| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2. Основные правила оформления управленческих документов с использованием компьютерных технологий2.1 Краткие сведения об унифицированной системе организационно-распорядительной документации.Основными целями государственной политики в сфере унификации и стандартизации организационно-распорядительных документов являются: единообразное составление и оформления документов, сокращение количества документов, типизация их форм, повышение качества оформления, снижение трудоемкости обработки, достижение информационной совместимости при автоматизированной обработке документов. Унификация представляет собой выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения. Дальнейшее стабильное законодательное закрепление унификации в масштабах организации, ведомства и государства осуществляется с помощью стандартизации. В результате унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) была создана Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Система является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности. В состав УСОРД входят: § Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; § Общегосударственный классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов Республики Беларусь (ОКРБ 010 – 95) и пояснительная записка по его применению; § Альбом унифицированных форм ОРД. Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуальном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения области применения унифицированных форм ОРД и т.д.
2.2 Оформление реквизитов документов Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (А0, А1, …, А11). Формат бумаги (размер бланка) выбирается в зависимости от объема текста подготавливаемого документа. На листе формата А4 (210 х При оформлении документов на листах формата А4 устанавливаются следующие размеры полей: с левой стороны края листа - Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией (постоянными реквизитами) и местом, отведенным для переменной информации (переменных реквизитов). Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке или листе. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный СТБ 6.38 – 2016. Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Схема расположения реквизитов
Перечень реквизитов, показанных на рис. 3.16, приведен в табл. 3.3.
Таблица 3.3.
Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты 1 – 20), основную (реквизиты 21, 22) и оформляющую (реквизиты 23 - 32) (см. табл. ). Для оформления документов на бланках в организациях (учреждениях) предварительно разрабатываются бланки двух видов: для писем и общий для других организационно-распорядительных документов. На бланк письма наносятся реквизиты 1-3, 5-9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11-13, 16, 19, 20, 32. На общий бланк наносятся реквизиты 1-3, 5-7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16,17,19,20,32. На бланках документов реквизиты 5-10, 14 располагаются одним из способов: § продольным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ площади); § угловым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади). При создании бланка письма на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. Бланки типовых документов массового применения, как правило, имеют трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией. Для оформления организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов (см. табл ). Изображение Государственного герба Республики Беларусь (1) помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более Эмблема организации (2). Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации (предприятия) может быть использован товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в нормативных документах. Изображение эмблемы организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. Организации (предприятия) негосударственной формы собственности помещают эмблему на верхнем поле бланка. Коды (3, 4) используются для автоматизированной обработки документов. Реквизит 3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО). Проставляют на верхнем поле документа справа. Реквизит 4 - код документа, определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД). Проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации. Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7) - реквизиты автора документа. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например, в уставе. Почтовый адрес отправителя (8). Он включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с «Почтовыми правилами», действующими на территории Республики Беларусь. Коммуникационные и коммерческие данные (9). К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные - это номер счета, название банка и т.д. Указанные данные необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчетно-денежных операций. Реквизиты 1-9 наносятся на бланк документа, как правило, типографским способом. Название вида документа (10). Реквизит дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. В общем бланке он располагается на том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатается прописными буквами без отступа от левого поля (по центру, либо на двух языках). Для писем указание вида документов используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Дата (11) - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок); дата его утверждения (для планов, отчетов, правил); дата события, которое в нем зафиксировано (для актов, протоколов). Все даты в документе - в заголовочной части, в тексте, в реквизитах 17, 18, 25 и др. - оформляются цифровым способом в такой последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака). Группы знаков разделяются точками. Например, 5 марта 2010 года следует оформлять 05.03.2010. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 5 марта Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части документа ниже реквизита 10 и печатается от границы левого поля. Дата проставляется одновременно с регистрационным номером или индексом документа Регистрационный индекс (12). Это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) - это обычный порядковый номер с начала года для документов данного вида. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела (папки) по номенклатуре, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого документа (факса) с начала года. Например: 05-24/149. Ссылка на индекс и дату входящего документа (13). Проставляется только на бланке для писем, факсов и помогает предприятию, получившему письмо-ответ на запрос, быстро найти копию запроса. Дата и номер (индекс) для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: на № 05-24/149 от 08.04.2010. Данный реквизит на бланках для писем выполняется в виде трафарета и размещается от границы левого поля. Место составления или издания документа (14). Реквизит размещают только на общем бланке под реквизитами 11 и 12. На бланках для писем на этом месте располагают реквизит 13, т.е. вышеуказанные реквизиты взаимоисключают друг друга. Печатается без отступа от границы левого поля (по центру либо на двух языках). Адресат (16). Оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. Этот реквизит состоит из нескольких частей: § наименование организации, учреждения в именительном падеже; § структурное подразделение в именительном падеже; § должность, фамилия, инициалы в дательном падеже; § почтовый адрес. Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам, почтовый адрес не указывается. Состав реквизита 16 меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа, так как для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому предназначен документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. При направлении документа группе однородных подведомственных предприятий адресат указывается обобщенно. При оформлении документа реквизит 16 печатается после с отступом Гриф утверждения (17). В его состав входят следующие элементы: слово УТВЕРЖДАЮ, которое пишут прописными буквами без кавычек и двоеточия; наименование должности, включая наименование организации; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата. Реквизит располагается в правом верхнем углу документа с отступом Между элементами реквизита устанавливается одинарный межстрочный интервал, внутри наименования должности – точно 14 пт. Максимальная длина строки реквизита не должна превышать Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера. В некоторых случаях гриф утверждения заверяется печатью организации. Резолюция (18). Проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах и факсах резолюция располагается на свободном месте между реквизитами 16 и 21. Заголовок к тексту (19). Многострочный реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля за исполнением документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?» Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция, в которых заголовок сочетается с наименованием документа, например, АКТ (чего?) ревизии кассы. Заголовок текста печатается угловым способом строчными буквами (первая буква – прописная) с нулевым отступом от левого поля через межстрочный интервал точно 14 пт. Максимальная длина строки реквизита не должна превышать Отметка о контроле (20). Проставляется на документах, исполнение которых контролируется и состоит из буквы "К" или слова "Контроль", которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка. Текст (21).. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований. Содержание документа должно быть изложено ясно, убедительно, кратко и касаться одного вопроса (темы), сформулированного в заголовке к тексту. Реквизит 21 на листах формата А4 печатается без отступа от левой границы с межстрочным одинарным интервалом и должен состоять из абзацев, каждый из которых содержит не более двух-трех предложений. Начало абзацев в тексте печатается с отступом первой строки Тексты документов сложных по содержанию и больших по объему (отчеты, обзоры, справки и т. д.) делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые оформляют в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2016. Отметка о наличии приложения (22). Используется для дополнения, разъяснения и детализации отдельных вопросов основного документа. Располагается между текстом документа и реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается, начиная от левого поля документа. Подпись (23). В состав реквизита входят следующие элементы: наименование должности лица, подписавшего документ (печатается без отступа от левого края, максимальная длина строки не более личная подпись; расшифровка подписи (печатается с отступом Реквизит оформляется с межстрочным интервалом точно 14 пт. При оформлении документа на фирменном бланке организации в реквизит 23 не входит наименование учреждения, указывается только видовое наименование организации. Если же документ оформляется не на фирменном бланке - указывается наименование должности с полным наименованием организации. При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; если документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Гриф приложения (24). Располагается в правом верхнем углу первой страницы приложения и состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. Гриф согласования (25). Располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу документа без отступа от границы левого поля. В его состав входят следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут прописными буквами без кавычек и двоеточия; наименование должности, включая наименование организации; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата. Между элементами реквизита устанавливается одинарный межстрочный интервал, внутри наименования должности – точно 14 пт. Максимальная длина строки реквизита не должна превышать Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне по два вертикальными рядами. При многочисленных согласованиях оформляется отдельный лист согласования. Виза (26). Реквизит проставляется на экземплярах документов, остающихся в организации. В состав реквизита входят следующие элементы: наименование должности визирующего лица; личная подпись; расшифровка подписи; дата. Оформляется аналогично реквизиту 23. Печать (27). Печать проставляется так, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. Различают следующие виды печатей: Гербовая печать - круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное наименование организации. Оттиск такой печати проставляют на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Ее проставление оговаривается в специальных нормативных актах высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь; Простая печать - может иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. В оттиск ее изображения герб не входит, а на его месте помещается название фирмы, учреждения или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяются подписи ответственных лиц коммерческих фирм, размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска, справки и т.д. Отметка об исполнителе (28). Реквизит проставляется на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа без отступа. Оформляется шрифтом Times New Roman 9пт двумя строками с межстрочным интервалом точно 9 пт: в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовится документ, фамилия исполнителя (без инициалов) и номер его телефона; во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла. Отметка о заверении копии (29). Проставляется в случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные заверяются секретарем-референтом. Реквизит 29 располагается ниже реквизита 23. Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала. Реквизит обязателен в исходящих документах и служит для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения либо разъяснения затронутых в документах вопросов Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита 27 и включает: слова «В дело» и «Номер дела», в котором будет храниться документ; ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки. Отметка о поступлении (31). Реквизит проставляется на входящих документах от руки или автоматическим нумератором в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования организации (предприятия), получившего документ; даты поступления; индекса, Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся в документе) на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке (например, при постановке документа на автоматизированный контроль). Отметка включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.
