• Главная

• Программный раздел

  • Учебные программы

• Теоретический раздел

  • Вопрос 1. Организация и ведение делопроизводства
    • 1. Общие сведения о делопроизводстве
    • 2. Основные стадии документооборота
  • Вопрос 2. Документирование с использованием компьютерных технологий
    • 1. Классификация и характеристика управленческих документов
    • 2. Правила оформления управленческих документов с использованием компьютерных технологий
  • Вопрос 3. Автоматизация делопроизводственной деятельности и электронного документооборота
    • 1. Краткий обзор автоматизированных систем ДОУ
    • 2. Назначение, решаемые задачи и возможности АСДЭД
    • 3. Основные принципы построения и функционирования АСДЭД "Дело"

• Практический раздел

  • ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ
    • 1. Докладная записка
    • 2. Сопроводительное письмо
    • 3. Письмо-ответ
    • 4. Создание шаблона документа
  • Тест 1
  • Тест 2
  • Тест 3

• Вспомогательный раздел

  • Методические рекомендации по изучению учебной дисциплины)
  • Перечень реквизитов
  • Глоссарий
  • Презентации
  • Методические рекомендации по оформлению документов
  • Рекомендуемая литература
  • Материалы для промежуточной аттестации

        1.1 Организация делопроизводства

 

       Под делопроизводством или документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческих действий.

        При использовании термина «делопроизводство» («традиционное делопроизводство») подразумевается, что в процессе этой деятельности осуществляется документирование и организация работы в основном организационно-распорядительных документов. С помощью термина «документационное обеспечение управления» стараются подчеркнуть  деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с новыми видами информации (информационными ресурсами) на основе широкого применения информационных технологий.

        С точки зрения коммуникативного подхода в управлении делопроизводство или документационное обеспечение управления представляет собой письменные бизнес-коммуникации, направленные на взаимоотношения между людьми, группами, и организациями. При этом документ выступает как предмет труда и как его результат. Средством труда служит оргтехника, обеспечивающая обработку информации, качество и высокую производительность управленческого труда.

В организациях делопроизводство направлено на организационное  и документационно-информационное обеспечение управления и является составной частью их деятельности по документированию и организации работы с документами (документообороту).

Документирование - процесс составления и оформления документов (подробно будет рассмотрено во второй лекции). Результатом документирования является документ.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Различают следующие виды делопроизводства:

§                общее – в документах содержится общедоступная информация, доступ к которой, распространение и (или) предоставление которой не ограничивается;

§                специальное (например, кадровое, административное, оперативно – розыскное, следственное и др.);

§                по обращениям граждан;

§                секретное.

В зависимости от характера деятельности, решаемых задач, организационной структуры учреждения (организации), объема документооборота и др. требований в организациях могут использоваться следующие формы организации делопроизводства:

§          Централизованная. Применяется преимущественно в небольших организациях при небольшом объеме документооборота и предполагает сосредоточение всех делопроизводственных операций в одном для всего учреждения подразделении или у секретаря. Позволяет обеспечить высокий уровень качества обработки документов, полную и равномерную загрузку исполнителей, освободить основные структурные подразделения от вспомогательных операций с документами;

§          Децентрализованная. Все виды работ с документами осуществляются непосредственно в структурных подразделениях, т. е. каждое структурное подразделение ведет делопроизводство самостоятельно;

§          Смешанная. Используется в крупных организациях со значительным объемом обрабатываемых документов. При этом наиболее трудоемкие процессы по приему, учету и отправке корреспонденции осуществляются делопроизводственными подразделениями централизованно, а другие - соответствующими структурными подразделениями. Достоинствами этой формы являются: полная механизация работы с документами; рациональное использование технических средств.

В учреждениях и организациях делопроизводство организуется и ведется делопроизводственными службами или службами документационного  обеспечения управления. Делопроизводство в организациях (общее, специальное, по делам и обращениям граждан, секретное) организуется и ведется специальными подразделениями по защите государственных секретов (ЗГС), действующими на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Работа подразделений ЗГС регламентируется положением об этих подразделениях, а деятельность работников подразделений ЗГС - должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем подразделения ЗГС и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

В процессе организации и ведения делопроизводства на подразделения ЗГС возлагается решение следующих основных задач:

§          внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

§          разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики;

§          контроль за соблюдением стандартов на документы;

§          экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

§          регистрация документов и учетно-справочная работа;

§          контроль исполнения документов;

§          формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования;

§          оформление, издание и рассылка документов;

§          изготовление документов с помощью технических средств, копирование и размножение документов;

§          организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

 

1.2 Краткая характеристика нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводство

 

Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

•   Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 N 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"

•   стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов»;

•   унифицированная система организационно-распорядительной документации : утверждена
приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 14.05.2007 N 25 (с изм. и доп. от 24.03.2008 N 16)

           Закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»  определяет организацию и ведение архивного дела в Республике Беларусь:

порядок хранения и передачи документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное государственное хранение;

порядок создания архивов и их виды, права собственности на архивные фонды;

порядок хранения, передачи, учета и уничтожения документов;

порядок организации и ведения делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях;

использование документов Национального архивного фонда в правовой защите информации, содержащейся в его документах;

финансовое и материально-техническое обеспечение учреждений системы Государственной архивной службы;

международное сотрудничество в архивном деле;

ответственность за нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 установлены

•   состав реквизитов на документе;

•   требования к бланкам и текстам документов;

•   оформление реквизитов;

•   требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств.

В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов:

•   по созданию, реорганизации, ликвидации организации (предприятия);

•   приватизации государственных и коммунальных организаций (предприятий);

•   распорядительной деятельности предприятий (организаций);

•   организационно-нормативному регулированию предприятия (организации);

•оперативно-информационному регулированию деятельности организации (предприятия);

•   переводу (перемещению) на другую работу;

•   увольнению с работы;

•   оформлению отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий.

Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь определены:

§номенклатура и формирование дел;

§ экспертиза ценности документов, подготовка дел к передаче и передача их в архив;

§обеспечение сохранности документов архива;

§организация работы архива, порядок использования документов архива и др.

 

      1.3 Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства

 

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

В Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (ст. 22.10-22.11, 23.14) предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:

• незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - влечет наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин;

• выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством, - влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин;

• нарушение установленного порядка рассылки обязательных бесплатных экземпляров документов, не относящихся к периодическим печатным изданиям, -влечет наложение штрафа в размере от двадцати до пятидесяти базовых величин.