• Главная

• Программный раздел

  • Учебные программы

• Теоретический раздел

  • Вопрос 1. Организация и ведение делопроизводства
    • 1. Общие сведения о делопроизводстве
    • 2. Основные стадии документооборота
  • Вопрос 2. Документирование с использованием компьютерных технологий
    • 1. Классификация и характеристика управленческих документов
    • 2. Правила оформления управленческих документов с использованием компьютерных технологий
  • Вопрос 3. Автоматизация делопроизводственной деятельности и электронного документооборота
    • 1. Краткий обзор автоматизированных систем ДОУ
    • 2. Назначение, решаемые задачи и возможности АСДЭД
    • 3. Основные принципы построения и функционирования АСДЭД "Дело"

• Практический раздел

  • ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ
    • 1. Докладная записка
    • 2. Сопроводительное письмо
    • 3. Письмо-ответ
    • 4. Создание шаблона документа
  • Тест 1
  • Тест 2
  • Тест 3

• Вспомогательный раздел

  • Методические рекомендации по изучению учебной дисциплины)
  • Перечень реквизитов
  • Глоссарий
  • Презентации
  • Методические рекомендации по оформлению документов
  • Рекомендуемая литература
  • Материалы для промежуточной аттестации

1.1 Общие сведения о документировании информации

 Документирование является составной частью делопроизводства и представляет собой запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Различают документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность и документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит секретная, статистическая и другая документация.

Документирование: осуществляется в строгом соответствии со следующими нормативными актами:

§                     СТБ 6.38 2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

§                     Инструкция по делопроизводству в системе органов внутренних дел Республики Беларусь.

В зависимости от используемых способов различают следующие виды документирования (табл. 1).

Таблица 1

Вид документирования	Результат документирования
Текстовое документирование	Текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма. Тестовые документы включают в себя как рукописные («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки»), так и машинописные документы («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами»)
Техническое документирование	Графические и текстовые документы: чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы;
Фотодокументирование	Изобразительные документы, созданные фотографическим способом
Кинодокументирование	Изобразительные документы, созданные кинематографическим (фотографическим) способом
Фонодокументирование (звукозапись)	Отдельные, тематически законченные записи какого-либо события, речевого выступления или исполнения художественного произведения
Аудиовидеодокументирование	Документы, содержащие изобразительную и звуковую информацию
Машинное документирование	Документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации ЭВМ

 

Носителем документированной информации называется материальный объект (физическое поле), используемый для закрепления и хранения на нем различных видов информации.

Основными видами носителей документируемой информации являются:

§                     бумага:

§                     обычная для текстового документирования

§                     специальная для технического документирования (ватман, калька, координатная бумага, фотобумага);

§                     диски - гибкие и жесткие, сменные и несменные, магнитные, магнитооптические и оптические диски и дискеты;

§                    флэш-память - микросхема с электронной энергонезависимой памятью, способная хранить записанную информацию в течение неограниченного времени и сохранять свое состояние до подачи на выводы электрического сигнала иной полярности.

 

1.2 Определение и функции документов

 Документом (документированной информацией) называется информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа).

Документ (документированная информация) является частным случаем сообщения, которое используются для фиксации юридического факта при выражении регулируемых правом общественных отношений через информационные отношения.

Сообщение - совокупность знаков, отображающих ту или иную информацию или сведения.

Документ от сообщения отличается наличием внешних и внутренних документообразующих признаков. Внешние признаки отображают форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты). Внутренние признаки характеризуют язык, стиль, юридическую и управленческую силы, которые придаются документу действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологии его изготовления и оформления.

Юридическая и управленческая сила - свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологии его изготовления и оформления.

Документ - многофункциональный объект, выполняющий следующие основные взаимосвязанные социальные функции:

•  информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

•  социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

•  коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами;

•управленческую, создающую документы для целей управления;

•  правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;

•  учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

•  культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей;

•историческую, отражающую факты, события, т. к. документы являются частью архивного фонда страны.

 

1.3 Классификация документов

 Под классификацией документов понимается деление документов на группы (классы) по наиболее общим признакам сходства и различия.

