| ||||||
|
|
| |||||
3. Основные принципы построения и функционирования АСДЭД "Дело"3. Основные принципы построения и функционирования автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота «Дело»
Автоматизированная система электронного документооборота «Дело» разработана российской компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) (www.eos.ru) и предназначена для автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в государственных и коммерческих делопроизводственных службах, управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д. Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок. Система включает в себя два программных продукта: § «ДЕЛО-Предприятие» - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения). Позволяет распределять функции делопроизводства между несколькими пользователями системы с учетом направлений документопотока; § «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов». Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам). Система обеспечивает решение следующих основных задач: § поддержку бумажного документооборота, контроль состояния и отслеживание перемещения бумажных документов; § сканирование и распознавание документов (Fine Reader); § совместную работу над документами и контроль за их состоянием; § подготовку проектов документов; § маршрутизацию движения документов; § введение версий документов; § контроль исполнения документов; § подготовку резолюций; § полнотекстовый поиск; § выгрузку отчетов в офисные приложения; § поддержку средств ЭЦП и шифрования (СКЗИ), сертифицированных в Беларуси; § протоколирование работы пользователей; § разграничение доступа, защита от НСД к документам и функциям; § работу с Web-клиентами; § ведение номенклатуры дел и списание документов в архив с соблюдением всех архивных правил; § организацию электронного архива; § интеграцию с другими системами (MS Office, MS Outlook). Система «Дело» имеет модульную структуру, в которой каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами. Такими модулями (подсистемами) в составе системы «Дело» являются: § подсистема Документы; § подсистема Отчетные формы; § подсистема Справочники; § подсистема Пользователи. Подсистема Документы реализует основные функциональные возможности системы: регистрацию документов; исполнение документов; поиск документов в картотеках; рассылку исходящих документов. При входе в эту подсистему каждому пользователю предоставляется право работы только с теми картотеками, кабинетами, папками и функциями, которые при настройке системы были для него определены как доступные. Подсистема Отчетные формы обеспечивает формирование стандартных отчетов (стандартных печатных форм документов в соответствии с заранее определенными критериями): § сведения о документообороте; § сводка об исполнении контрольных документов; § сводка – напоминание об исполненных контрольных документах. Подсистема Справочники обеспечивает ввод значений в справочники системы, т. е. настройку системы на организационную структуру предприятия и правила делопроизводства (например, правила заполнения реквизитов). Подсистема Пользователи ведет список пользователей системы. При этом для каждого пользователя определяется: § классификатор и пароль пользователя; § права доступа к настройкам системы; § права доступа к картотекам системы; § права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек; § права доступа к папкам внутри каждого из доступных кабинетов; § права доступа к документам разных грифов допуска; § права доступа к подсистемам и функциям системы. Рассмотрим некоторые основные принципы построения и функционирования САДЭД «Дело». В системе реализована функция «справочника», которая позволяет учитывать информацию необходимую должностным лицам организации в повседневной работе об организациях-контрагентах. К такой информации относится: название организации (полное и сокращенное); регион, индекс, город, адрес, e-mail; ФИО, тел., факс, юридический адрес представителей организации; банковские реквизиты и дополнительные примечания. В системе реализован принцип «кабинетов», что позволяет объединить несколько должностных лиц в один кабинет, как это чаще всего и бывает в реальности. Все документы, подлежащие регистрации, делятся в системе на произвольное количество групп, сформированных на основе трех базовых: § входящие - из вышестоящих организаций, из разных организаций и предприятий; § исходящие (внутренние) - инициативные документы, ответы на запросы, ответы на письма граждан; § письма и обращения граждан. Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, регистрацию проектов документов, связанных проектов документов и работу с ними, позволяет назначить соисполнителей по документу. Причем при регистрации сопроводительных документов имеется возможность не только указать информацию о файле документа, но и прикрепить сам файл документа. На каждый документ в системе заводится регистрационная карточка (РК). Поскольку в системе реализован принцип свободной маршрутизации, то в РК отсутствуют всевозможные закладки, скрытые поля, либо поля обязательные для заполнения, не требуется прописывать схемы и маршруты рассылки РК, т.к. система автоматически рассылает их всем исполнителям и контролерам по данному документу (дополнительно возможно использовать произвольные списки рассылки документов). Кроме того, система сама генерирует регистрационный номер и дату документа, что упрощает процесс регистрации и предотвращает возникновении путаницы с номерами и индексами документов. Система поддерживает режим печати РК документа, регистрационного штампа, штрих-кода используемого при поточном сканировании, реестра рассылки документов, наклеек на документ. При этом можно задавать собственные шаблоны печати. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД – Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Поддержка электронного документооборота обеспечивается за счет реализации следующих функций: интеграции системы с внешними приложениями MS Word, MS Excel, MS Outlook; регистрации бумажных документов и преобразования их в электронную форму с применением функции поточного сканирования; придания юридической значимости электронным документам с помощью средств электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты; регистрации и отправки документов при помощи интеграции с электронной почтой. Конфиденциальность и безопасность информации обеспечивается за счет регламентации прав доступа пользователей к картотекам документов в соответствии с их грифами. Предусмотрена совместимость системы с антивирусными пакетами. Маршрут в системе ДЕЛО задается только при работе с проектами документов. В системе предусмотрено три вида задания маршрута: · параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем подписания); · последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности); · параллельно-последовательный. ДЕЛО содержит стандартные отчетные формы, генерируемые на основе шаблона в файл MS Word. Шаблоны формы могут редактироваться пользователем в MS Word. А любые дополнительные отчеты разрабатываются при помощи специального API, поставляемого с системой. В системе ведется полное протоколирование действий пользователя и действий администратора по изменению прав пользователей. Встроенные в систему средства электронной почты позволяют осуществлять рассылку прямо из регистрационной карточки. Предусмотрена передача, как копий, так и оригиналов документов. Кроме того, система, поддерживает наличие нескольких картотек. Каждое подразделение с большим объемом документооборота может иметь собственную картотеку. Все картотеки могут взаимодействовать между собой. В системе реализована поддержка всех наиболее важных делопроизводственных функций, таких как: реестр рассылки, опись дел, списание документов в дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Что позволяет избежать ведения дополнительных журналов, специализированных программ, Excel - и Word - документов, облегчая тем самым труд персонала. | ||||||
|
| ||||||
| Академия МВД Республики Беларусь – www.academy.mia.by Электронный учебно-методический комплекс | ||||||