Делопроизводство и режим секретности

электронный учебно-методический комплекс

2. Основные стадии документооборота

2.1 Рациональная организация документооборота

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения или отправки. Целью документооборота является получение, обработка и хранение ранее созданной управленческой информации.

В организациях документооборот осуществляется в виде потоков документов (документопотоков), циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, работники подразделений документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), исполнители) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиции, ПЭВМ, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, копировально-множительная служба и т.д.).

Различают три основных потока документации:

• входящие - документы, поступающие из других организаций;

• исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

• внутренние - документы, создаваемые внутри организации и не выходящие за ее пределы.

Схема документооборота приведена на рис. 1

Рис 1. Структура документооборота

Для рациональной организации документооборота должны быть выполнены следующие принципы:

• прямоточность - перемещение документов по наиболее короткому пути;

• непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение, что обеспечивает равномерную загрузку исполнителей;

• ритмичность - равномерность движения потоков документов;

• параллельность - выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения;

• пропорциональность - возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям;

•самостоятельность и ответственность - при всех действиях (направлении, распределении, согласовании, подписании и др.) необходимо строго руководствоваться функциями учреждения, компетенцией сотрудников.

2.2 Прием и обработка входящих документов

Движение входящих документов происходит в определенной последовательности и включает в себя следующие стадии:

§ прием и первоначальная обработка входящей корреспонденции;

§ предварительное рассмотрение и распределение документов;

§ регистрация;

§ рассмотрение руководителем и передача на исполнение.

Вся поступающая корреспонденция в рабочее время принимается работниками, ответственными за ведение делопроизводства, а в нерабочее время - ответственным (оперативным) дежурным (при наличии), который обязан передать принятую им корреспонденцию в подразделение ДОУ для регистрации. Прием документов, поступающих по электронной почте, осуществляется уполномоченными работниками подразделений.

До вскрытия конверта проверяется правильность ее доставки по адресу и целостность упаковки. В случае обнаружения доставленной корреспонденции не по адресу она возвращается с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено», а при повреждении корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной информацией направляется отправителю, а второй остается в организации.

Корреспонденция вскрывается работниками, ответственными за ведение делопроизводства, либо ответственным дежурным, за исключением конвертов (пакетов), присланных с пометкой «Лично», которые без вскрытия под роспись передаются по назначению.

Документы на магнитных носителях, опечатанные в отдельные конверты (пакеты), передаются без вскрытия упаковки. При этом регистрируются только данные сопроводительного письма.

После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и приложений к ним, в также сверяются индексы документов с индексами, указанными на конверте. В случае отсутствия в конвертах приложений (отснятых листов и других элементов письма) отправителю направляется запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда:

§ в полученном документе нет обратного адреса;

§ на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;

§ дата на документе существенно отличается от даты его получения;

§ по дате почтового штемпеля на конверте (пакете) необходимо установить время отправки и получения документа.

В указанных случаях конверт приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации в подразделении ДОУ:

§ Графики отпусков и дежурств личного состава.

§ Графики, наряды, заявки, разнарядки.

§ Доклады.

§ Документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, извещения, прейскуранты, кредитные справки, платежные требования).

§ Контрольные карточки, напоминания.

§ Научные отчеты по темам.

§ Отчеты о забракованных лекарственных средствах и наркотических веществах.

§ Печатные издания (книги, бюллетени, газеты, журналы, брошюры).

§ Поздравительные открытки, письма, телеграммы, пригласительные билеты.

§ Рекламные материалы, плакаты.

§ Сводки, информации и другие документу, присланные для сведения.

§ План подготовки проведения заседаний, совещаний, конференций, коллегий и повестки дня.

§ Справки (за исключением, требующих регистрации для осуществления делопроизводства других государственных Органов и иных организаций).

§ Служебные задания.

§ Типографские бланки и карточки для картотек.

§ Учебные планы и программы.

§ Формы статистической отчетности.

Не подлежащие регистрации документы направляются по назначению в подразделения органов внутренних дел.

Служебная корреспонденция, полученная работниками, минуя подразделение ДОУ, а также поступившая в пакетах с пометкой «Лично», обязательно направляется в подразделение ДОУ для регистрации.

Документы, поступившие в организацию, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в день поступления, а поступившие в нерабочее время - в следующий рабочий день.

Поступившие телеграммы подлежат регистрации в первую очередь

Регистрация документов - фиксация факта поступления или создания документа путем построения на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс - это порядковый номер регистрации документа в регистрационной форме.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основной принцип регистрации – однократность присвоения регистрационного номера каждому документу.