Все документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам:

•   по происхождению - служебные (официальные) и личные;

•   по наименованию - приказы, протоколы, положения, инструкции и т. д.;

•   по способу фиксации - письменные, графические, электромагнитные, кино- и фотодокументы;

•   по содержанию - организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.;

•   по месту составления - внутренние (создаваемые в организации и не выходящие за ее пределы) и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);

•   по видам - типовые (разрабатываются вышестоящими органами с однородными функциями и носят обязательный характер), примерные (носят рекомендательный характер), индивидуальные (для внутреннего пользования) и трафаретные (изготавливаются типографским способом);

•   по степени сложности - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов);

•   по воспроизведению - подлинник (первоначальный документ), черновик (документ в предварительной редакции), копия (документ, точно вос­производящий реквизиты подлинника и соответствующим образом заверен­ный). Копии подразделяются на выписки (копии части документа), отпуски (полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником) и дубликаты (второй экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника);

•   по срокам исполнения - срочные (требующие исполнения в определенные сроки) и несрочные (срок исполнения не установлен);

•   по срокам хранения - постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

•по степени обязательности - директивные и информационные;

•   по технике воспроизведения - документы, которые могут быть получены ручным или механическим путем с помощью машин и аппаратов;

•   по приемам записи - созданные естественным языком (простая запись), стенографические, шифрованные;

•   по виду материального носителя - созданные на бумажной основе и на специальных носителях (пленке, дискете, стекле, металле и др.). От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.

 

1.4 Состав организационно-распорядительной документации

 Особое место в управленческой деятельности занимают организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти организаций и должностных лиц и которые в равной степени представляют интерес для работников всех структурных подразделений организации.

Организационно-распорядительные документы подразделяются на организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.

Организационные документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений.

К организационным документам относятся.

Устав - это правовой акт (свод правил), регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере деятельности. Уставы организаций (предприятий) утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами), конференциями или собраниями учредителей (представителей, делегатов).

Положение это правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Положение о МВД Республики Беларусь), структурных подразделений (например, представительств, филиалов, отделов), регламентирующий деятельность должностных лиц,

Инструкция - нормативный акт, который создается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан. Утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем (руководителями структурных подразделений). Она может являться приложением к распорядительному документу.

Правила являются нормативным документом, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам субъектов хозяйствования или к выполнению определенного рода работ. Правила касаются разных вопросов и утверждаются руководителем учреждения.

Распорядительные документы предназначены для оформления распорядительной деятельности должностных лиц (коллегиальных органов) и доведения письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам. В эту группу входят следующие документы.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоначалия, для решения стоящих перед нею задач. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками и указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказами по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности учреждения или его структурных подразделений. Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа, приводится ссылка на документ, на основании которого издан данный приказ. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, устанавливаются сроки исполнения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иного срока не указано в тексте. Право подписи приказа имеют руководитель и его первые заместители, а также некоторые должностные лица в соответствии с их обязанностям, полномочиями и компетенцией. Приказ обязателен для всех сотрудников данной организации, а в ряде случаев может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Выписка из приказа – это копия какой-либо части подлинного приказа. В выписке из приказа полностью воспроизводится констатирующая часть, а из распорядительной части берется только та часть, которая необходима для практической работы. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Распоряжение это правовой акт, издаваемый единолично руководителем или его заместителем для оперативного решения вопросов основной деятельности. Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.

Указание это правовой акт, издаваемый организацией (ее руководителем) преимущественно по вопросам информационно-методического характера и вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов конкретной организации.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими органами коллегиального управления организации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами

Решение является правовым актом, применяемым местными органами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. п.

Справочно-информационные документы

Протокол - это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. По способу и полноте записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными и краткими – без записи содержания выступлений. Протокол ведет секретарь или специально назначенное лицо, как правило, на заседании. Если заседание стенографируется или делается магнитофонная запись, протокол составляется после его расшифровки. Протокол нумеруются порядковым номером в пределах календарного года, подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Важным является указание в протоколе числа присутствующих, т. к. от числа присутствующих зависит кворум, наличие которого позволяет принимать решения.

