| ||||||
|
|
| |||||
1. Краткий обзор автоматизированных систем ДОУ1.1. Электронный документооборот
Под электронным документооборотом понимается процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Правовые основы применения электронных документов, основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, определяет Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Электронный документ это информация, зафиксированная на машинном носителе (материальном носителе, используемом для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники). В соответствии с Законом электронный документ должен удовлетворять следующим требованиям: § создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; § иметь соответствующую структуру и содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать; § быть представленным в форме, понятной для восприятия. Структура электронного документа: § общая часть (информация, составляющая содержание документа); § особенная часть (одна или несколько электронных цифровых подписей). Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест работников подразделений РСД и исполнителей документов. Преимущества использования электронных документов: § выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется; § ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации; § при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния; § хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов; § повышается эффективность работы с документами; § создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых; § наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых; § снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу; § одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим; § одновременная рассылка документа по электронной почте сразу нескольким адресатам. К недостаткам электронных документов можно отнести: § необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов; § необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений. Основным из перспективных направлений повышения эффективности документационного обеспечения управления (делопроизводственной деятельности) является автоматизация делопроизводственных функций, основанная на использовании возможностей информационных технологий по хранению и движению электронных сообщений (документов) между подразделениями. Ниже рассматриваются основные информационные технологии, применение которых при решении задач электронного делопроизводства позволяет существенно повысить оперативность и качество составления и оформления документов, снизить время и трудозатраты на выполнение рутинных операций, уменьшить сроки прохождения и исполнения документов.
1.2. Персональные компьютеры и компьютерные сетиДля решения задач электронного делопроизводства на рабочем месте исполнителя необходим современный компьютер средней мощности (процессор не ниже Pentium IV), оснащенный современным программным обеспечением: § операционная система MS Windows (Windows 7 или 10); § программное обеспечение для работы в Интернете - например, Internet Explorer (входит в комплект MS Windows); § программное обеспечение для работы с электронной почтой - например, MS Outlook Express (входит в комплект MS Windows); § офисное программное обеспечение Microsoft Office: o основное средство подготовки текстовых документов - текстовый редактор MS Word; o средство для работы с электронными таблицами и табличными документами - MS Excel; o средство для подготовки презентаций, графических документов - MS Power Point; § специализированное прикладное программное обеспечение систем электронного делопроизводства. В процессах документооборота участвуют многие исполнители, которые обмениваются документами друг с другом. Поэтому необходимым элементом коллективной работы с документами являются компьютерные сети. Компьютерные сети - это несколько компьютеров, объединенных каналами связи в целях обмена данными. Различают локальные, корпоративные и глобальные компьютерные сети. Локальная компьютерная сеть - это объединение компьютеров, находящихся, как правило, в пределах одного здания. Для организации сети требуются пассивное (например, кабели) и активное (например, коммутаторы, сетевые карты) сетевое оборудование, компьютерные серверы с установленной на них сетевой операционной системой. Компьютерный сервер - это мощный компьютеры который за счет установленных на нем сетевой операционной системы обеспечивает хранение сетевых ресурсов (например, файлов - баз данных), запуск сетевых приложений (прикладных программ, работающих в сетевом (коллективном) режиме - например, систем электронного делопроизводства), доступ пользователей со своих компьютеров к сетевым ресурсам и, наконец, управление работой сетевого оборудования и локальной компьютерной сети в целом. Корпоративная компьютерная сеть - это сеть, объединяющая компьютеры и локальные компьютерные сети, находящиеся в территориально удаленных зданиях. Слово «корпоративный» означает, что эта сеть предназначена для работы замкнутой группы пользователей, работающих только в данной организации. Для всех других пользователей такая сеть является недоступной как с технической, так и с юридической точки зрения. Глобальная компьютерная сеть - это сеть, которая объединяет компьютеры и локальные компьютерные сети независимо от их территориального расположения. Примером глобальной компьютерной сети является сеть Интернет, которая объединяет многие миллионы компьютеров по всему миру. Интернет — это не только публичная сеть, пользователем которой может стать любой желающий, Интернет - это еще технология обмена и доступа к информации, которая используется и в корпоративных сетях.
