2. Назначение, решаемые задачи и возможности АСДЭД

Делопроизводство и режим секретности

электронный учебно-методический комплекс
 

2. Назначение, решаемые задачи и возможности АСДЭД

 

2. Назначение, решаемые задачи и возможности автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота

 

Под автоматизированными системами документационного обеспечения управления (автоматизированными системами электронного документооборота) понимается класс автоматизированных систем, главным предназначением которых является автоматизация документационного обеспечения организационно-распорядительной (административной) деятельности.

Современные автоматизированные системы электронного документооборота (АСЭД) обеспечивают решение следующих основных задач:

§          регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);

§          регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

§          ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;

§          списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

§          контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства;

§          проверку правильности и своевременности исполнения документов;

§          поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

Большинство АСЭД поддерживают полный жизненный цикл документа от его первичной регистрации до списания в архив.

Поступивший входящий документ регистрируется, затем попадает к должностным лицам, которые определяют исполнителей и сроки исполнения данного документа. Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов в системе создается банк текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной централизованной регистрации. Исключение составляют организации, имеющие территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы организации и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации осуществляется с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка - это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению следующих реквизитов:

§                     входящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

§                     номер и дата поступающего в регистрацию документа;

§                     наименование вида документа;

§                     адрес получателя или отправителя (организации, должност­ного или частного лица);

§                     количество листов и экземпляров;

§                     срок исполнения документа;

§                     шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

§                     содержание документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов.

Обычно АСЭД поддерживаются три базовые группы:

§                     входящие;

§                     исходящие (и внутренние);

§                     письма и обращения граждан.

В некоторых АСЭД допускается разбиение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

АСЭД классифицируются по следующим признакам:

§          по виду деятельности, которая автоматизируется при внедрении системы: универсальные и специализированные;

§          по описанию (моделированию) организационно-распорядительной деятельности: системы управления документами и системы управления потоками работ;

§          по степени реализации прикладных решений: платформы и законченные решения.

Универсальные АСЭД (АСЭД общего назначения) это системы, которые используются для автоматизации документационного обеспечения организационно-распорядительной деятельности любой организации.

Специализированные АСЭД автоматизируют специальные виды деятельности, включая и специфический документооборот в рамках этих видов деятельности. Примером специализированных АСЭД являются системы электронного документооборота законотворческой деятельности и системы электронного судопроизводства, которые применяются соответственно в органах законодательной и судебной власти.

Системы управления документами (document management) – предназначены для автоматизации всего комплекса задач делопроизводства и основываются на описании документов, их видов, форм, маршрутов их движения, операций с документами.

Системы управления потоками работ (workflow) используются для автоматизации документооборота и многошаговых офисных операций и основаны на описании последовательности деловых операций (потоков работ), которые выполняют люди в ходе своей деятельности, видов, сценариев, взаимосвязей между операциями, и также описание привязанных к операциям документов, в которых объективно отражаются результаты операций.

Программные платформы электронного документооборота, предназначены для разработки широкого спектра прикладных систем электронного документооборота. Примерами таких систем являются Lotus Domino/Notes (IBM, США), DocsVision (Digital Design, Россия).

Системы электронного документооборота, реализующие законченные решения, предназначены для решения более узкого, специфического круга задач. Примерами являются российские системы: 1С: Документооборот, LanDocs, ДЕЛО – предприятие, Кодекс: Документооборот и др.

Академия МВД Республики Беларусь – www.academy.mia.by
Электронный учебно-методический комплекс