Выписка из протокола - это копия части подлинного протокола, предназначенная для ознакомления с решениями коллегиального органа должностных лиц или подведомственных организаций, а также в случаях служебной необходимости. Выписка из протокола подлежит заверению.

Акт – это составленный временными (постоянными) комиссиями или специально уполномоченными лицами (одним должностным лицом) документ, подтверждающий установленные ими факты и события. Основанием для составления акта могут быть необходимость констатации определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается основание составления акта, перечисляются состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части акта указываются установленные факты, делаются выводы, даются рекомендации. В конце текста перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены, а также делается отметка о наличии приложений, Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Доверенность является документом, который организация выдает должностным лицам на совершение каких-либо действий (представлять интересы, распоряжаться имуществом и т. д.).

Докладная записка является документом информационного или отчетного характера. Информационная докладная записка информирует руководство о ходе или развитии определенного процесса, отчетная - сообщает о завершении работ, планов, о выполнении указаний и т. д. Она адресуется вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка является документом, аналогичным докладной записке, но направленным одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа.

Справки являются документами, содержащими описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки информационные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки удостоверяющие, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка с места работы, о заработной плате и др.).

Текст информационной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Он, как правило, составляется по запросу или указанию руководства.

Текст удостоверяющей справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Заканчиваться текст может указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров (если по кадровым вопросам), заверяется гербовой печатью.

Расписка - документ, удостоверяющий получение чего-либо, заверенный подписью получателя.

Письма представляют обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т. е. юридического лица, и, как правило, посвящается одному вопросу.

По содержанию и назначению различают письма:

инструкционные, исходящие из государственных или местных органов власти и управления и содержащие, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.;

•  гарантийные - о гарантиях оплаты, сроках поставки или качества продукции;

•  информационные, содержащие сообщения, просьбы, напоминания;

•          рекламные, содержащие рекламу, сообщения о ценах на предлагаемые товары и услуги;

•          коммерческие, представляющие собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов;

•          рекламационные (претензионные), требующие возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом);

•          кредитные, использующиеся при заключении контрактов с иностран­ными партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное письмо от банка покупателя с номерам валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг;

•          письма-запросы, содержащие просьбу разъяснить какой-либо факт или действие и побуждающие фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо;

•          сопроводительные, включающие пояснения к высылаемому основному документу (плану мероприятий, программе действий и т. п.).

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения.

Во введении излагают причины и непосредственный повод, явив­шийся основанием для составления письма; в доказательствах - ис­торию вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие мате­риалы; в заключении - основную мысль-просьбу, предложение, согла­сие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый)

Николаевич!», «Уважаемые господа!».

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса.

Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующими должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте, который печатают в т р е х экземплярах. На втором экземпляре письма, остающемся в деле отправителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути излагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на подпись. Следует знать, что все письма, в которых содержатся финансовые вопросы, должен подписывать главный бухгалтер, а письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации. Одно из главных требований к письму - краткость. Оптимальный размер письма - одна-полторы страницы формата А4. В деловом письме следует избегать многосложных, непонятных слов и выражений. В нем не должно быть лишних прилагательных, наречий.

Телеграмма - документальное сообщение, переданное по телеграфу. По видам различают телеграммы внутренние (в пределах страны) и международные. Внутренние могут быть междугородними и местными (в пределах одного и того же населенного пункта). Они могут быть входящими и исходящими. Основные реквизиты телеграм­мы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляют­ся телеграфом); регистрационный номер и отметка (грнф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа; текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи, оттиск печати.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, прописными буквами без союзов, предлогов, местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), номер (нр) и т. п.

Телефонограмма является официальным сообщением, переданным по телефону, и используется для передачи, приема и записи оперативной информации. Обязательными реквизитами её являются: наименование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; реквизиты «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалы) должностных лиц; номера, даты и время передачи и приема телефонограммы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефонограмму; номер телефона; текст; подписи.