1.3. Электронная почтаЭлектронная почта - сервис компьютерных сетей, с помощью которого пользователи компьютерной сети могут обмениваться сообщениями друг с другом. Под сообщением понимается текстовое электронное письмо, пересылаемое одним пользователем любому другому. К письму может прилагаться вложение - один или несколько файлов любого формата. С точки зрения пользовательской логики электронная почта очень напоминает обычную почту. У каждого абонента электронной почты есть уникальный электронный адрес, который должен быть указан отправителем письма. Поступившие на электронный адрес письма складываются в электронный почтовый ящик - хранилище писем. Из почтового ящика пользователь может забирать письма, читать, посылать ответные письма и т.д. Письма доставляются от одного абонента к другому с помощью системы почтовых служб, которые реализуются с помощью специального компьютера со специальным программным обеспечением - почтового сервера. Для того чтобы пользователь мог пользоваться услугами электронной почты, у него на компьютере должно быть установлено специальное программное обеспечение - почтовый клиент, в локальной компьютерной сети должен работать почтовый сервер, который в свою очередь должен быть подключен к корпоративной или глобальной сети (например, Интернету). Из наиболее распространенных корпоративных электронных почтовых служб следует назвать службы, работающие по стандартам сети Интернет (протоколы SMTP, POP3), например, в среде операционной системы UNIX или LINUX; почтовые службы на основе системы коллективной работы Lotus Domino/Notes; почтовые службы Microsoft Exchange. Примерами клиентского почтового программного обеспечения являются: MS Outlook Express, The Bat!, Lotus/Notes –клиент, MS Outlook.
1.4 Системы коллективной работы (Group ware)К системам коллективной работы относятся системы, которые обеспечивают взаимный обмен документами, информацией и результатами работ больших групп пользователей. Системы коллективной работы решают следующие основные задачи: o коллективная организация (например коллективное планирование); § одновременная коллективная работа с документами; § обмен документами и сообщениями (электронная почта); § управление персональной информацией (органайзер): записная книжка, календарь, адресная книга и др.; § работа с базами данных документов; § поддержка средств программирования для разработки пользовательских приложений (например, различных систем электронного документооборота). К наиболее известным системам коллективной работы относятся: Lotus Domino/Notes (компания IBM, США) + клиент; MS Exchange (компания Microsoft, США) + MS Outlook; Group Wise (компания Novell, США) + клиент.
1.5 Системы управления базами данных (СУБД)Системы управления базами данных используются для разработки различных автоматизированных систем электронного документооборота, основанных на вводе, обработке, хранении больших массивов информации. Различают «настольные» СУБД (основанные на технологии файл-серверной работы с базами данных) и промышленные СУБД (основанные на технологи клиент-серверной работы с базами данных). «Настольные» СУБД применяются для создания автоматизированных систем, использующих небольшие базы данных (скажем, до 100-200 тыс. записей), с которыми работает небольшая группа пользователей (например, 1-15 пользователей). Примерами таких СУБД являются СУБД Access или FохPго (разработки компании Microsoft). Промышленные СУБД применяются для создания систем, использующих большие базы данных (сотни тысяч и миллионы записей), а также систем, с которыми работают большие группы пользователей (от нескольких десятков и более). В качестве примера промышленных СУБД следует в первую очередь назвать СУБД: MS SQL Server (компания Microsoft, США), Oracle (компания Oracle, США).
1.6 Электронные архивыЭлектронные архивы - специализированные базы данных (хранилища документов), предназначенные для хранения больших массивов полнотекстовых документов различного формата, а также средства поиска документов в хранилище документов. Электронные архивы являются относительно автономными системами и могут использоваться совместно с различными системами электронного документооборота. Универсальность электронных архивов обеспечивается возможностью работы с документами многих разных форматов, а также универсальным интерфейсом работы с документами архива. Одна из наиболее важных функций электронного архива - поиск нужных документов по их атрибутам или фрагментам текста. Возможность поиска в электронном архиве обеспечивается специальной процедурой - индексированием текстов документов при помещении их в архив и созданием специальных индексных файлов, используемых при поиске. Примерами электронных архивов могут служить системы: Электронный архив (компания «Электронный архив», Россия); Excalibur RFS (компания Excalibur Technologies, США).