В зависимости от наличия технических средств и объема документооборота используются следующие формы регистрации документов:

§ журнальная - в журнале регистрации входящей (исходящей) корреспонденции:

§ карточная - в регистрационно-контрольной карточке (РКК);

§ автоматизированная - в электронной РКК.

Установлен обязательный состав реквизитов для регистрации входящих документов в регистрационных формах. В качестве примера ниже приведены реквизиты подлежащие фиксации при журнальной форме регистрации документов:

§ дата поступления документа и индекс (номер) документа

§ корреспондент, дата и индекс поступившего документа;

§ вид и краткое содержание документа;

§ количество листов и номера экземпляров основного документа (приложения);

§ резолюция или кому направлен документ, расписка в получении документа;

§ отметка об исполнении;

§ отметка о нахождении документа (номер дела, тома, страницы, акта об уничтожении).

Регистрация документов начинается ежегодно с первого номера.

Журналы регистрации ведутся до их окончания под присвоенными номерами без ежегодной перерегистрации

Сведения о входящих документах вносятся в регистрационную форму, на всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием сокращенного наименования организации-получателя, даты получения и индекса.

После регистрации поступившие (входящие) документы в день их поступления передаются на рассмотрение руководителю или непосредственно руководителям структурных подразделений (исполнителям), в соответствии с их компетенцией.

Документы должны рассматриваться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, а результаты рассмотрения отражаются руководителем в форме резолюции, размещаемой в правом верхнем углу первого листа документа с указанием: фамилии исполнителя (исполнителей), содержания поручения, срока исполнения (при необходимости), даты и подписи.

Рассмотренные руководителем документы, по его указанию, после переноса резолюции в регистрационную форму передаются для исполнения соответствующим исполнителям с обязательной отметкой в журнале под роспись, кому и когда они переданы. Телеграммы, факсимильные сообщения (факсы) для руководства организации принимаются их секретарями, регистрируются и докладываются руководству в установленном порядке.

Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам, после регистрации передаются исполнителям.

На документе, не требующем исполнения или ответа, исполнителем проставляется отметка об ознакомлении (использовании) и о направлении документа для хранения в соответствующее дело.

2.3 Порядок работы с исходящими и внутренними документами

Все исходящие документы в ходе подготовки проходят следующие стадии обработки:

• подготовка проекта документа и его печать;

• согласование проекта;

• рассмотрение руководством и подписание документа;

• регистрация;

• передача на отправку.

Подготовка документа исполнителем начинается с составления его проекта. Затем исполнитель согласовывает проект документа с руководителем и заинтересованными структурными подразделениями, вносит поправки и уточнения, докладывает о внесенных изменениях и передает документ на подпись. Право подписи исходящих документов имеют руководители, а также руководители структурных подразделений исходя из их компетенции.

Подписанный документ с необходимым количеством копий передается исполнителем на регистрацию и отправку в подразделение ДОУ. Регистрация исходящих документов, их последующая обработка и отправка (рассылка) осуществляется, как правило, в день подписания документов.

Регистрации подлежат документы, являющиеся ответами на поступившую корреспонденцию, и документы инициативного характера после их подписания руководителем или одним из его заместителей

Регистрация исходящих документов осуществляется путем записи сведений о документе в журнале исходящих документов, в РКК или в ЭРКК. Например, в журнале исходящих документов фиксируется следующая информация:

§ Дата и индекс документа;

§ Корреспондент;

§ Вид и краткое содержание документа;

§ Количество листов и номера экземпляров основного документа (приложения);

§ Фамилия исполнителя и наименование подразделения;

§ Номер реестра или порядковый номер по разносной книге, под которым отправлен документ;

§ Отметка о нахождении (номер дела, тома, страницы, акта об уничтожении).

Документы отправляет ответственный работник ДОУ, который проверяет правильность оформления документа: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров, соответствие даты отправки (рассылки) дате подписания и регистрации. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.

На заказную корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах, в котором отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Один экземпляр реестра со штемпелем отделения связи подшивается в дело.

Отправка (рассылка) документов на электронных носителях (дискетах, магнитооптических дисках и других) производится в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации, при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело.

Внутренние документы создаются и используются внутри организации. Подготовка и оформление внутренних документов осуществляется аналогично порядку прохождения исходящих документов, а исполнение - входящих документов. Регистрация приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, протоколов осуществляется раздельно.

2.4 Рассмотрение и исполнение документов

Передача документов на рассмотрение руководителю осуществляется после их регистрации. Руководитель, рассматривая документ, определяет ответственного исполнителя, дает конкретные указания по исполнению документа и устанавливает индивидуальные сроки его исполнения. Указания оформляются в виде резолюции на самом документе, исполнитель и срок исполнения которого являются основанием для постановки документа на контроль.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения.

