Тест 3

Делопроизводство и режим секретности

электронный учебно-методический комплекс
 

Тест 3

1. Под электронным документооборотом понимается
процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами
процесс обработки и хранения электронных контрольно-регистрационных карточек
создание и обработка документов с текстового редактора MS Word
2. В соответствии с Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ должен удовлетворять следующим требованиям:
создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств
иметь соответствующую структуру и содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать
быть представленным в форме, понятной для восприятия
нет правильного ответа
3. Современные автоматизированные системы электронного документооборота обеспечивают решение следующих основных задач:
регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан)
регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации
ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел
контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства
проверку правильности и своевременности исполнения документов
поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации
нет правильного ответа
4. Регистрационная карточка системы электронного документооборота является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. При заведении регистрационной карточки заполняются следующие реквизиты:
входящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа
номер и дата поступающего в регистрацию документа
наименование вида документа
адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица)
количество листов и экземпляров
срок исполнения документа
шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);
содержание документа
5. Автоматизированные системы электронного документооборота классифицируются по следующим признакам:
по виду деятельности, которая автоматизируется при внедрении системы: универсальные и специализированные
описанию (моделированию) организационно-распорядительной деятельности: системы управления документами и системы управления потоками работ
по степени реализации прикладных решений: платформы и законченные решения
по степени сложности (простые и сложные)
6. Система "ДЕЛО" обеспечивает решение следующих основных задач:
поддержку бумажного документооборота, контроль состояния и отслеживание перемещения бумажных документов
сканирование и распознавание документов (Fine Reader)
совместную работу над документами и контроль за их состоянием
контроль исполнения документов
подготовку резолюций
полнотекстовый поиск
организацию электронного архива
7. Структура электронного документа:
общая часть (информация, составляющая содержание документа)
особенная часть (одна или несколько электронных цифровых подписей)
бумажная часть (форма, понятная для восприятия)
8. Какие преимущества предоставляет использование электронных документов?
выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется
ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации
при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния
создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых
наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых
одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим
одновременная рассылка документа по электронной почте сразу нескольким адресатам
9. К недостаткам электронных документов можно отнести:
необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов
необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений
электронные документы не имеют недостатков
10. Все документы, подлежащие регистрации в системе "ДЕЛО", делятся в системе на произвольное количество групп, сформированных на основе базовых:
входящие - из вышестоящих организаций, из разных организаций и предприятий
исходящие (внутренние) - инициативные документы, ответы на запросы, ответы на письма граждан
письма и обращения граждан
справочно-правовые документы
Академия МВД Республики Беларусь – www.academy.mia.by
Электронный учебно-методический комплекс