1.7 Системы автоматизированного сканирования документовСканирование документов - это процесс создания электронного образа бумажных документов. Электронный образ документа представляет собой файл специального (графического) формата, который, будучи распечатан на принтере, дает бумажную копию документа. В этом смысле процесс сканирования является аналогом процесса снятия копии документа с помощью копировальной множительной техники. Сканирование осуществляется с помощью сканера и соответствующего программного обеспечения, управляющего процессом сканирования. Автоматизация ручных операций при сканировании больших массивов бумажных документов осуществляется с помощью применения поточного сканирования и так называемых поточных сканеров. Для установления взаимнооднозначного соответствия между оригинальным бумажным документом и отсканированным образом на бумажный документ после его регистрации в системе электронного документооборота наносится штрих-кода. Наличие штрих-кода на документе позволяет легко найти электронную форму данного бумажного документа в электронной системе документооборота с помощью специального считывающего устройства (ручного сканера). Распознавание документов - это процесс преобразования графического изображения текста (печатного или рукописного) в символьную форму, т.е. создание текстового файла в том виде, как если бы он был получен путем набора текста с клавиатуры. Для распознавания используются системы Fine Reader (компания Abby, Москва); OniniPage (Scan Soft); Cuneiform (Cognitive Enterprises, Москва). При этом цели и задачи распознавания существенно зависят от типов распознаваемых документов (одиночный документ, книга, массивы текстовых документов и т. п.). Наличие электронного текста дает возможность искать документ по любому фрагменту текста в сколь угодно больших массивах документов. В электронных архивах документ представляется, как его электронным образом (или другим оригинальным форматом файла), так и текстом. Индексирование текстов документов и создание индексированных файлов обеспечивает возможность быстрого поиска документов в архиве в любой для пользователя момент времени.
1.8 Электронная цифровая подпись и технологии шифрования текстов документов Закон Республики Беларусь от 28 декабря Применение ЭЦП основано на использовании математических методов криптографии - науки о шифровании данных. Шифрование - это такое преобразование данных с использованием криптографических методов (ключа шифрования), которое практически невозможно расшифровать без наличия дополнительных данных, которые называются ключом дешифрования. При формировании цифровой подписи используется шифрование с помощью двух типов ключей: закрытый - находится только у автора подписи и недоступен никому другому, открытый - находится у всех получателей документов. С помощью закрытого ключа производится математическое преобразование исходного текста, результат которого в виде зашифрованной строки данных дополняет текст (при этом сам текст может оставаться незашифрованным и может быть прочитан кем угодно). С помощью открытого ключа любой, кто его имеет, может проверить действительность подписи автора, а также то, что текст не подвергался никаким изменениям. Любое изменение подписанного текста приведет к тому, что подпись будет признана недействительной. Принципиально, что с помощью открытого ключа можно проверить подлинность подписи, но нельзя создать цифровую подпись автора (нельзя подписываться за него). Тем самым обладание закрытым ключом делает цифровую подпись уникальным личным идентификатором владельца ключа. В том случае, если электронный текст не должен быть прочитан никем, кроме доверенного лица, используется шифрование с помощью двух закрытых ключей, один из которых находится у автора, а второй у получателя документа. При этом документ передается уже в зашифрованном виде и не может быть прочитан без наличия закрытого ключа. Применение технологии цифровой подписи на практике требует выполнения различных организационных, программно-технических и юридических условий и мероприятий. Эти условия и мероприятия определены государственными стандартами СТБ 1176.1 1999 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования» и СТБ 1176.2 1999 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи. Применение ЭЦП предполагает использование специализированного программного обеспечения, как создающего ЭЦП, так и обеспечивающего проверку действительности ЭЦП.
1.9 Информационно-справочные системыИнформационно-справочные системы - это системы, которые предоставляют пользователю поисковый сервис и отображение требуемой информации в существующих базах данных. Примером справочных систем являются информационно-справочные правовые системы, которые обеспечивают доступ к базам данных государственного и регионального законодательства, судебной практики и другой правовой информации. Наиболее известными в Республике Беларусь являются информационно-справочные правовые системы «Эксперт», «Эталон», «Консультант Плюс». Использование правовых систем в документационном обеспечении обусловлено тем, что работникам аппарата в их работе требуется обращение к правовым актам органов государственной власти. По аналогии с правовыми системами, в органах власти актуальной задачей является создание ведомственных баз данных, включающих внутренние документы, принятые данными органами власти. Говоря об информационно-правовых системах, нелишне отметить также и то, что любая система электронного документооборота должна включать справочную подсистему. Справочная подсистема обеспечивает оперативный поиск документов, циркулирующих внутри организации, или поиск архивных документов и тем самым реализует информационно-справочные функции в документационном обеспечении управления. | ||||||
|
| ||||||
| Академия МВД Республики Беларусь – www.academy.mia.by Электронный учебно-методический комплекс | ||||||