Документ с резолюцией передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Для обеспечения оперативного исполнения документов несколькими исполнителями одновременно подразделение ДОУ размножает входящий документ и передает его копии исполнителям. Документ находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса, затем на нем проставляется отметка об исполнении, и документ вместе с копией ответа подшивается в дело. При исполнении оперативных документов по телефону или лично на исполненном документе делается отметка (вопрос решен по телефону с кем и когда).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения документов, которые определяет руководитель (если срок не указан, - не более 10 дней), на определенные виды документов существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие.

§ предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до 1 месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;

§ письма рассматриваются в течение 10 дней;

§ телеграммы - 10 дней, требующие срочного решения - до 2 дней;

§ организационно-распорядительные документы - согласно указанному в них сроку.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение сроков исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания.

2.5 Организация контроля исполнения документов

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнения поручений, зафиксированных в документах и быть оперативной, полной и систематичной. Контроль исполнения включает:

§ учет контролируемых документов (мероприятий);

§ своевременную передачу (ознакомление) исполнителям;

§ контроль за сроками исполнения;

§ проверку и регулирование хода исполнения;

§ снятие документа (мероприятия) с контроля;

§ учет и отчетность о результатах исполнения;

§ оценку состояния исполнительской дисциплины.

Ответственность за организацию контроля по своевременному и качественному исполнению документов и содержащихся в них поручений возлагается на организационно-аналитические подразделения и подразделения ДОУ, а при их отсутствии - на руководителей либо на работника, уполномоченного руководителем.

Постановке на контроль подлежат все мероприятия по зарегистрированным документам (входящим, исходящим, внутренним), которые по своему характеру требуют конкретного решения или ответа. На контроль могут быть поставлены также - устные поручения руководителей МВД.

Обязательному контролю подлежат:

• нормативно-правовые акты, устанавливаемые законодательными и исполнительными органами Республики Беларусь;

• приказы, распоряжения, нормативные акты организации;

• запросы и указания вышестоящих органов;

• предложения, заявления и жалобы граждан.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, расточения протокола) с обязательным проставлением отметки о контроле. Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу по получении документа исполнителем или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается не исполненным в срок.

Отметка о контроле содержит букву «К» или слово «Контроль» и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или краской на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Контроль исполнения документов осуществляется по журналам регистрации документов или контрольным карточкам, где проставляется отметка о принятии документа на контроль, о ходе и завершении его исполнения. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, сроками, периодичностью исполнения и количеством мероприятий. При этом один экземпляр контрольной карточки хранится в контрольной картотеке согласно установленным срокам исполнения документов, по которой и осуществляется контроль.

Снятие документа с контроля производится только после его окончательного исполнения и при наличии отметки о направлении его в дело. Основанием для снятия документа с контроля может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ и др. Документы с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. При отсутствии документа, подтверждающего его исполнение, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается и в контрольной карточке.

Контролирующие подразделения (лица) осуществляют следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;

• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

• выяснение в структурном подразделении Ф.И.О. и телефона конкретного исполнителя;

• напоминание исполнителю о сроке исполнения;

• получение информации о ходе и результатах исполнения;

• запись хода и результатов исполнения в карточку контролируемого документа;

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях;

• снятие документов с контроля по указанию руководителей;

• формирование картотеки исполненных документов.

Контрольная карточка по исполненному документу хранится для справочной работы 1 год.

2.6 Систематизация документов и порядок формирования дел

Систематизация документов и формирование дел производится на основании Перечня документов образующихся в деятельности учреждения (организации) с указанием сроков хранения (в ОВД утвержден постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства юстиции Республики Беларусь 19 ноября 2010 г. № 375/97).

Перечень используется при составлении номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению, формировании и описании дел, формировании архивов, переработке описей дел архивных фондов.

Группирование исполненных документов в дела, систематизация учёта и индексация дел, а также определение сроков хранения дел осуществляется на основании номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и как учетный документ при сдаче дел в архив организации.

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

§ единство подхода к учету, систематизации, описанию, и поиску документов;

§ применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений, исправлений;

§ стабильность индексов дел;

§ сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

В организациях (учреждениях) могут использоваться следующие виды номенклатур:

индивидуальные – отражают заводимые дела конкретной организации;

примерные – разрабатываются для унификации документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности (носят рекомендательный характер);

типовые – устанавливают единую индексацию дел для организаций отдельного ведомства (отрасли) и носят обязательный характер.

