы построения и функционирования САДЭД «Дело». В системе реализована функция «справочника», которая позволяет учитывать информацию необходимую должностным лицам организации в повседневной работе об организациях-контрагентах. К такой информации относится: название организации (полное и сокращенное); регион, индекс, город, адрес, e-mail; ФИО, тел., факс, юридический адрес представителей организации; банковские реквизиты и дополнительные примечания. В системе реализован принцип «кабинетов», что позволяет объединить несколько должностных лиц в один кабинет, как это чаще всего и бывает в реальности. Все документы, подлежащие регистрации, делятся в системе на произвольное количество групп, сформированных на основе трех базовых:
Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, регистрацию проектов документов, связанных проектов документов и работу с ними, позволяет назначить соисполнителей по документу. Причем при регистрации сопроводительных документов имеется возможность не только указать информацию о файле документа, но и прикрепить сам файл документа. На каждый документ в системе заводится регистрационная карточка (РК). Поскольку в системе реализован принцип свободной маршрутизации, то в РК отсутствуют всевозможные закладки, скрытые поля, либо поля обязательные для заполнения, не требуется прописывать схемы и маршруты рассылки РК, т.к. система автоматически рассылает их всем исполнителям и контролерам по данному документу (дополнительно возможно использовать произвольные списки рассылки документов). Кроме того, система сама генерирует регистрационный номер и дату документа, что упрощает процесс регистрации и предотвращает возникновении путаницы с номерами и индексами документов. Система поддерживает режим печати РК документа, регистрационного штампа, штрих-кода используемого при поточном сканировании, реестра рассылки документов, наклеек на документ. При этом можно задавать собственные шаблоны печати. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД – Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Поддержка электронного документооборота обеспечивается за счет реализации следующих функций:
Конфиденциальность и безопасность информации обеспечивается за счет регламентации прав доступа пользователей к картотекам документов в соответствии с их грифами. Предусмотрена совместимость системы с антивирусными пакетами. Маршрут в системе ДЕЛО задается только при работе с проектами документов. В системе предусмотрено три вида задания маршрута:
ДЕЛО содержит стандартные отчетные формы, генерируемые на основе шаблона в файл MS Word. Шаблоны формы могут редактироваться пользователем в MS Word. А любые дополнительные отчеты разрабатываются при помощи специального API, поставляемого с системой. В системе ведется полное протоколирование действий пользователя и действий администратора по изменению прав пользователей. Встроенные в систему средства электронной почты позволяют осуществлять рассылку прямо из регистрационной карточки. Предусмотрена передача, как копий, так и оригиналов документов. Кроме того, система, поддерживает наличие нескольких картотек. Каждое подразделение с большим объемом документооборота может иметь собственную картотеку. Все картотеки могут взаимодействовать между собой. В системе реализована поддержка всех наиболее важных делопроизводственных функций, таких как: реестр рассылки, опись дел, списание документов в дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Что позволяет избежать ведения дополнительных журналов, специализированных программ, Excel - и Word - документов. | ||||||
|
| ||||||
| © Академия Министерства внутренних дел Республики Беларусь Электронный учебно-методический комплекс | ||||||