2.3 Оформление реквизитов с помощью компьютера
Создание и редактирование документов на компьютере осуществляется с использованием различных программ. Для ведения документации организаций, обычно не требующей специального графического оформления, в основном применяются текстовые и табличные процессоры, которые входят в состав популярного пакета Microsoft Office. В его состав входят редактор текстовой информации, редактор табличных документов, система подготовки презентаций и другие. Редактирование документов это нахождение удобной формы подачи текстового и графического материала с соблюдением определенных правил (оформление реквизитов, соблюдения стиля документа и т.д.). Удобная форма подачи материала документа определяется следующими параметрами: формат документа и полосы набора; гарнитура, кегль и начертание шрифта; выключка строк; параметры строки и полосы набора текста. Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов ряда А, принятых Международной организацией по стандартизации (ISO). Система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буква А указывает ряд формата, а цифра - число делений, произведенных начиная с основного формата, обозначаемого А0 и равного по площади Для создания документов на бумажном носителе чаще всего используется формат А4 (210x297 мм) или формат А5 (210x148 мм) (для докладных или служебных записок, справок, накладных и др.). Шрифты документа характеризуются следующими параметрами: 1. Гарнитура - совокупность шрифтов одного рисунка (например, Times New Roman, Courier). 2. Начертание (прямые и курсивные шрифты). 3. Плотность (нормальные, узкие и широкие шрифты). 4. Насыщенность (нормальные и полужирные). 5. Пропорциональность. Непропорциональные шрифты имеют одинаковую ширину букв и неизменное расстояние между буквами (например, Courier), у пропорциональных - ширина зависит от того, какая это буква (например, в шрифте Times New Roman). Изобразительные свойства пропорциональных шрифтов несколько выше, зато непропорциональные шрифты дают возможность спроектировать таблицу заранее, тогда при ее заполнении не придется менять ширину столбцов. 6. Кегль (размер шрифта). Задается в пунктах (единица измерения, принятая в полиграфии). Один пункт (1 пт) равен 1/72 дюйма или При оформлении документа также устанавливается междустрочный интервал (интерлиньяж) и задается выключка — выравнивание текста относительно страницы (по левой или правой стороне, по центру или по ширине страницы) Межстрочный интервал определяет расположение строк в реквизитах документа: чем компактнее расположены строки, тем лучше с точки зрения экономии. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что он станет неудобочитаемым В MS Word межстрочный интервал измеряется в строках (одна строка равна 12 пт или По умолчанию устанавливается интервал, равный одной строке. В случае необходимости его можно изменить. Например, при полуторном к строке будет прибавлена еще половина интервала. MS Word предоставляет возможность увеличить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задавать минимальное и точное значение интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список «Междустрочный» в окне диалога «Абзац». Для определения величины межстрочного интервала при оформлении реквизитов документов на компьютере следует пользоваться требованиями СТБ 6.38-2004. В соответствии с ними необходимо придерживаться данных о межстрочных интервалах, представленных в табл. 3.4. Таблица 3.4
В машинописи точное месторасположение реквизита по горизонтали (его координату) на листе формата А4 задается отступом – расстоянием от левой границы служебного поля до начала реквизита (измеряется в мм или количеством знаков). Для задания отступа в абзацах текста документа используется раскрывающийся список «первая строка» (отступ Текстовые процессоры имеют программы проверки орфографии, которые достаточно тщательно выявляют не только орфографические, но и синтаксические, стилистические и пунктуационные ошибки в тексте документа. При наборе текста следует соблюдать некоторые правила его оформления. Так, перед знаком препинания пробел не ставится. Пробел должен стоять после знака препинания. Внутри скобок и кавычек пробел между скобкой (кавычкой) и словом не ставится. В одном тексте целесообразно использовать не более двух гарнитур шрифта. Нельзя применять «висячие заголовки»: если заголовок располагается внизу страницы, после него должно находиться, как минимум, пять строк последующего текста. Составление и оформление документа на компьютере начинается с вызова той формы, на базе которой будет изготовлен данный документ. Для этой цели может использоваться: чистый лист; бланк организации (форма, разработанная в организации); унифицированная утвержденная форма документа. Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определенной основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все, что часто встречается в документах. Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм – «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. Типовой текст в виде трафарета или шаблона уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Созданные электронные документы хранятся в памяти компьютера или на архивных дисках организации в соответствии с правилами хранения дел. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Академия МВД Республики Беларусь – www.academy.mia.by Электронный учебно-методический комплекс | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