Типовые номенклатуры дел используются для учета всех дел, заводимых в течение делопроизводственного года

Номенклатура дел подготавливается структурными подразделениями. На основании номенклатурных дел структурных подразделений ответственными работниками подразделений ДОУ составляется сводная номенклатура дел организации, которая согласовывается с экспертными комиссиями, с архивным органом, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел составляется сроком на один год в трех экземплярах (первый экземпляр хранится в подразделении ДОУ, второй – используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве). Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.

Названия дел в номенклатуре располагают в следующей последовательности: документы вышестоящих республиканских органов государственного управления, органов внутренних дел, затем располагаются организационные документы (уставы, положения), далее - распорядительные документы, планы, отчеты, переписка по определенным видам деятельности с вышестоящими и другими организациями.

Заголовки дел должны полностью соответствовать смысловому содержанию документов, быть краткими и четко сформулированными. Заголовки типа «Общая переписка», «Документальные материалы», «Материалы» и т. п. не допускаются.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой. В первой графе проставляют индекс дела, который состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения (например, 1-21). Во вторую графу заносят заголовки дел и наименования структурных звеньев. В третьей графе проставляют (в конце года) количество дел и томов. В четвертой графе указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи указанного выше Перечня документов. Пятую графу «Примечание» заполняют в том случае, когда делаются различные отметки (о незаведении дел, о переходящих делах, о передаче дел на архивное хранение, о выделении дел к уничтожению, лицах, об ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. д.). В конце года работниками подразделений ДОУ в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел, которая подписывается руководителем.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Дела формируются в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Однако, если документы с разными сроками хранения касаются решения одного вопроса, допускается их подшивка в одном деле, но по окончании календарного года такие документы формируются в отдельные дела.

В дело включается только один экземпляр одного документа, располагаемый в хронологическом порядке. Разрешается группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личное дело работника). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, копии, лишние экземпляры, черновики. Объем дела не должен превышать 250 листов. При большом количестве листов дело разделяется на самостоятельные тома. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся в подразделениях в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, и располагаются по срокам хранения в соответствии с номенклатурой дел.

Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

2.7 Подготовка документов к временному хранению

Подготовка документов к временному хранению и использованию включает:

§ экспертизу ценности документов;

§ оформление дел;

§ описание дел;

§ обеспечение сохранности документов;

§ передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями, которые определяют научно-историческое, социально-культурное, практическое и иное значение документов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя в составе не менее 3 человек под председательством руководителя подразделения (его заместителя). Секретарем комиссии является работник ДОУ. Комиссия руководствуется в работе действующими правилами, инструкциями, указаниями вышестоящих архивных организаций по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел.

В своей деятельности экспертная комиссия решает следующие задачи:

§ рассматривает проекты номенклатур дел;

§ организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

§ рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения, выносит решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения;

§ рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

§ участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архива.

Заседания экспертной комиссии протоколируются.

Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства, и оформляется актом. Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, затем после согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) рассматривается на заседании экспертной комиссии одновременно с описями дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения и утверждается руководителем . Уничтожение документов, включенных в акт, осуществляется с помощью специальных машин и только после передачи документов, подлежащих хранению.

Дела оформляются работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В зависимости от сроков хранения может проводиться полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения. При полном оформлении проводится следующий комплекс работ: формирование дела; нумерация листов в деле; запись листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; подшивка или переплёт дела; оформление обложки дела.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Допускается хранение таких дел в скоросшивателях, при этом пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, записи листа-заверителя дела и внутренние описи не составляются.

В процессе группировки документов в дела при необходимости составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает: индексы, заголовки и даты документов; номера листов в деле; отметку об изъятии документа из дела и его местонахождении Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Внутренняя опись составляется для дел постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание.

На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с действующими правилами, ежегодно составляются описи дел. Опись является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. В организациях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной форме под методическим руководством работников архива. Указанные описи вместе с делами представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

• соответствие содержания документов в деле заголовку дела;

• правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

• качество подшивки или переплета;

• нумерация листов дела;

• наличие внутренней описи дела (при необходимости) и правильность ее оформления;

• наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

При составлении описи дел должен быть выполнен ряд обязательных требований:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации (очередности);

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей);

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем подразделения ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. Она составляется в двух экземплярах, один остается в структурном подразделении, а второй передается в архив вместе с делами. Описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах.

Сдача дел в архив организации осуществляется по графику, утвержденному руководителем. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве организации.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организации: для центральных органов - 15; областных - 10; районных и городских - 5; материалы по личному составу - 75; записи актов гражданского состояния - 75 лет. По истечении этих сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архива организации в Государственный архив на постоянное хранение.

Академия МВД Республики Беларусь – www.academy.mia.by
Электронный учебно-методический комплекс

Главная

Программный раздел

Теоретический раздел